El método Kanban es una metodología ágil de gestión de proyectos que se utiliza sobre todo en startups. Surgió en Toyota en la década de 1950, pero es más actual que nunca. La metodología Kanban facilita el seguimiento de proyectos en tiempo real, gracias a un proceso sencillo y visual.
Esta metodología se puede adaptar a entornos de trabajo muy diferentes. Te vamos a explicar en qué consiste el método Kanban, sus principios, sus aplicaciones y te vamos a presentar varias herramientas eficaces para integrarlo en tu gestión de proyectos.
Índice
¿Qué es el método Kanban?
¿Estás familiarizado/a con los software de gestión de proyectos como Trello, Asana o Jira? Todos utilizan el método Kanban, que significa «etiqueta» en japonés. Como viene del sector industrial, hace referencia a las etiquetas que se utilizan en las cadenas de montaje.
La metodología Kanban sigue un planteamiento evolutivo, que consiste en recopilar todos los componentes de un proyecto y enumerar las tareas que se deben realizar para llevarlo a cabo correctamente.
Te permite visualizar la evolución de tu proyecto en tiempo real de forma sencilla: en una tabla con columnas. Las tareas se clasifican en diferentes columnas según el punto en el que estén, principalmente: Pendientes / En proceso / Completadas. Si hay más pasos (revisión, aprobación, etc.), se pueden añadir al modelo.
Por ejemplo, en un proyecto para desarrollar un sitio web, una de las tareas podría ser la creación de maquetas gráficas. Con este planteamiento, gana importancia la interconexión de tareas, la optimización de los recursos (financieros, humanos, tiempo) de un proyecto para que sea más eficiente y predecible, al tiempo que aporta más valor al cliente, al igual que el método Lean.
Del mismo modo, es perfectamente posible aumentar el número de columnas todo lo que sea necesario y entrar en detalles según la complejidad del proyecto, la tarea o las limitaciones específicas.
Un poco de historia…
Kanban nació en la década de 1950, en las fábricas de Toyota, bajo el impulso del ingeniero Taiichi Ōno. La idea es simple: adoptar una estrategia de producción «justo a tiempo» o de flujos ajustados. Planifica la producción en función de la demanda del cliente, dejando en stock la mínima producción posible, para trabajar de forma más predecible y necesitar menos inversión inicial.
La metodología ágil Kanban permitió a Toyota ganar competitividad frente a los fabricantes de automóviles estadounidenses, aumentando la productividad y limitando el inventario en almacén. El modo Kanban se basa en una lista de lo que necesita la fábrica, en tiempo real y en cada etapa de trabajo: desde el proveedor hasta el consumidor final.
El sistema Kanban no tardó en demostrar su eficacia: cada operario realiza su tarea utilizando los recursos previstos y ajustándose a la demanda de ese momento. Los cuellos de botella en las distintas etapas de producción se identifican rápidamente gracias a la implicación de los equipos y al estilo visual.
En 2004, David J. Anderson popularizó esta metodología entre las empresas de tecnología y desarrollo de software, con su libro Kanban : Successfully Evolutionary Change for your Technology Business.
¿Necesitas el método Kanban en tu empresa?
Pero entonces, ¿Kanban es adecuado para tu empresa?
Desde que Toyota lo popularizó, miles de empresas como Audi, Dropbox o pequeñas startups utilizan Kanban para ganar agilidad, mejorar su productividad y por supuesto, aumentar el valor añadido.
Principalmente, Kanban se usa para lo siguiente:
- Tener una gestión más fluida y sin fricciones de tus flujos de trabajo.
- Ganar eficiencia en la gestión de tus tareas.
- Identificar bloqueos que motiven posibles retrasos.
- Evolucionar de manera progresiva, sin trastornar la organización de los equipos.
Los 4 principios del método Kanban
#1 Implementación fácil
La gran ventaja de Kanban es la implementación progresiva de tus flujos de trabajo. No es necesario empezar de cero, quédate con lo que funciona y optimiza el resto. Este método de gestión de proyectos agile se puede integrar solo en una faceta del proyecto para probar su adecuación (la estrategia de marketing que se implementará para la venta de un SaaS, por ejemplo).
#2 Evolución gradual
La metodología Kanban se basa en la mejora continua de los procesos. No debe suponer una fuente de conflictos dentro de tu equipo, afectar negativamente al rendimiento de tu empresa ni hacer que te quedes atrás en ningún aspecto. ¡Poco a poco se llega lejos!
#3 Respeto personal
La idea de implementación progresiva significa que, si continúas con Kanban un proyecto ya iniciado, no es necesario que introduzcas de golpe cambios radicales en tus equipos que los puedan poner a la defensiva. Kanban facilita y optimiza, pero no crea fricciones adicionales e innecesarias.
#4 Toma de decisiones horizontal
Para que la mejora sea continua, el método Kanban fomenta la recopilación de opiniones y puntos de vista de los equipos de trabajo. Recuerda que las mejores decisiones estratégicas suelen ser las que se toman «sobre el terreno».
