Em tempos complicados e desafiantes, aonde enfrentamos uma pandemia a nível global, muitos empreendedores e funcionários têm se questionado: quais são as melhores ferramentas de teletrabalho, que tornará o seu trabalho à distância sinónimo de produtividade?
Sem dúvida alguma que esta questão nunca foi tão atual. Desde o início da crise da saúde, muitas empresas e funcionários descobriram o teletrabalho, como forma de conseguirem contornar este enorme desafio.
Seja qual for a sua situação: freelancer, empresário, funcionário, este guia completo foi feito para que possa usar e conheça as melhores ferramentas para trabalhar eficazmente à distância.
Assim, apresentamos várias ferramentas digitais para organizar o seu teletrabalho e aumentar a produtividade individual e da equipa. Com estas ferramentas, vai conseguir melhorar a comunicação da equipa, conseguirá organizar o gerenciamento remoto de projetos, fazer videoconferências, bem como ativar e facilitar a partilha dos documentos. As novas tecnologias nunca foram tão úteis para o seu negócio continuar a prosperar, mesmo em tempos de crise.
Resumo do Artigo
4 ferramentas de teletrabalho para comunicar em equipa
Sendo a comunicação crucial para o bom funcionamento e desenvolvimento dos projetos e dos negócios, entenda quais são as 4 melhores ferramentas para comunicar remotamente com qualidade.
Slack
Apesar de não ser tão conhecido, a verdade é que o Slack é uma app de mensagens que fornece uma plataforma com mensagens em tempo real, bem como ferramentas de partilha de arquivos e de pesquisas.
O Slack foi projetado para equipas modernas, podendo fazer uma gestão eficaz e rápida através de uma única app, que é imediatamente acessível a partir de qualquer dispositivo móvel.
Para que tenha uma melhor noção da sua dimensão, o Slack trabalha com mais de 1.500 app´s e serviços externos, oferecendo uma plataforma totalmente flexível e extensível.
Possui também várias opções de partilha interna e externa, para que possa receber e partilhar arquivos com a sua equipa. Contudo, essa é apenas uma das muitas vantagens que vai encontrar no Slack, visto que existem muitas outras, tais como:
- O Slack é fácil de usar, mesmo sendo iniciante.
- O Slack possui uma longa lista de app´s que podem ser adicionadas, para que o conteúdo possa ser discutido num leque plataformas diferentes, diretamente no Slack. O Google Drive é um dos exemplos.
Conheça também desvantagens que encontrará nesta ferramenta:
- Por vezes a app pode ser um pouco mais complexa, principalmente na organização das conversas.
- Não é uma aplicação tão conhecida, sendo necessário descarregá-la.
Preçário
Está disponível uma versão gratuita no Slack. Se desejar ter mais acesso aos planos pagos, poderá se inscrever no Padrão a 6,25 € por mês, ou na oferta Plus a 11,75 € por mês.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma ferramenta abrangente e robusta de colaboração e de partilha, que permite que a sua equipa trabalhe em conjunto como uma unidade transparente e funcional.
Assim, um dos recursos mais poderosos, que vai encontrar no Microsoft Teams, é da capacidade de integração com outros produtos da Microsoft, incluindo Outlook, SharePoint, OneDrive ou o OneNote.
Além disso, vai poder usar o Microsoft Teams para agendar e acompanhar reuniões via Outlook, organizar videoconferências, colaborar em várias divisões e escritórios, editar e até encontrar conteúdo que estejam nas clouds do Microsoft, tais como o SharePoint, OneDrive e OneNote.
Entenda quais são as vantagens que vai poder encontrar no Microsoft Teams:
- O Teams fornece um espaço de trabalho que associa automaticamente as famosas ferramentas do Microsoft Office, OneNote, Sharepoint, Outlook, Yammer, OneDrive, Excel, Skype, Word, entre muitos outros.
- A ferramenta pode ser modificada para atender aos requisitos específicos de sua equipa.
