Como definir e documentar as especificações de um website?

Caderno de especificações: um exercício difícil mas útil!

Não iremos te enganar: preparar um caderno de especificações de website para a criação de um novo domínio não é uma coisa simples. As especificações têm certas restrições e forçam você a antecipar mais coisas do que você provavelmente esperava sobre o projeto do seu site. Mas você já sabe: não recompensa sem esforço e esta, geralmente, é uma etapa obrigatória em qualquer processo, mas também uma boa oportunidade para amadurecer seu projeto e concretizar sua visão.

Acesse nosso exemplo de caderno de especificações de website

Para estabelecer claramente as bases do seu futuro site, você terá que fazer o exercício de pensar em questões que provavelmente estava adiando até agora – consciente ou inconscientemente: poderei atualizar meu blog regularmente? Qual deve ser a identidade gráfica do meu site? Você também terá que pensar em decisões técnicas: qual solução escolher para a hospedagem do meu site? Devemos desenvolver uma versão específica para dispositivos móveis?

“Fazer as perguntas pertinentes é um esforço de previsão, ou seja, um investimento para o futuro.”

Um caderno de especificações bem documentado é uma garantia de tranquilidade no futuro

As especificações do website são um documento formal essencial para selecionar e trabalhar em harmonia com o provedor responsável por desenvolvê-lo. Este documento será a base que as diferentes agências e/ou freelancers usarão para preparar seus orçamentos, mais ou menos detalhados, com os quais você selecionará o provedor que mais lhe convém.

As especificações do website, com suas possíveis alterações, servirão para definir as condições de trabalho do seu fornecedor e para o monitoramento do desenvolvimento do projeto por  sua parte. Se necessário, o caderno de especificações do seu website também podem ter valor legal em caso de conflito com o seu provedor.

Formato e requisitos das especificações do website

Uma boa especificação deve ser clara e precisa

As especificações do website geralmente são apresentadas em um formato de documento do Word bem estruturado e podem incluir todos os elementos visuais que favorecem seu entendimento: esquemas explicativos, modelos funcionais, logotipos, capturas de tela de fontes de inspiração, imagens ilustrativas … Dependendo dos projetos e de sua complexidade, o tamanho pode variar entre 15 e 100 páginas.

Como este é um documento importante para estruturar o trabalho do seu provedor, ele deve ser o mais preciso e completo possível. Você deve seguir um determinado processo que pode ser especificado no seguinte esquema:

1. Apresentação do projeto como um todo
2. Descrição da identidade visual
3. Descrição funcional e técnica
4. Benefícios esperados e modalidades de seleção de fornecedores. Apresentamos o conteúdo detalhado de cada seção um pouco mais adiante neste artigo.

Quem deve redigir o caderno de especificações do website?

Escrever um caderno de especificações é um exercício que requer grande rigor e uma boa visão global do projeto, antes de se começar a criar o site. Se a pessoa também tiver experiência em escrever documentos desse tipo, ela terá o perfil ideal.

Em poucas palavras, a pessoa ou o principal responsável pelo projeto de criação do site deve ser a pessoa que mais contribui para as especificações do website, embora não seja ele o responsável por escrevê-lo. No caso de um projeto comercial, todos os serviços envolvidos devem estar presentes ou pelo menos devem ser consultados. A pessoa responsável pela redação do caderno de especificações deve ser metódica, capaz de organizar a infinidade de detalhes sobre todos os aspectos do projeto de forma estruturada e legível. Se necessário, você pode até terceirizar a redação desse caderno de especificações.

Nosso exemplo das especificações de website

Você pode encontrar um documento de Word para download com nossas amostras de especificações de website no final deste artigo.

Faça o download do modelo de especificações de website

1. Apresentação global do projeto

1.1 Apresentação da empresa:

• Apresentar a atividade da empresa: data de criação, serviços ou produtos oferecidos, número de funcionários, rotatividade, principais eixos de desenvolvimento, principais concorrentes, etc.
• Explique a função do seu projeto web dentro da estratégia da empresa.
• Se estiver preparando o redesenho de um site existente, especifique seu tráfego mensal, algumas estatísticas de desempenho (taxa de rejeição, taxa de conversão …), o número de páginas web existentes a serem recuperadas, as tecnologias usadas etc.

1.2 Os objetivos do site:

Você deve detalhar o(s) objetivo(s) do seu website. Indique se ele é:

• Um website de comércio eletrônico projetado para vender produtos on-line
• Um website para apresentar a atividade da sua empresa
• Uma galeria multimídia (vídeo, áudio, imagens) on-line
• Um website promocional, por exemplo, para anunciar um evento
• Um software online

1.3 O público-alvo do website:

• Você tem como alvo empresas (B2B) ou indivíduos (B2C)?
• Quais são as características e os interesses do seu público-alvo?
• Você deve identificar os diferentes segmentos que compõem seu público (por exemplo, PMEs e/ou grandes empresas) e classificar sua importância estratégica.

1.4 Objetivos quantitativos:

Esse tipo de informação deve oferecer uma idéia do nível de atividade que você espera em seu futuro site, pois isso pode ter um impacto na escolha da infraestrutura técnica.