6 casos de uso del método Kanban
El método ágil Kanban se diferencia de Scrum, basado en cronogramas estrictos, en su planteamiento amoldable (pull): se comienza a trabajar cuando haya demanda de un producto o servicio.
Cuando tus equipos estén listos para usar Kanban, es importante respetar 6 principios para aplicar Kanban, que David Anderson identifica en su libro, para que sea perfectamente operativo.
#1 La visualización del flujo de trabajo
¿Qué recorrido vas a seguir tus tareas para moverse desde la columna de pendientes (backlog) hasta la columna «Completado»? Debes determinar el camino y el flujo de trabajo con claridad. De esta forma, tendrás una base sólida para realizar ajustes en el futuro que mejoren los procesos.
La presentación es bastante sencilla: cada tarjeta representa un elemento del trabajo que debes realizar y se desplaza de una columna (etapa) a otra según va avanzando. Así, tienes una visión clara de tu progreso e identificas las etapas y/o tareas donde se generan bloqueos (o cuellos de botella).
Por ejemplo, si hay demasiadas tarjetas en la columna de «Pendiente» y no hay bastantes en la columna «En proceso» o «WIP» (work in progress), ¿a qué se debe?, ¿qué proceso se debe agilizar?, ¿cómo?, etc.
#2 Evitar la acumulación del WIP (Work in Progress)
El método Kanban requiere que te mantengas ágil. Por tanto, es necesario limitar las tareas en proceso para mantener la eficiencia y la visión clara. Tus equipos deben controlar que cada tarjeta se mueva de forma natural. De lo contrario, se formará un cuello de botella y debe abordarse.
#3 Supervisar los indicadores y el flujo de trabajo
Todo proyecto tiene un flujo de trabajo: todo lo que hay que hacer hasta completarlo. Para optimizar y agilizar tu trabajo, el movimiento de tareas entre las diferentes columnas debe ser rápido y el director del proyecto o cualquier otra persona responsable debe controlar los parámetros de agilidad para mantener la eficiencia (esto también se controla mucho en Scrum).
#4 Un proceso de toma de decisiones claro
Para que todo el mundo trabaje en la misma dirección, es fundamental comprender todos los parámetros del proyecto y sus objetivos, pero también compartir las posibles mejoras. La idea es aclarar los objetivos e intercambiar con frecuencia, para evitar decisiones aleatorias o emocionales.
#5 Crear bucles de feedback
Por lo tanto, el método Kanban implica reuniones de equipo periódicas cuyo ritmo define el director del proyecto. Deben ser rápidas (de unos 15 minutos) y servir para que cada miembro del equipo explique el avance de tus tareas (hechas y por hacer).
Si se realizan frente a un tablero Kanban, permiten seguir el progreso del proyecto y sincronizarse entre equipos. El feedback es fundamental para mejorar, por lo que se pueden realizar otros controles (operaciones, riesgos, verificación antes de la entrega, etc.).
#6 Buscar el consenso
La eficacia del modo Kanban se basa en probar y aprender: mejorar entendiendo los procesos. El consenso del equipo se alcanza cuando todos comprenden los problemas habituales y se alinean con los mismos objetivos a alcanzar. Es más fácil aceptar Kanban cuando se entiende bien el flujo de trabajo y la visión de avance progresivo inherente al método.
3 pasos para aplicar el método Kanban en tu empresa
#1 Crear el tablero Kanban
Puedes usar el software Trello o consultar otra herramienta gratuita de gestión de proyectos que te convenga. Después debes elaborar una lista con las tareas necesarias para completar tu proyecto y crear las columnas de la tabla. Comienza con la versión más sencilla del tablero: Pendiente / En proceso / Completado y a partir de ahí la vas complementando con lo que sea necesario: Versión beta / Versión 2 / En verificación, etc.
No olvides que el método Kanban es evolutivo, es decir, nada está inscrito en piedra. Puedes agregar nuevas columnas durante el proyecto si lo estimas oportuno.
#2 Crear las tarjetas
Esta vez, debes enumeras todas las tareas necesarias, según las necesidades del cliente y el feedback del equipo. Una tarjeta = una tarea. Simplifica lo máximo posible para mantenerte despejado.
Cada tarjeta incluye la siguiente información:
- Una descripción de la tarea.
- Un plazo para completarla.
- Archivos adjuntos si es necesario.
- Etiquetas (o tags).
Después, reúne las tarjetas en tu backlog (columna de trabajo pendiente).
#3 Agiliza el flujo de trabajo
Comienza por identificar las tareas prioritarias. Son urgentes e importantes (utiliza la matriz de Eisenhower para guiarte). Es recomendable priorizar lo que sea más susceptible de crear un cuello de botella y las emergencias, para no ralentizar el resto del trabajo. Por ejemplo, puede tratarse de una petición concreta del cliente que pasará de «Pendiente» a «Completado» rápidamente, antes de reanudar tu flujo de trabajo normal.
