Cinco pasos para una planificación de proyectos exitosa

Un 90% del éxito de un proyecto se basa en una buena planificación de proyectos. Para esto, hay ciertos pasos imprescindibles que debes seguir, y que además son universales para todo tipo de sectores y ámbitos. Por ejemplo, todo proyecto comienza con la definición de unos objetivos, continúa con una división de tareas, una distribución de funciones y roles y la implementación de las herramientas adecuadas de gestión de proyectos.

Si se trata de un proyecto web, te invitamos a complementar esta lectura con nuestra guía completa sobre métodos de gestión de proyectos web.

¿Qué es la planificación de proyectos?

Un proyecto engloba un conjunto de tareas que se deben realizar, interrelacionadas y programadas en un calendario para:

• Lograr uno o más objetivos.
• Crear y concebir uno o más resultados entregables.

Organizar un proyecto es un poco como trazar tu plan de viaje antes de salir. Hay que definir y planificar las diferentes tareas a realizar para lograr el objetivo y, al mismo tiempo, optimizar el tiempo que tardarás en completarlo.

La planificación de proyectos tiene lugar justo después de su inicio. Se trata de la fase más operativa, ya que planificas la ejecución de tu proyecto por etapas, estableciendo hitos. Por tanto, para organizar un proyecto es necesario disponer de todos los elementos necesarios para su realización anticipándose a las transacciones con diferentes actores o partes involucradas, el calendario y los recursos que se usan en el proyecto.

A menudo, las tareas se interconectan y no solo dependen de quien las ejecuta, sino también de otros equipos. De esta forma, la planificación de proyectos puede ser compleja.

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Términos utilizados en la planificación de proyectos

Vamos a revisar algunos términos clave:

Una tarea es una acción que contribuye a la realización del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de creación de una tienda online, una de las tareas podría ser la creación e integración del catálogo de productos. Cada tarea se mide con indicadores de rendimiento (KPI) precisos: tiempo, recursos financieros y humanos, objetivos y resultados.

Naturalmente, tienes que planificar las tareas en función del resto de miembros equipo. En el ejemplo anterior, la integración de un catálogo no se puede hacer antes de haber creado el sitio web de comercio electrónico. La idea básica es que la organización de tareas debe responder a la gestión general del proyecto. La secuencia de tareas que componen el proyecto se denomina ruta crítica y determina su duración total.

Los hitos representan las fechas clave para validar cada etapa del proyecto (en inglés, hablamos de milestones). El hito, en la gestión de proyectos, permite medir el progreso del proyecto gracias a las listas de tareas.

El plan de gestión es el elemento crucial de la planificación de proyectos. Para definirlo, puedes utilizar nuestra comparación de los mejores software de gestión de proyectos. Después, puedes establecer una fecha de lanzamiento y definir los plazos precisos de cada etapa en función de ella.

Paso 1: Comienza por definir los objetivos del proyecto

La planificación de proyectos comienza con la definición de los objetivos que se deben alcanzar. Deben ser específicos, medibles, alcanzables/aceptables, realistas y acotados en el tiempo (método SMART).

Este es el rumbo a partir del cual se organizará y planificará tu proyecto. Rodéate de todo el equipo del proyecto y de las partes involucradas para definir los objetivos y el contenido del proyecto. Es posible comenzar a crear hitos y pensar en la construcción de un calendario.

Paso 2: Determinar las acciones y etapas para llevar a cabo el proyecto

Una vez fijado el rumbo, se deben determinar los pasos (o tareas) que es necesario realizar para alcanzar el objetivo lo más rápido posible, pero sin perder calidad. Para esto, puedes usar un software de mapas conceptuales o simplemente un archivo de Excel usando la matriz de requisitos:

• Descripción de la tarea
• Nivel de exigencia
• Orden de prioridad

Es posible utilizar una estructura de árbol WBS (Work Breakdown Structure). Este planteamiento permite dividir un objetivo en multitud de acciones que se deben realizar. Por lo general, para crear una tienda online, necesitas varios componentes: páginas, una estrategia de marketing, secuencias de correos electrónicos, etc.

También puedes profundizar más y priorizar las tareas según su importancia, para llegar al resultado final.

Con tu proyecto bien dividido en varias acciones jerarquizadas, ya puedes establecer un macroplanning, con las etapas e hitos definidos a grandes rasgos. Te permite estimar el tiempo de finalización y puedes:

• Dividir tus macrotareas en microtareas, siempre con KPI para controlar la viabilidad.
• Determinar quién se encargará de las tareas y quién es responsable de que se lleven a cabo (por lo general, el Project Manager). En otras palabras, los recursos humanos de la gestión de proyectos.
• Cuáles serán los resultados entregables al final del proyecto, clasificados según su importancia.
• Articular tus hitos según las tareas. Posiblemente proveedores habrá que subcontratar algunos cometidos a proveedores externos, lo que puede retrasar la validación del entregable y el inicio de otras tareas. Todas estas circunstancias se deben anticipar en el medida de lo posible (en esto consiste la interdependencia de tareas).

Estas diferentes actividades (etapas) deben definirse bien para no perderse en la organización del proyecto. No trates de ir demasiado rápido con los plazos. En la medida de posible, deja un margen de maniobra para imprevistos.

Paso 3: Definir los actores del proyecto y las funciones de cada uno

Después de haber definido las tareas y planificado la organización del proyecto, es necesario preguntarse quiénes intervendrán y en qué tareas específicas. Para ello, debes tener presentes las limitaciones de las personas involucradas: plazos de trabajo estimados, disponibilidad y, por supuesto, las habilidades de tus colaboradores (utilice una matriz de competencias si es necesario). ¡No te olvides de los proveedores externos que necesites subcontratar!