• Quais as expectativas de tráfego para o seu website?
• No caso de um site de comércio eletrônico, quais são seus objetivos em termos de volume de vendas?
• Qual volume mensal de clientes em potencial você espera coletar com seus formulários?

1.5 Escopo do projeto:

• Seu site deve ser multilíngue?
• Em quais idiomas ele deve ser publicado?
• Para cada idioma, além de traduzir o conteúdo, é necessário fazer outras adaptações?
• Deseja que o website seja adaptado a dispositivos móveis?

1.6 Descrição dos elementos existentes:

• Já existe uma versão antiga do website online?
• Você possui o nome de domínio que deseja usar? E quanto à hospedagem?/
• Os documentos de apresentação da empresa ou de seus produtos estão disponíveis?
• Quais recursos estão disponíveis (logotipos, elementos gráficos, textos …)?
• Existem recursos humanos – internos ou externos – já atribuídos ao projeto? (gerente de projeto, web designer, webmaster …)?

2. Descrição gráfica e ergonômica

2.1 Identidade visual:

Se você possui elementos gráficos que deseja reutilizar como base da sua nova identidade visual, não hesite em incluí-los nas especificações do website.

• Qual será a cor corporativa do seu website? Haverá cores mais dominantes?
• Haverá variações do código de cores de acordo com as seções ou páginas do seu website?
• Haverá variações do seu logotipo, dependendo da cor das suas páginas web?
• Você tem elementos visuais para reutilizar?
• Quais linhas visuais básicas você gostaria de integrar? Não deixe de oferecer exemplos concretos de websites que o inspiram!

2.2 Projeto:

Você tem requisitos específicos em relação ao design do seu futuro website: design plano, efeito de paralaxe, etc.?

2.3 Esquemas:

Você desenvolveu esquemas gráficos para descrever a organização das principais páginas do seu website? Não é um elemento obrigatório, especialmente se você deseja liberar seu provedor, mas se você tiver uma idéia precisa do que está procurando, poderá valorizar o uso de um programa de criação de maquete para criar seus esquemas.

3. Descrição funcional e técnica

Se você possui especificações funcionais detalhadas ou qualquer outro documento útil, não se esqueça de adicioná-las como um anexo às especificações do website.

3.1 Mapa do site:

Fazer um esboço com o mapa do seu website geralmente é uma boa ideia!

• Quais são as principais seções?
• Como são organizadas as diferentes categorias?
• Quais são as páginas principais?

3.2 Descrição funcional:

• O seu website inclui uma loja online? Nesse caso, tente especificar os métodos de entrega e pagamento esperados, a presença de recursos de venda cruzada …
• Deve haver um espaço de cliente protegido por senha?
• Deseja ter um back office (área privada) para acompanhar a atividade? Especifique quais direitos de administrador você precisa, ilustre seus processos de negócios com esquemas.
• Seu website deve ter um mecanismo de pesquisa interno? Um blog? Um módulo para assinar a newsletter
• …

3.3 Informações sobre o conteúdo:

• Quais tipos de conteúdo você pretende apresentar em seu website: artigos, imagens, vídeos, recursos para download etc.?
• Especifique suas necessidades em relação à modificação de conteúdo e criação de página.
• Indique se você deseja que o código HTML respeite os padrões de SEO, principalmente nas tags de título e meta-informação.

3.4 Restrições técnicas:

• Existe alguma tecnologia imposta ou prioritária: linguagens, estruturas, CMS …?
• Com quais navegadores seu site deve ser compatível?
• Deseja que o provedor cuide da hospedagem?
• Quais sistemas externos você planeja integrar: redes sociais, contabilidade, cobrança, email, automação de marketing, CRM, analytics …?

4. Benefícios contemplados e modalidades de seleção de fornecedores

4.1 Benefícios contemplados:

Especifique aqui a lista completa dos benefícios que deseja terceirizar para seu futuro provedor e para os quais deseja que seus candidatos proponham um orçamento:

• Desenvolvimento
• Design
• Integração
• Migração de banco de dados ou outros recursos existentes
• Compra de nome de domínio e gerenciamento de hospedagem
• Manutenção e atualizações
• Treinamento em gerenciamento de websites
• Serviços de marketing: plano de marketing, SEO, SEA, analytics, etc.
• …

4.2 Calendário:

• Qual é o prazo para enviar solicitações de fornecedores?
• Quais são as datas esperadas para possíveis apresentações orais?
• Em que data o provedor será selecionado?
• Quais são os principais prazos intermediários para o projeto de acordo com os diferentes pacotes de entrega planejados?
• Em que data você gostaria de receber o projeto final?

4.3 Metodologia de acompanhamento:

• Deseja que o fornecedor use uma metodologia Agile para o desenvolvimento do projeto?
• Como você deseja organizar o monitoramento do projeto: conversas telefônicas semanais, reuniões periódicas para apresentar o progresso …?
• Deseja ter acesso ao ambiente de trabalho durante a produção?

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