En este artículo, vamos a compartir nuestra opinión de Notion. Como muchas empresas, es posible que estés buscando una herramienta informática para mejorar tu productividad, organizar y gestionar tus tareas de manera más eficaz y agilizar los flujos de información entre todos tus empleados. Correo electrónico, bloc de notas, calendario… El problema de usar diferentes interfaces para cada cosa es que la información se puede perder o la comunicación se puede ralentizar.
Los software de gestión de proyectos nacieron con la intención de dar respuesta a la problemática anterior. En este artículo, vamos a presentarte nuestra opinión sobre Notion, uno de nuestros programas de gestión de proyectos favoritos. Nacido a partir de Evernote, Airtable y Trello, Notion tiene más de un as en la manga para optimizar tus procesos, como podrás comprobar si sigues leyendo.
Te vamos a presentar esta herramienta que el equipo de Webolto lleva utilizando varios meses en sus procesos rutinarios. Descubre nuestra opinión de Notion, uno de los mejores software de gestión de proyectos.
Índice
El software Notion de gestión de proyectos en pocas palabras
La empresa que desarrolló este programa fue fundada en 2013 por Chris Prucha, Ivan Zhao, Jessica Lam y Simon Last. Su sede se encuentra en San Francisco, California (EE. UU.).
Notion es un espacio de trabajo integral que permite tomar notas, compartir información y datos, y gestionar proyectos. Notion permite a los usuarios compartir actualizaciones en tiempo real sobre los proyectos que se están desarrollando, participar en discusiones y recibir comentarios de otras personas.
El desarrollo del teletrabajo a partir de 2020 ha supuesto un impulso importante para Notion. La plataforma ha alcanzado los 20 millones de usuarios en octubre de 2021, frente a un millón en 2019. La valoración de la herramienta, por su parte, ha pasado 800 a 10 000 millones de dólares, mientras que la empresa cuenta con 400 personas en su plantilla (en 2022).
Ofertas y precios de Notion
Notion articula su oferta en torno a dos tipos de necesidades: para un uso personal (los dos primeros planes) y para equipos de trabajo (los otros dos). Todos los planes se pueden probar de forma gratuita.
En concreto, estas son las características de los cuatro planes que ofrece Notion:
- Personal: Notion se puede usar gratis para uso personal. Puedes invitar hasta 5 personas a unirse a ti. En tu cuenta, puedes crear un número ilimitado de páginas y contenidos llamados «bloques». Por otro lado, no podrás cargar archivos que superen los 5MB, no dispones de permisos avanzados ni de un historial de versiones.
- Personal Pro: Por 5$ al mes*, también reservado para una sola persona usuaria. Con este nivel de servicio, no tienes límite en el tamaño de los archivos que compartes ni en la cantidad de personas que invitas. También obtienes el historial de versiones, soporte prioritario y permisos avanzados para limitar lo que otras personas pueden hacer con tus notas cuando las compartes.
- Team: El plan Team cuesta 10$ por usuario por mes*. Ofrece todo lo incluido en el plan Personal más un espacio de trabajo colaborativo y herramientas de administración.
- Entreprise: Si tienes necesidades más avanzadas, puedes ponerte en contacto directamente con el equipo de ventas de Notion para obtener un presupuesto a medida. Este plan está pensado para un uso avanzado de la herramienta. Obtendrás soporte dedicado en Notion y seguridad avanzada para todo tu equipo.
*Los precios se reducen un 20% con una facturación anual.
Si comparamos los precios de Notion con los de otros software de gestión de proyectos similares, ¿dónde se sitúan? Es más o menos de gama intermedia. Por ejemplo, Notion es más barato que Quip, que cobra 300$ por usuario al año por un nivel de cuenta similar al plan Team de Notion. Sin embargo, en comparación con Evernote Premium (84$/año), Notion cuesta más.
Análisis de tres funcionalidades de Notion
El diseño simple y la estética de la aplicación son muy atractivos. Notion elimina todas las funciones superfluas o innecesarias que algunos software de gestión de proyectos puedan tener. Básicamente, Notion es una hoja en blanco virtual, organizada en páginas y subpáginas, que editas y compartes con otras personas.
Al usar la aplicación, tienes integradas numerosas funcionalidades. Puedes convertir cada página en una lista de tareas pendientes, un esquema, un editor de texto sin formato o cualquier otra de las opciones, cuando usas la aplicación, para que se adapte lo mejor posible a tus necesidades.
En lugar de tener el tipo de página que deseas por adelantado, Notion te permite combinar todos los elementos que desees en una sola página. De esta forma, puedes crear y compartir un conjunto muy variado de instrucciones para cualquier tarea que planifiques.
Toma de notas y documentos
La base de datos permite llevar un seguimiento de documentos y notas, gracias a las etiquetas con palabras clave personalizadas. Puedes añadir invitados para colaborar en tus proyectos y establecer fechas límite para tus tareas. La barra lateral permite navegar y buscar con rapidez. Las notas se pueden mantener en privado o compartir con el resto del equipo.
Notion permite escribir sin distracciones con un espacio/página claro y vacío. Puedes añadir cualquier contenido y reorganizarlo con un sistema de arrastrar y soltar. También es posible elegir entre diferentes tipos de contenido, como imágenes, videos o fragmentos de código, entre otros. Los accesos directos están disponibles, por lo que puede escribir sin interrupciones, incluso sin tocar el ratón.
