Como monitorar de forma eficaz o desenvolvimento do seu site através de uma agência digital?

Confiar o desenvolvimento do seu site a uma agência ou a um freelancer não significa que você não terá que lidar mais com o tema. Para conseguir um site que atenda aos seus objetivos, é necessário se envolver o máximo possível nas diferentes fases de desenvolvimento do processo. Isso requer a compreensão da organização geral do projeto, identificando os principais problemas e áreas cinzentas para antecipar quaisquer possíveis problemas. Neste artigo, iremos ajudá-lo a monitorar de forma eficaz o trabalho da agência ao criar o site do seu negócio.

Organização geral do projeto

Antes de entender qual deve ser o papel do cliente nas diferentes fases de desenvolvimento de um site, é útil lançar luz sobre algumas fases da organização de projeto web, geralmente definidas a partir da proposta comercial da agência.

Metodologia tradicional vs métodos ágeis

Dependendo da metodologia utilizada pela agência digital, o papel do cliente pode ser muito diferente. Mesmo que cada agência adote sua própria organização, podemos, no entanto, distinguir duas grandes famílias de metodologia em termos de desenvolvimento de sites.

• Metodologia tradicional: Neste modelo, ainda utilizado pela maioria das agências, as necessidades são totalmente definidas em especificações muito completas antes do desenvolvimento do site. A equipe técnica segue essas especificações e desenvolve o site sem interação com o cliente até a entrega do site e a fase de aprovação.
• Métodos ágeis: No contexto dos métodos ágeis como Scrum, o desenvolvimento do site é organizado em ciclos curtos, sprints. As necessidades funcionais são refinadas sprint após sprint, e a entrega após cada sprint torna possível reorientar o projeto, se necessário. Os métodos ágeis são usados ​​principalmente para projetos complexos, mas seu uso frequente em startups sugere que ele é também um bom método para projetos menores que precisam de mudanças frequentes para responder perfeitamente às necessidades do seu target.

Mais e mais agências digitais estão combinando as duas abordagens. As especificações iniciais permanecem bastante gerais, os requisitos funcionais são refinados à medida que o desenvolvimento avança, mas as mudanças não ocorrem necessariamente a cada duas semanas. No restante do artigo, trataremos de um projeto realizado sob uma metodologia tradicional.

Concentre-se em alguns pontos-chave para validar com sua agência

Antes de iniciar o desenvolvimento do site, é importante validar alguns pontos importantes com sua agência web. Esses pontos podem ser especificados na proposta da agência ou discutidos no início. Como precaução, mantenha um registro escrito das obrigações do provedor de serviços, especialmente em termos de escopo funcional e tempo.

• Planejamento geral: a maioria das agências fornece um planejamento geral a partir da proposta comercial. Em muitos casos, as especificações são definidas após o formulário de pedido. Solicite uma atualização do planejamento geral uma vez que o escopo funcional do site seja especificado.
• Compromisso com prazos: Mesmo que atrasos, muitas vezes significativos, sejam muito frequentes no desenvolvimento do site, é perfeitamente possível exigir uma penalização financeira se os prazos não forem cumpridos. Pode-se, por exemplo, definir uma multa de 5% para cada semana de atraso após 2 semanas de atraso “normal”.
• Etapas de preparação: É altamente recomendável planejar desde o início as etapas de desenvolvimento do site. Normalmente, as interações com a agência web são muito numerosas no início (validação de modelos, detalhes sobre recursos, etc.), mas depois disso, a agência web tende a permanecer bastante silenciosa. Ao fornecer marcos no meio do desenvolvimento, isso não só permite monitorar o progresso e antecipar possíveis problemas, mas, acima de tudo, é uma restrição que incentiva seu provedor a desenvolver o site aos poucos, e não esperar uma semana antes da data de entrega para realizar todo o trabalho.
• Fase de teste: A fase de testes é muito importante. Alguns fornecedores tendem a oferecer períodos de prova bastante curtos, ou seja, menos de duas semanas, para poder fechar o projeto rapidamente. As alterações pedidas após o final da fase de teste geralmente estão sujeitas a cobrança adicional. Se você não tem certeza se poderá dedicar ou não várias horas por dia para testar o site nesta fase, nós o convidamos a insistir em conseguir uma fase de teste mais longa.
• Pessoas de contato: Na maioria dos casos, a pessoa de contato principal para monitorar o projeto na agência é o gerente do projeto. Em algumas agências pequenas, pode ser um dos fundadores, que também desempenha o papel de vendedor, ou mesmo um desenvolvedor líder. Em qualquer caso, é altamente recomendável reunir-se com o contato principal antes de decidir qualquer coisa.