- A flexibilidade das equipas é adequada para muitos setores, incluindo o setor das vendas, marketing, gerenciamento de projetos, engenharia, atendimento ao cliente e outros.
Conheça também algumas desvantagens que poderá encontrar nesta ferramenta:
- A principal desvantagem das equipas que usam o Microsoft Teams está relacionado com a o número de ferramentas que a empresa disponibiliza. Assim, cabe à Microsoft poder educar melhor os seus utilizadores sobre suas ferramentas.
- O número de canais é limitado a 100 canais por equipa. Embora isso não seja um problema, para a maioria das pequenas empresas, as de maior dimensão pode sentir um entrave aqui.
Preçário
Até trinta utilizadores, poderá criar e formar gratuitamente a sua equipa de trabalho com esta ferramenta.
Spike
Por outro lado, o Spike também é um excelente software de mensagens, que permite que possa gerenciar as suas conversas. Acaba por se tratar de uma solução por e-mail, baseada numa cloud, que foi criada para otimizar os fluxos de trabalho e melhorar a comunicação, simplificando todos os processos.
A plataforma do Spike foi projetada para manter o fluxo de comunicação suave, transparente e eficiente, economizando aos colaboradores um tempo valioso.
Essas são as vantagens que vai encontrar na utilização do Spike como ferramenta de conversação na sua empresa com o teletrabalho:
- Oferece uma solução de mensagens confiável e fácil de usar, que vai além das contas de e-mail já existentes.
- O Spike elimina os elementos não essenciais, transformando cada segmento de e-mail em conversas reais e funcionais.
- Com o Spike, você pode criar chats em grupo ao vivo, onde a equipa pode discutir projetos e colaborar, sem sair da plataforma e usando um serviço ou sistema de comunicação externo.
Conheça também algumas desvantagens que poderá encontrar nesta ferramenta:
- Como está numa versão Beta, por vezes as salas de conversações podem ser confusas.
- A interface ainda está longe de estar perfeita.
Preçario
A maioria dos recursos são gratuitos. Contudo, para ter acesso a mais funcionalidades e ferramentas, poderá aderir a uma conta Pro por 5,99 dólares por mês.
Fleep
Esta é uma aplicação de comunicação inovadora, que combina um messenger robusto com ferramentas de colaboração integradas, oferecendo às equipes e grupos de projetos um meio ideal de comunicação.
Dessa forma, é uma solução de comunicação flexível, que simplifica a comunicação e melhora a forma como pequenas, médias e grandes empresas armazenam e partilham os seus arquivos. Terá as ferramentas essenciais para criar uma loja online perfeita através do Wix, por exemplo.
O Fleep é multiplataforma, o que significa que um utilizador pode entrar em contacto com outros utilizadores do Fleep em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo, seja Mac, Windows, iPhone ou Android.
Vantagens ao usar o Fleep:
- Foi projetado para facilitar comunicações verdadeiramente flexíveis, graças à sua construção “aberta”.
- As conversas do Fleep são de texto, mas a solução integra-se ao Appear.in, para facilitar as chamadas de áudio e vídeo.
- Reúne todos os membros da equipa (incluindo aqueles que têm uma conta do Fleep e aqueles que não têm uma), na mesma plataforma.
Desvantagens que poderá encontrar no Fleep:
- Tem menos integrações, do que alguns dos seus mais diretos concorrentes.
Preçário
A versão básica do Fleep é gratuita. Porém, para obter mais recursos, poderá adeirar ao plano dos 5 € mensais, ou pela oferta corporativa (Enterprise), disponível apenas mediante solicitação.
Ferramentas de teletrabalho para gerenciar remotamente os projetos
Como o teletrabalho não deve significar ineficiência no trabalho, conheça agora as 4 melhores ferramentas para gerenciar melhor os seus projetos remotamente:
Trello
O objetivo principal da plataforma Trello é de simplificar a colaboração entre os membros da equipa, rastreando as tarefas, projetos e arquivos, numa única plataforma.
Assim, o Trello usa quadros Kanban (que representam projetos), mapas (que representam tarefas) e listas (que podem ser usados para rastrear o estado de diferentes projetos), para mover tarefas ou organizar os seus recursos em tempo real.