Wikis
Notion te permite centralizar toda la información importante, como los objetivos de la empresa, los contactos de los empleados, las mejores prácticas de ingeniería y más. También puedes agregar diferentes tipos de contenido, como listas, imágenes y código, entre otros, y usar un sistema de arrastrar y soltar para organizarlos.
La solución permite anidar las páginas para colocarlas correctamente. También está preparado para la colaboración, lo que permite agregar comentarios con menciones en espacios de trabajo compartidos. Los usuarios pueden compartir páginas individuales o un sitio web completo con invitados externos, con niveles de acceso configurables.
Además, Notion también se integra con más de 50 aplicaciones, como Typeform, Twitter, GitHub Gist y otras, para agrupar todo el trabajo.
Gestión de proyectos
Notion va más allá de la simple toma de notas y te permite planificar y realizar un seguimiento de tareas y proyectos. Es personalizable para ofrecerte la flexibilidad de definir e incorporar tus atributos a la base de datos para definir cada tareas y crear tu flujo de trabajo idóneo. Ofrece diferentes vistas para la base de datos, como una tabla (como arriba), un calendario o un filtro por propiedades.
Cada elemento de la base de datos tiene su propia página, y los usuarios pueden crear páginas dentro de las páginas para que todo todo el trabajo que esté relacionado se mantenga junto. Las funciones de contenido enriquecido te permiten agregar cualquier tipo de información. Los filtros facilitan el seguimiento de las tareas y permiten cambiar fácilmente entre tareas personales y tareas para todo el equipo.
Este es el gran punto fuerte de Notion: puedes elegir entre la simplicidad y la complejidad, en función de tus pretensiones.
Notion destaca por la flexibilidad que ofrece al organizar la información. Para un proyecto, puedes dividir una página en tres secciones horizontales, o hacer una lista numerada para un evento o un cronograma de presentación, o simplemente una lista de tareas pendientes.
Opinión de Notion: ventajas e inconvenientes
Los puntos fuertes
- Puedes personalizar los «bloques» como quieras: todos, notas, títulos, comentarios.
- Posibilidad de crear wikis internos muy fácilmente con plantillas disponibles y bloques fáciles de añadir y usar.
- Compartir con tus clientes la información que deseas y ocultar el resto para no abrumarlos con información adicional.
- Tablón muy visual, limpio y funcional.
Las limitaciones
- Software no disponible en español, hay que usarlo en inglés.
- Solo se puede visualizar el calendario en formato de vista mensual.
- No tiene modo offline para usarlo cuando no tengas conexión a Internet. Tampoco ofrece integración con Google Calendar para realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento.
- Las aplicaciones de Windows y Android a veces son muy lentas.
Plantillas de Notion gratuitas
Cuando empiezas a utilizar Notion, no tienes que configurar necesariamente tus proyectos desde cero. El principal interés de Notion es que cada vez tiene más plantillas y modelos descargables listos para usar. Tanto si tienes un proyecto de creación de un blog, lanzamiento de un producto, gestión de proyectos web, organización de un viaje… seguramente encontrarás una plantilla que se adapte a tus preferencias.
Hay una gran variedad de plantillas disponibles en la red. Lo más importa será elegir bien para encontrar una plantilla que se adapte a tus necesidades.
Hay numerosos sitios web que ofrecen plantillas para Notion. Puedes empezar tu búsqueda por las 270 plantillas que ofrece el sitio web oficial de Notion. Para ayudarte, hemos seleccionado las 12 mejores plantillas gratis de Notion para empresas.
Cuando seleccionas una plantilla que te interesa, debes copiarla en tu cuenta de Notion. Muchas de las páginas que ofrecen una galería de plantillas explican cómo hacerlo.
Como Notion es un software de gestión de proyectos disponible únicamente en inglés, ten en cuenta que prácticamente todas las plantillas estarán en este idioma. Si lo necesitas, siempre tendrás la posibilidad de personalizarlas y traducirlas a posteriori.
Conclusión: nuestra opinión de Notion
Notion centraliza el trabajo de organización en una sola plataforma cohesiva, unificando herramientas de productividad importantes, al igual que hacen otras plataformas competidoras suyas como ClickUp. Por un precio asequible, puedes reemplazar múltiples aplicaciones, cuentas y suscripciones. Este ahorro de tiempo y dinero también te permite concentrarte en las tareas importantes. Además, es lo suficientemente flexible y personalizable para adaptarse a tus necesidades.
En cuanto a los aspectos mejorables, nuestra opinión de Notion es que nos gustaría una mejor integración. Es posible añadir un calendario a una página junto a una lista de fechas límite para que puedas agregar elementos al calendario que coincidan con las tareas indicadas. No obstante, sería aún mejor si el calendario pudiera integrarse con un calendario de iCloud o Gmail, que ya contiene otros eventos.
Notion es muy útil para centralizar tus ideas, tus notas o tus tareas importantes distribuidas entre varias aplicaciones diferentes. Ahora puedes gestionar todo esto desde un solo lugar, lo que no es más productivo y también más agradable para trabajar. Esperamos que esta opinión de Notion compartida por el equipo de Webolto te haya resultado útil. Si tienes alguna pregunta, no dudes en plantearla en los comentarios.
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