Redactar las especificaciones de un proyecto supone un paso crucial para ponerlo en marcha. Definir bien las condiciones desde el principio es particularmente importante para su éxito, sobre todo si lo vas a subcontratar a un proveedor.
Las especificaciones de un proyecto te permiten clarificar cuáles son tus necesidades exactas, lo que supondrá la base para seleccionar un proveedor y explicarle qué esperas de él exactamente. Por tanto, las especificaciones tienen tanto un propósito interno, definir tus necesidades, como uno externo, ayudar en la selección del proveedor. En este artículo, facilitamos todos los consejos que necesitas para redactar correctamente tus especificaciones.
PD: Fieles al ADN de nuestro sitio web, nos centraremos en las especificaciones para proyectos web y tecnológicos. Si eres una empresa de un sector diferente, como la construcción o la energía, que busca un modelo de especificaciones, este artículo no está pensado para ti…
Índice
#1 Presenta el contexto de tu empresa y el entorno del proyecto
Supón que la persona que leerá las especificaciones de tu proyecto no sabe nada sobre tu empresa, el proyecto o, a veces, ni siquiera está familiarizada con tu sector de actividad. Esta primera parte del pliego consiste pues en presentar tu empresa, pero también el contexto en el que ha surgido el proyecto. Aquí hay 3 pasos clave para incluir en su resumen.
Descripción de tu negocio
Presenta tu empresa y en particular:
- Tu industria o sector de actividad
- Tu organización
- Los servicios o productos que ofreces o incluso tus productos estrella
- El mercado en el que opera
- Tu cliente típico: sus hábitos de consumo, sus expectativas, los puntos de fricción que puede encontrar
- Tu público objetivo
- Datos operativos y económicos, si no son confidenciales (número de suscriptores, volumen de clientes, facturación objetivo, etc.)
Contexto del proyecto
Describe el entorno en el que se inscribe el proyecto, así como tus retos empresariales: el lanzamiento de un país, el cambio de modelo de negocio, la reestructuración del equipo…
En definitiva, debes explicar a partir de qué necesidad surge el proyecto y qué problema abordará.
Estado actual del proyecto
Explica lo que ya existe del proyecto, tanto si se trata de un germen como si ya hay un producto o prestación más o menos consistente. De ahí, podrás pasar a lo que queda por hacer.
Por ejemplo, si estás desarrollando un proyecto web, aquí debes explicar si ya se creó el logo, las plantillas, el nombre de dominio, una versión antigua del sitio web… es en este punto de las especificaciones donde debes mencionarlo.
Cuanta más precisa sea la información que tenga tu interlocutor , plasmada en las especificaciones de un proyecto, más facilidad tendrá para presentar un resultado que satisfaga tus necesidades. No obstante, ten cuidado de no divulgar información confidencial en esta etapa.
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#2 Presenta el proyecto, sus objetivos y limitaciones.
Redactar las especificaciones de un proyecto puede permitirte ganar precisión en tus expectativas y así ayudarte a estructurarlo mejor. Al formular sus necesidades, no solo realizar un trabajo «hacia afuera», sino también hacia adentro para entender mejor las necesidades de tu organización.
Tómate el tiempo para determinar:
Los objetivos del proyecto
Que sea SMART, es decir: específico, medible, alcanzable, realista (reliable en inglés) y temporalizado (con un calendario definido). Piensa en los indicadores que determinarán el éxito de tu proyecto: facturación, número de inscripciones, tráfico… Por ejemplo: Dentro de 4 meses me gustaría que mis clientes pudieran realizar compras virtuales en mi tienda online.
Fuente: MDirector
El alcance del proyecto
Define los territorios geográficos involucrados, los departamentos (marketing, finanzas, contabilidad), los idiomas.
El equipo involucrado
Equipo que intervendrá en el proyecto, también llamados partes interesadas o stakeholders. Aquí se incluyen las personas que van a participar en él de una u otra forma.
Detalla la composición del equipo, las funciones de cada persona, su nivel de disponibilidad en el proyecto, así como cualquier proveedor de servicios externo que también intervendría en el proyecto.
Destinatarios del proyecto
En el ejemplo de la creación de una tienda online mencionado anteriormente, los destinatarios serían los clientes finales. Naturalmente, es importante tenerlos en cuenta: ¿Quiénes son estos clientes? ¿Qué esperan de tu plataforma? ¿Qué elementos no les pueden faltar?
Limitaciones
Las especificaciones funcionales de un proyecto deben incluir los elementos necesarios para el éxito del proyecto, tales como las restricciones del cronograma de gestión del proyecto o las posibles dificultades a anticipar.
Cronograma del proyecto
En el cronograma del proyecto, debes identificar las etapas clave, la duración del proyecto, la fecha límite objetivo, la fecha de lanzamiento prevista.
Presupuesto previsto
Trata de establecer un rango de precios realista. Aunque es probable que el presupuesto evolucione posteriormente, el proveedor que responda a tu asignación debe saber en qué intervalos moverse.
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#3 Especifica tus necesidades
El contenido de esta parte de las especificaciones de un proyecto depende mucho del tipo de proyecto al que haga referencia.
Nuestro consejo general: no es necesario entrar en una descripción extremadamente detallada de tus necesidades en esta etapa. En el caso de las especificaciones de un proyecto web, por ejemplo, no es necesario que describas todas las funcionalidades ni que enumeres todos los elementos de la interfaz de usuario (UX). El proveedor puede tener su margen para detallar sus propuestas, y esto suele ser lo recomendable.