Com esta ferramenta, poderá ver facilmente quem está trabalhar nos projetos, bem como o estado dessas mesma tarefas e projetos. Ajudará a acompanhar o andamento do seu trabalho do início ao fim, bem como dos seus colaboradores:
Essas são outras das vantagens que encontrará no Trello:
- O Trello pode ser usado para organizar qualquer tipo de tarefa: pequena ou grande.
- Acessível a partir de um navegador do seu computador, o Trello também oferece uma app disponível para Android e iOS, gratuitamente.
- Poderá adicionar listas de verificação, anexos e datas para finalização das tarefas nos respetivos cartões.
No entanto, encontrará algumas desvantagens no Trello, versão grátis, que deverá ter em conta:
- Embora o Trello possa conter vários anexos, estes são limitados a 10 MB, se for um membro básico, que não pague pela plataforma.
- Para o gerenciamento de pequenos projetos, o Trello é uma excelente solução. Porém, para uma gestão de maior escala, este pode não ser a solução ideal.
Preçário
O uso básico do Trello é totalmente gratuito. Contudo, poderá aderir ao pacote Business Class por 9,99 dólares por mês, ou o pacote Enterprise, em que o preço dependerá do número de utilizadores que formem a sua equipa.
Asana
Outra alternativa para o teletrabalho no gerenciamento de projetos é a plataforma Asana, um dos softwares de gerenciamento de projetos mais populares, disponíveis no mercado.
Para organizar o seu trabalho, o Asana permite planear e estruturar o trabalho da maneira que melhor lhe convier. Permite também definir facilmente prioridades e prazos, bem como partilhar detalhes e atribuir tarefas, tudo num só lugar.
Para manter o controlo total das operações da sua equipa, o Asana permite acompanhar projetos e tarefas passo a passo. Saberá sempre aonde está o trabalho e pode manter todos alinhados com os objetivos da equipa e do projeto.
Conheça as vantagens que encontrará na Asana:
- As tabelas Asana permitem que você visualize facilmente o seu trabalho.
- Use a linha do tempo para criar um plano que mostre como os elementos do seu projeto se encaixam.
- Traga e-mails, arquivos e muito mais no Asana, com mais de 100 integrações por onde escolher.
Porém, conheça alguns contras que encontrará no Asana:
- A interface pode ser complicada numa fase inicial.
- As tarefas podem ser atribuídas apenas a uma pessoa, ao contrário do que acontece com outros concorrentes.
Preçário
Poderá usar o Asana gratuitamente ou escolher um de seus planos pagos, a partir de 10,99€, até aos 24,99 euros por mês.
Azendoo
É importante não esquecer a plataforma Azendoo no teletrabalho, que ajuda as equipas a planear e partilhar tarefas, bem como sincronizar projetos com mais eficiência.
Assim, o Azendoo permite que as empresas aumentem a produtividade, alinhem as suas diferentes equipas e realizem o trabalho com eficiência. Sem dúvida alguma que esta plataforma foi criada para resolver esse problema e preparar a sua empresa para monitorizar o seu trabalho, reduzindo o volume dos e-mails, que muitas vezes vão para a caixa de spam.
Vantagens ao usar o Azendoo no gerenciamento do seu negócio:
- Um sistema colaborativo de gerenciamento de tarefas, que permite que as equipas organizem sua carga de trabalho diária.
- A comunicação estará concentrada em 3 áreas – assuntos, tarefas e mensagens diretas. Essa estratégia reduzirá significativamente as trocas internas de e-mail.
- Permitirá que você trabalhe dentro e fora da empresa, garantindo confidencialidade com a função “Convidados”, que permite acesso limitado às informações da empresa.
Desvantagens que poderá encontrar com esta plataforma:
- Terá de ter uma conexão muito boa com a Internet, para poder tirar o máximo proveito da ferramenta.
- Um pouco mais caro que as plataformas já analisadas, que apresentam funções semelhantes.