• Una buena forma de establecer quién hace qué es utilizar la matriz de asignación de responsabilidades RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) en tu planeación. Te permite distribuir tareas y responsabilidades de manera eficiente y transparente. Sabes quién hace cada tarea y a quién rinda cuentas cada persona, y todo queda definido en una organización común.
• Asigna una tarea a cada miembro del equipo. Nada es fijo y, si es necesario, las asignaciones pueden cambiar durante el desarrollo del proyecto (aunque tampoco se debe abusar de estos cambios).

Paso 4: Valorar la viabilidad del proyecto

El proyecto ya está planificado. Ahora es necesario evaluar los riesgos y limitaciones que pueden aparecer durante su ejecución.

• Evalúa tu presupuesto estimado y los costes adicionales.
• Anticípate a los plazos y los posibles retrasos. Para hacer esto, usa el calendario general como pronóstico y determina la duración de cada acción y tarea. Debes mirar si será posible iniciar ciertas tareas en caso de que una acción se retrase. ¡La reactividad es crucial!
• Investiga riesgos desde un punto de vista cualitativo (tipos de riesgos y su alcance) y cuantitativo (probabilidades de que ocurran). Ten pensadas una o si es posible, varias soluciones para estos contratiempos. Así, podrás mantener el control sobre tus procesos.

Paso 5: Elige tus herramientas de planificación de proyectos

Para ayudarte con la construcción de tu proyecto, vamos a ver una serie de herramientas informáticas que puedes usar. Para descubrir más herramientas, te invitamos a descubrir nuestra comparación de los mejores software de gestión de proyectos.

Zoho Projects

Zoho Projects es una buena aplicación para gestionar la automatización y planificación de proyectos. Permite personalizar su interfaz y controlar el progreso de las tareas en tiempo real de un vistazo rápido. Con esta función, lo tienes más fácil para planificar con precisión tus plazos de entrega.

Wrike

Wrike destaca por simplificar la planeación de proyectos de gran alcance. Su interfaz simple e intuitiva con un sistema de lista de tareas se configura con rapidez, con el formato de un SaaS sin instalación local. La interfaz para múltiples usuarios te permite etiquetar a los diferentes personas para que puedan seguir el progreso del proyecto en su interfaz. ¡Es muy práctico!

Ganttproject

Ganttproject en un programa de código abierto que se basa en el diagrama de Gantt para facilitar la programación de las tareas. Cuando hay que mover una tarea, adapta las que son dependientes de ella. Esto puede resultar útil, sobre todo para gestionar tu macroplanificación y en la configuración de proyectos completos.

Estos son los 5 pasos principales de la planificación de proyectos y las herramientas en las que puedes confiar. En definitiva, lo importante es reunir a todos los involucrados y anticipar el desarrollo del proyecto lo máximo posible.

Preguntas frecuentes sobre planificación de proyectos

¿Qué es el cronograma de un proyecto?

Como su nombre indica, el cronograma del proyecto es una plantilla para estructurar las tareas según los recursos y los plazos (inicio y fin). Es fundamental establecer un calendario para planificar un proyecto, complementado con un organigrama de tareas. Naturalmente, el cronograma del proyecto no es fijo y puede actualizarse según el progreso y las posibles limitaciones.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta típica de planeación de proyectos que ofrece una visión clara de las tareas, los hitos, las personas a cargo y los plazos que se deben cumplir en un solo vistazo. Tiene el formato de gráficos de barras horizontales y sitúa acciones en una línea de tiempo. Puedes usar un gráfico de Gantt para establecer su ruta crítica y organizar tareas.

¿Qué es la matriz RACI?

También conocida como matriz de asignación de responsabilidades, las siglas RACI vienen del inglés y hacen referencia a los distintos roles que una persona puede tener respecto a una tarea:

• Responsible (Responsable/s de realizar la tarea)
• Accountable (Ha delegado la tarea y es responsable de su finalización, suele ser el Project Manager)
• Consulted (Consultado o consultor que debe dar el visto bueno al trabajo antes de entregarlo )
• Informed (Informado sobre el progreso del proyecto)

Estas técnicas distribuyen los roles y responsabilidades de cada parte involucrada en un proyecto. La matriz RACI se puede realizar con Excel y define quién se encarga de cada tarea. Obviamente, un mismo trabajador puede tener varias tareas o actividades.

¿Qué es la ruta crítica?

Este es el camino más largo posible para terminar tu proyecto. Se define dividiendo el proyecto en tareas y definiendo las relaciones de interdependencia entre ellas, la duración de las tareas y las tareas críticas (las más largas). Por ejemplo, integrar el catálogo de productos de una tienda online debe hacerse antes de escribir las fichas de productos. Para crear la ruta crítica, puedes usar un gráfico PERT (o Gantt) que te permite visualizar con claridad la secuencia de tareas.

¿Qué son las técnicas de gestión de proyectos «ágiles»?

La gestión ágil de proyectos, muy popular en las empresas digitales, consiste en dividir el proyecto en etapas, e ir probando y adaptando el producto en función de los comentarios recibidos de los usuarios o clientes. Es una gestión flexible y colaborativa que permite mejorar el producto mientras se está creando, para que el resultado final sea más consistente con las expectativas del usuario.

Descubre las mejores herramientas de gestión de proyectos agile.

¿Qué es Scrum?

La metodología Scrum es un método ágil de gestión de proyectos. El trabajo se articula en sprints (de 1 a 4 semanas) para mejorar el producto y crear un resultado final entregable de la mayor calidad posible. El método Scrum es útil para planificar proyectos largos que necesitan muchas iteraciones.