En cualquier caso, tienes la seguridad de que quieres entrar en ese nivel de detalle, incluye un apéndice. ¡Las especificaciones de un proyecto deben ser sintéticas! No te pierdas en los detalles, que se podrán concretar más tarde con el proveedor.
En cualquier caso, puedes aportar cierta información sigue para definir el trabajo que se va a realizar. En el caso de un proyecto de creación de un sitio web, la definición de necesidades en tus especificaciones debe abordar, al menos de forma general:
Requisitos funcionales
- La estructura de árbol web:
Identifica la estructura que crees que debe tener tu sitio web, determinando las categorías, secciones, navegación… Si tienes una idea muy concreta en mente, no dudes en incluir un diagrama. - El contenido de las páginas:
Indica el tipo de contenidos que deseas incluir en tu sitio web y en qué formato. Por ejemplo, ¿serán imágenes, vídeos, publicaciones de blog? También puedes incluir información sobre la gestión de este contenido, es decir, quién y cómo se encargará de producirlo. - Funcionalidades y especificidades:
Si ya has elegido un proveedor de hosting, un CMS o incluso una plataformas de pago online, tendrás que indicarlo en este apartado. - Tecnologías y herramientas:
Si tienes preferencias o elecciones en términos de lenguaje de programación y herramientas tecnológicas, indícalo. No obstante, esta información puede concretarse más adelante en las especificaciones técnicas. La redacción de las especificaciones funcionales pretende presentar una visión global del proyecto. - Cuentas de usuario:
¿Tu sitio web debe incluir un área privada en la que los usuarios inician sesión? De ser así, ¿cuáles serán sus función
Aspectos de diseño y UX
- Definición del alcance del proyecto:
Especifica en esta sección el estado actual del proyecto en términos de diseño, en particular si ya tienes una identidad visual o si planeas recurrir a un proveedor de servicios. - Briefing gráfico:
Incluye aquí tu identidad visual si ya tienes, así como cualquier maqueta e inspiración de lo que te gustaría transmitir.
Maquetas iniciales:
Si ya tienes maquetas o wireframes de cómo debería ser el sitio web, la aplicación… inclúyelos en esta sección. Para ayudarte, puedes usar nuestra guía completa para crear maquetas web funcionales.
Ejemplo de maqueta web. Fuente: Balsmamiq
- Recorrido del usuario:
Describe el recorrido que deseas que tome tu usuario en tu sitio web - Entregables esperados:
Precisa los formatos de entrega esperados, aunque puedan cambiarse durante el proyecto - Ergonomía:
Describe brevemente cómo debería ser la navegación prevista en el sitio web o la aplicación y mencione algunas características que ayudarían a mejorar la ergonomía (motor de búsqueda interno, ruta de navegación)
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#4 Indica cómo vas a seleccionar tu proveedor
Para que la colaboración se lleve a cabo con total transparencia, esta última sección de las especificaciones de un proyecto describe tus expectativas en términos de entregables.
¿Qué elementos esperas y en qué formato? ¿Cuáles son sus plazos?
Por último, especifica los criterios que te permitirán seleccionar el proveedor de servicios con el que trabajarás: calidad de la propuesta, coste, nivel de experiencia
5 cualidades imprescindibles de las especificaciones de un proyecto
Transparencia
Comience con buen pie indicando con claridad los plazos, las limitaciones y tu presupuesto. Ten en cuenta que se trata ante todo una colaboración, no de una imposición, y todo el mundo debe salir ganando. Tener claro este enfoque ahorrará tiempo a todos.
Rigor
Redactar las especificaciones de un proyecto puede parecer largo y tedioso, pero no deja de ser una inversión de futuro para el buen funcionamiento de tu proyecto. Asegúrate de incluir toda la información necesaria que pueda servir al proveedor de servicios para ofrecerte una oferta realista.
Simplicidad
Al leer lo anterior, puedes tener la tentación de describir cada una de las características con gran detalle: ¡pues olvídalo! La clave es mantenerte la claridad y estructura, pero con concisión y evitando divagar. No olvides que las especificaciones de un proyecto también deben servir como estructura interna.
Inspiración
No hay ninguna necesidad de reinventar la rueda. De hecho, hay muchos modelos de especificaciones que pueden simplificar bastante la tarea. Además, los proveedores también están acostumbrados a recibir este tipo de solicitudes y seguir una determinada estructura. Por tanto, basarte en modelos existentes les permitirá ahorrar tiempo y enviarte una propuesta más rápido.
Realismo
Como promotor de un proyecto, ¡seguro que tienes grandes ambiciones! No obstante, si quieres que se lleve a cabo, tienes que ser lo más realista posible. Tanto en lo que respecta a los cronogramas, como al presupuesto o incluso a las funcionalidades que quieres integrar, infórmate, consulta y descubre lo que es posible hacer con tus recursos.
Aunque redactar las especificaciones de un proyecto puede asustar a primera vista, debes saber que la tarea en realidad es menos complicada de lo que parece. De hecho, hay muchos modelos para ayudarte como punto de partida.
Un proyecto bien redactado son unos cimientos sólidos para levantar el edificio. Además de estructurar tus necesidades para lograr tus objetivos, te sirve de protección. El servicio a realizar que pides queda claro y delimitado, y a partir de ahí se construirá el presupuesto y se desarrollará el trabajo.
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