Preçário
Terá acesso a período gratuito, no entanto, para continuar, terá que aderir a um dos planos pagos. Os pacotes começam com a opção de 6,67 euros por mês. Poderá também optar pela opção de Business 15 € por mês ou pela opção de negócio (Enterprise) a 24,17 € por mês.
Proofhub
O ProofHub é uma solução de gerenciamento de projetos, baseada numa cloud, que o ajuda a ficar a par dos resultados e prazos determinados. Esta plataforma possui recursos escaláveis e condições de pagamento, que atendem aos requisitos de qualquer tamanho de negócio, desde pequenas startups até às grandes empresas.
Esta empresa, sediada na Califórnia, atraiu grandes clientes, como TripAdvisor, Harvard University e Wipro, desde o lançamento do software em 2011. Da mesma forma, o ProofHub esteva entre os dez principais softwares de gerenciamento de projetos Cloudswave, tendo arrecadado vários prémios internacionais desde então.
Vantagens do Proofhud:
- Funções e ferramentas são simples e intuitivas, para um utilizador menos experiente.
- Terá as suas dúvidas rapidamente esclarecidas pelo próprio software.
Desvantagens da plataforma:
- Alguma confusão gerada com os calendários criados.
- Envio exagerado de notificações por e-mail, por vezes.
Preçário
Está disponível uma avaliação gratuita, mas só durante algum tempo. Nos planos pagos, existe a opção “Essential” de 45 dólares por mês, ou a opção “Ultimate Control” por 89 dólares por mês.
4 Ferramentas para organizar as reuniões de videoconferência
Conheça algumas das melhores ferramentas para fazer videoconferências com qualidade e facilidade com a sua equipa ou funcionários:
Zoom
É a ferramenta de teletrabalho que está a ser mais utilizada mundial pelas empresas durante esta pandemia. Assim, o Zoom foi desenvolvido para a criação de seminários online, administrar cursos e online, fazer demonstrações em vídeo, reuniões virtuais e videoconferências.
É um software fácil de usar que integra videoconferência, reuniões online simples e mensagens em grupo, numa única plataforma. Útil para pequenas e médias empresas, instituições de ensino e organizações de saúde, o Zoom foi projetado para hospedar e transmitir reuniões para até 100 participantes de vídeo interativo.
Oferecendo também recursos e experiências de partilha de vídeo, áudio e de qualidade de imagem com qualidade, o Zoom aprimora a colaboração entre equipas, funcionários e os seus participantes.
Vantagens do Zoom:
- Pode aceder às informações em tempo real, de diferentes participantes.
- Terá ajuda ao vivo, chat online, apoio por telefone, artigos de ajuda e tutoriais em vídeo.
- Plano gratuito do Zoom. Poderá adicionar até 100 pessoas à sua reunião ou videoconferência.
Desvantagens encontradas:
- Embora tenha recursos inovadores, o Zoom pode ser difícil para iniciantes.
- A qualidade do vídeo pode estar pixelizada.
Preçário
A versão gratuita permite que comunique com 100 utilizadores, ao mesmo tempo. Os planos pagos começam com a versão Pro, por 13,99 euros por mês, indo até à versão Enterprise por 18,99 euros por mês.
Meet (Reuniões no Google Hangouts)
O Google Hangouts Meet, ou simplesmente o Meet, é o software de videoconferência do Google. Esta aplicação é semelhante à vídeo chamada na versão gratuita para consumidores do Hangouts, tendo alguns recursos adicionais, como legendas em tempo real e capacidade para até 250 participantes e 100.000 espectadores ao vivo. A versão gratuita do Hangouts possibilita videochamadas com até 25 participantes.
Vantagens que encontrará:
- Acesso a toda a gama de programas do G Suite, além de um serviço sofisticado de videoconferência.
- As empresas que usam o G Suite economizam dinheiro, porque não precisam gastar num serviço de videoconferência separado.
- Excelente valor pelo dinheiro, se tiver um orçamento limitado.
Desvantagens do Meet:
- Terá que aceder através do browser do Google Chrome.