Establece un límite de trabajo en progreso (WIP) para cada columna, con el fin de mantener la eficiencia en tu trabajo.
3 herramientas para aplicar el método Kanban
Hay docenas de herramientas de gestión de proyectos Kanban, gratuitas o de pago. Incluso es posible crear una tabla en Excel. Sin embargo, utilizar un software con una versión gratuita ilimitada y abierta a varios colaboradores parece ser la solución más sencilla. Por ejemplo: Trello, Notion, Asana o Jira.
Trello: la herramienta más fácil de manejar
Muy popular para de proyectos pequeños y algunos grandes por su interfaz intuitiva, Trello es una plataforma muy recomendable para el trabajo colaborativo en modo Kanban. Aprender a manejarla es fácil. Debes asignar tarjetas (tareas) a los miembros del equipo con su fecha límite, añadir los detalles y las listas de verificación.
Trello también permite integrar otras cien herramientas colaborativas como Google Drive, Slack o Evernote.
Trello es ideal para un equipo pequeño o mediano que quiere gestionar un proyecto con el método Kanban de forma rápida y sin necesidad de invertir muchas horas en la formación.
- La interfaz intuitiva, visual y personalizable.
- La aplicación móvil ágil.
- Una versión gratuita bastante completa.
- Herramienta que puede resultar demasiado simple para proyectos más complejos.
- Nivel de detalle de las tareas limitado.
- La vista única en modo Kanban y la ausencia de una «visualización en forma de lista» resulta incómoda si hay demasiadas tarjetas o columnas.
Ofertas y precios
- Gratis: tarjetas ilimitadas, hasta 10 tableros por espacio de trabajo.
- Estándar: 5€ al mes por usuario, para tableros ilimitados y colaboración avanzada.
- Premium: 10€ al mes por usuario, para equipos de 100 miembros que gestionan varios proyectos.
- Enterprise: 17,5€ al mes por usuario, para organizaciones más grandes y con mayor interconexión entre proyectos (precio decreciente cuando aumenta el número de usuarios).
Asana: La herramienta más colaborativa
Usada en el modo de gestión de proyectos Scrum, la herramienta Asana también es adecuada para Kanban y te permite visualizar el progreso de tu proyecto de una manera simple y clara.
Asana ofrece diferentes visualizaciones del proyecto en forma de tabla, lista o diagrama de Gantt. También permite configurar automatizaciones para que las tarjetas se muevan solas al completar las etapas.
La herramienta se adapta perfectamente a proyectos colaborativos de startups o autónomos, desde el brainstorming hasta el desarrollo de aplicaciones. Su mensajería es un valor añadido importante.
- Una versión gratuita para 15 personas como máximo y tableros ilimitados por 8,30€ por persona al mes.
- La herramienta de comunicación integrada para chatear fácilmente y conversar con los miembros del equipo.
- Las múltiples vistas del tablero del proyecto.
- Necesidad de integraciones adicionales (a veces de pago) para una gestión de flujo de trabajo más avanzada.
- Falta de precisión en la gestión de las consultas.
Ofertas y precios
- Básico: Gratis para hasta 15 usuarios.
- Premium: 10,99 € (facturación anual) por usuario al mes, proyectos ilimitados y funciones avanzadas.
- Business: 24,99 € (facturación anual) por usuario al mes, proyectos ilimitados y personalización avanzada.
Atlassian Jira: La herramienta más completa
El software Jira es similar a las anteriores herramientas de gestión de proyectos, pero su manejo es un poco más difícil. Jira inicialmente se diseñó para desarrolladores, pero recientemente se ha expandido y su interfaz también se está adaptando a otros proyectos.
Jira es muy eficaz para identificar cuellos de botella y configurar automatizaciones para los procesos repetitivos. Esto lo convierte en una herramienta muy eficaz para la gestión ágil. Su principal proposición de valor es la simplificación de proyectos complejos.
Con su potente interfaz de usuario y sus características avanzadas, Jira es perfecta para proyectos a gran escala que reúnen a equipos diversos.
- El diseño es simple e intuitivo, como el de Trello, pero ofrece funcionalidades muy potentes (más complejas de configurar).
- La versión gratuita es muy completa, hasta 10 usuarios.
- Tablas personalizables en modo Scrum y presentación Kanban: vista de proyecto/vista de recursos para identificar puntos de fricción.
- El manejo es más difícil debido a las muchas características y complementos disponibles.
- Algunos errores y una interfaz a veces lenta en modo Kanban.
- Unos precios que pueden echar atrás a autónomos y pymes.
Ofertas y precios
- Free: gratis hasta 10 usuarios.
- Standard: 7,5$ por usuario al mes (35.000 usuarios/sitio) para gestión avanzada.
- Premium: 14,5$ por usuario al mes (35.000 usuarios/sitio) para gestionar varios proyectos.
- Entreprise: con presupuesto a medida.
Descubre también las plantillas gratis de Notion específicas en las que puedes integrar el método Kanban.
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