Acompanhamento do desenvolvimento do site fase a fase

Nesta parte, veremos qual é o papel do cliente em cada etapa de desenvolvimento do site. O diagrama abaixo mostra as principais etapas no desenvolvimento de um site bastante simples, usando uma metodologia tradicional.

Fase 1 – Mockups e requisitos funcionais

A produção de modelos é geralmente um dos primeiros projetos. Isso geralmente acontece em duas etapas, com a validação do cliente no final de cada etapa.

1. Design de wireframes: Primeiro, você precisa estabelecer a estrutura das páginas principais. Esse é essencialmente um trabalho de arquitetura da informação. Você encontrará um exemplo de wireframe ao lado.

2. Desenho dos mockups finais: Uma vez que os wireframes, ou mockups funcionais, tenham sido validados, o que pode exigir várias viagens de ida e volta entre você e a agência, o objetivo é desenvolver os mockups finais. De certa forma, trata-se de colocar cores nos wireframes criando uma identidade gráfica forte e consistente com o seu negócio.

Mesmo que seja a agência que produz os modelos e direciona as discussões, aconselhamos que você reserve um tempo para pensar nas modelos por sua conta. Isso geralmente envolve realizar uma observação detalhada dos sites de seus concorrentes e dedicar um tempo para testar os modelos oferecidos pela agência por seus parentes ou, melhor ainda, por pessoas próximas do seu target.

Especificações funcionais

Em uma metodologia tradicional, a agência web deve ter especificações precisas e completas antes de iniciar o desenvolvimento. Poucos clientes fornecem tal documento para a agência. Normalmente, a agência, e mais especificamente o gerente de projeto, é responsável por escrever as especificações funcionais do site. Cada funcionalidade do site deve ser explicada detalhadamente e todos os casos possíveis devem ser considerados.

Esta é uma etapa muito importante porque sempre é caro modificar um recurso já desenvolvido posteriormente. Para chegar a uma definição detalhada das funcionalidades, a agência pode organizar workshops ou convidá-lo a revisar os documentos de trabalho. Independentemente do método usado, reserve um tempo para estudar as especificações oferecidas, colocando-se o máximo possível no lugar dos usuários-alvo.

Fase 2 – Desenvolvimento do site

Durante a fase de desenvolvimento do site, geralmente há pouca interação entre a agência e o cliente, pelo menos no âmbito de uma metodologia tradicional. Se as especificações funcionais e os modelos foram perfeitamente detalhados e validados por você durante a primeira fase, isso não representa um problema.

Se as especificações funcionais forem confusas, o que costuma ser o caso, recomendamos que você insista em obter marcos. O interesse não é apenas incentivar a agência a não se atrasar, mas também aproveitar esse intercâmbio para especificar os recursos que serão desenvolvidos após cada etapa.

Fase 3 – Teste

Como já dissemos acima, a fase de teste é muito importante. É nesta fase que o site será depurado e aprimorado em todos os níveis: escolha final das palavras, alinhamento dos blocos, etc. Geralmente, o saldo do serviço é pago no final da entrega, daí o interesse das agências em fechar rapidamente essa entrega. As mudanças desejadas após a fase de teste geralmente são cobradas à parte.

Como se organizar para a fase de teste? Você tem que se antecipar e reservar muito tempo, já que o trabalho irá consumir muitas horas. Obviamente, se houver vários de vocês testando o site e relatando problemas, é sempre melhor. Depois, divida o trabalho em “áreas”: bugs gráficos, revisão dos textos, testes em vários navegadores, funcionalidades específicas, etc. Tudo deve ser testado nos mínimos detalhes. Ao testar um formulário, por exemplo, insira valores que não façam sentido, não preencha todos os campos, clique em qualquer lugar, etc.

E, finalmente, devemos monitorar o processamento das solicitações. A maioria das agências web oferece aos seus clientes o aviso de problemas a uma ferramenta de monitoramento como Redmine, ou Jira para os mais profissionais, mas às vezes isso pode acontecer por e-mail. Qualquer que seja o método utilizado, você deve se certificar de que todos os problemas foram resolvidos antes de fechar o período de testes.