- Em termos de recursos poderia ainda melhorar um pouco.
Preçário
O pacote básico está disponível a uma taxa de 4,68 euros por mês. Terá também acesso ao plano Business por 9,36 euros por mês, ou então ao plano da empresa de 23 euros por mês.
Skype
O Skype é uma ferramenta de comunicação online, que oferece videoconferências, chamadas internacionais e mensagens online. Reconhecido pelos especialistas como sendo um dos melhores provedores de VoIP do mundo, o Skype oferece mensagens instantâneas, videoconferência em grupo, chat por vídeo e grupo, recursos de colaboração, como partilha de documentos e imagens.
Os telefonemas também são oferecidos a tarifas muito baixas, sem horários de pico ou custos extra. De realçar que, atualmente, o Skype é da propriedade da Microsoft.
Vantagens que encontrará no Skype:
- Mensagens instantâneas, conversas por videoconferência e chamadas locais, nacionais e internacionais.
- Publique uma pesquisa e organize uma sessão de perguntas e respostas.
- Comece com a versão gratuita, que funciona bem para equipas e projetos mais pequenos.
Desvantagens que poderá encontrar:
- Pode ter alguns problemas técnicos que congelem temporariamente as suas conversas.
- A largura de banda usada pela plataforma é enorme.
Preços
O uso do Skype é gratuito. Porém, se quiser fazer chamadas internacionais, terá que pagar de acordo com o país para o qual deseja ligar.
Whereby
O Whereby é uma ferramenta de colaboração entre profissionais, que desejam organizar videoconferências fáceis e rápidas. Todas as reuniões são feitas através do seu browser, sem ser necessário faze downloads ou logins para os membros da equipa.
Também conhecida como sendo a ferramenta de vídeo mais fácil e confiável do mercado, não é necessário fazer downloads de app´s duvidas ou ter conhecimento de novas tecnologias. É tão simples como apenas clicar num link e entrar na reunião, diretamente do através do seu browser.
Vantagens que vai encontrar:
- Qualquer um pode usá-lo, até os mais iniciantes.
- Excelente estabilidade de áudio e vídeo.
- A função de partilha de ecrã também é muito fácil de usar.
Preçário
Pode usufruir de um plano gratuito. Para ter acesso a mais ferramentas, pode usar o pacote Pro, que custa US$ 9,99 por mês ou então o pacote Business, que custa US$ 59,99 por mês.
4 ferramentas de teletrabalho para partilhar documentos entre trabalhadores
Partilhar arquivos entre colaboradores, remotamente, também é essencial nesta comunicação à distância. Através desta lista de 4 ferramentas, terá conhecimento de quais são algumas das melhores ferramentas para transferir os seus documentos de forma segura e rápida:
WeTransfer
O WeTransfer é uma das maneiras mais fáceis de transferir arquivos online, e a sua versão gratuita nem exige que os utilizadores se registem. Esta ferramenta diferencia-se por permitir que os utilizadores enviem arquivos grandes, de até 2 GB ao usar o serviço gratuito e de até 20 GB, no WeTansfer Plus.
Assim, esta é uma plataforma de transferência de arquivos online fácil de usar, que permite enviar arquivos sem qualquer problema. Por exemplo, o WeTransfer Plus permite transferir vídeos em Full HD, enormes coleções de fotos e outros arquivos de todos os tipos.
Portanto, conheça algumas das principais vantagens que vai encontrar:
- Poderá enviar quase todos os documentos, com a versão gratuita.
- Os arquivos podem ser enviados por e-mail, ou através de um link.
- O remetente recebe um e-mail de notificação, quando o arquivo é aberto.
Preçário
Poderá usar o WeTransfer de forma totalmente gratuita, sem precisar sequer de se registar. Contudo, se deseja melhorar toda a experiência com a ferramenta, o WeTransfer Pro custa 12 euros por mês.
SwissTransfer
Por outro lado, se deseja enviar arquivos gratuitamente até 20 GB, o SwissTransfer é a ferramenta ideal para a sua equipa.
Como acontece com os seus concorrentes, apenas precisará de arrastar e soltar os seus arquivos e um e-mail é enviado ao destinatário, quando o arquivo estiver pronto para download.
Prós de utilizar esta ferramenta:
- Uso muito simples e rápido.
- Os arquivos expiram somente após 30 dias.
- Proteção dos documentos através de senhas.
Desvantagem que encontrará:
- O upload do arquivo está limitado a 20 GB.
Preçário
Completamente livre pode usar, sempre que quiser, sem custos.
Google Drive
Esta é, provavelmente, a melhor solução nesta lista. O Google Drive é a oferta de armazenamento na cloud mais popular do mundo, que permite armazenar documentos, fotos, músicas, vídeos, entre muitos outros, num só lugar.
Tem o poder de sincronizar automaticamente todos os seus dados com seus dispositivos móveis e o seu computador. O que significa que cada dispositivo vinculado à sua conta recebe atualizações e exibe as alterações que fizer.
Além disso, o Google Drive também monitoriza as suas alterações nos últimos 30 dias, permitindo voltar e desfazer as alterações feitas. De realçar também que poderá usar o Google Docs e o Google Sheet para permitir documentos no modo colaborativo, sendo a solução ideal para todos os tipos de negócios.
Vantagens ao usar o Google Drive:
- Como o Google Drive é uma app criada numa cloud, poderá acessar facilmente os seus arquivos de qualquer computador ou dispositivo móvel.
- A principal vantagem do Google Drive é que este oferece um armazenamento suficiente, totalmente grátis.
- O Google Drive funciona com centenas de app´s de terceiros, tornando-a uma ferramenta de armazenamento popular para pessoas e empresas.
Contras que poderá encontrar ao usar o Drive:
- Pode ter alguns bugs, sempre que muitos utilizadores tentem aceder ao mesmo tempo.
- Deverá ter uma boa ligação à internet, para que não tenha problemas na sua utilização.
Preçário
É importante saber que, os primeiros 15 GB de armazenamento são totalmente gratuitos. Porém, para a versão profissional, terá de pagar uma mensalidade que pode ir dos 1,99 euros até aos 9,99 por mês, que lhe dará direito a 2 TB, por exemplo.
Dropbox
Finalmente, é importante realçar um dos maiores players na partilha de documentos e arquivos online, o Dropbox. Esta é uma ferramenta de produtividade baseada numa cloud, projetada para pessoas e equipas, tendo como principal função minimizar a distração e maximizar a produtividade.
Atualmente, a plataforma é um dos mais renomados sistemas de partilha e armazenamento do mundo, destinada principalmente a utilizadores individuais, que desejam trocar dados gratuitamente.
Como funciona como base na tecnologia da cloud, a plataforma facilita o acesso, o armazenamento e a recuperação de arquivos ao máximo. Além disso, o Dropbox permite que aceda a todos os seus arquivos em servidores seguros, a partir da área de trabalho tanto de sistemas operativos como o Mac, Android, iPhone ou o Windows Phone.
Pontos positivos do Dropbox na partilha de documentos online:
- Como estão numa cloud, os arquivos estão sempre disponíveis nos seus dispositivos.
- Poderá sincronizar e organizar todos os arquivos com facilidade.
- Todo o processo de partilha de arquivos é muito simples e rápido.
Contras que poderá encontrar no Dropbox:
- Por vezes poderá ter dificuldades em encontrar alguns arquivos.
- Poderá adicionar notas aos documentos ou arquivos. Mas mais tarde já não vai conseguir editar essas mesmas notas.
Preçário
A oferta base é grátis. Contudo, se pretende ter acesso a mais vantagens e funcionalidades do Dropbox, poderá escolher o pacote Standard a uma taxa de 10 euros por mês ou no pacote avançado a 15 euros por mês. Caso pretenda uma conta empresarial, Enterprise, focada nas necessidades do seu negócio ou projeto, poderá contactar diretamente o Dropbox.
Webolto PT
Deixe um comentário