Las herramientas de planificación de proyectos, antes reservadas a las grandes empresas, se han democratizado. Hoy en día, son menos costosos y, a menudo, están disponibles en una versión gratuita, por lo que resultan accesibles para nuevas empresas y pequeñas empresas. Esto te permite, incluso a nivel individual, tener acceso a herramientas de retroplanning simples y gratuitas .
Para ayudarte a encontrar el software en línea que mejor satisfaga tus expectativas en términos de gestión de proyectos, hemos seleccionado 10 herramientas de planificación de proyectos gratuitas o baratas.
Índice
#1 Monday: un software de planificación de proyectos gratis adaptado a las startups
Tanto si trabajas en diseño, informática, marketing, relaciones con los clientes o recursos humanos, Monday podría convertirse rápidamente en tu mejor aliado para administrar tus proyectos y tareas diarias.
La plataforma permite:
- Crear, planificar, asignar y llevar un seguimiento de las tareas del proyecto desde tu tablón.
- Ofrecer diferentes visualizaciones para una gestión visual eficaz: vista por fecha límite, en formato Kanban, de diagrama o de lista.
- Integrarse con otras interfaces como Slack, DropBox, Gmail, Google Drive o Adobe Creative Cloud.
- Crear documentos (notas, actas de reuniones), formatearlos y compartirlos directamente desde Monday.
La version gratuita de la plataforma incluye:
- Hasta 3 tableros
- El acceso a 200 plantillas para reutilizar
- Creación ilimitada de documentos
- Acceso a la aplicación iOS y Android
Importante: la versión gratuita está limitada a 5 usuarios. Si necesitas más de eso, o un almacenamiento de datos mayor, deberás suscribirte a la oferta premium, disponible desde 8€ por usuario al mes.
Nuestra opinión sobre Monday completa
#2 Trello: el software de planificación de proyectos gratis más simple y visual
Trello es una herramienta creada para los adeptos del método Kanban. Lo utilizan muchas empresas para gestionar tareas de desarrollo o redacción web y forma parte de los software de gestión de proyectos imprescindibles gracias a su facilidad de uso y manejo.
Las funcionalidades de Trello, aunque sean simples, ofrecen recursos completos para la gestión de proyectos, ya que la herramienta permite:
- Crear tarjetas muy detalladas para cada tarea y asignarlas a tus equipos con una fecha límite.
- Informar a tus equipos sobre las actualizaciones de las tarjetas gracias a las notificaciones que se envían a la herramienta y por correo electrónico.
- Personalizar tarjetas con imágenes, archivos, listas de tareas pendientes y etiquetas.
- Facilitar conversaciones entre colaboradores con la función de comentarios para llevar un seguimiento de los intercambios realizados.
- Desplazar y organizar tus tarjetas mediante el sistema de arrastrar y soltar.
La versión gratuita de Trello permite:
- Crear 10 tableros con un número ilimitado de tarjetas
- Asignar tareas a los miembros del equipo
- Acceso a un almacenamiento ilimitado (10 MB por archivo)
- Usar la aplicación de iOS y Android
- Ejecutar 250 comandos al mes en el espacio de trabajo
Para tener acceso a más funciones, más espacio de almacenamiento y poder crear un número ilimitado de tableros, recomendamos la suscripción a la versión premium de Trello disponible desde 5 € por usuario y por mes.
#3 HubSpot: una plataforma súper completa, pero con una versión gratuita limitada
Este famoso fabricante de software de marketing ofrece un paquete de aplicaciones muy completo. Entre ellas, hay una herramienta de planificación de proyectos gratis que no podemos pasar por alto. Las características de HubSpot incluyen:
- Creación de un calendario de proyecto
- Gestión de recursos
- Administración de tareas en forma de cronograma o listas
- Asignación de tareas a los miembros involucrados en el proyecto.
- Creación de notas directamente en la herramienta
Si eres un nuevo en el software y no sabes por dónde empezar a crear tu primera lista de tareas: que no cunda el pánico, HubSpot ya ha previsto esta situación. Puedes partir de un modelo prediseñado que podrás modificar según tus necesidades; por ejemplo, para redactar una newsletter o rediseñar tu sitio web.
La versión gratuita de HubSpot brinda acceso a funcionalidades básicas (creación de tickets y plannings, asignación de tareas), pero las herramientas que ofrece la plataforma son numerosas. También tendrás acceso gratuito a la creación de formularios, landing pages y bots básicos. Se puede acceder a la versión premium de Hubspot desde 41 € al mes.
#4 Zoho Projects: la herramienta de planificación de proyectos gratis que se adapta a cualquier negocio
La plataforma de gestión de proyectos de Zoho Projects es tan sencilla que puede utilizarse en todo tipo de empresas y especialmente por equipos en teletrabajo. Entre sus características destacan:
- La posibilidad de visualizar tu proyecto en diferentes modos: planificación de Gantt, lista o calendario
- Automatización de tareas simples
- La opción Zoho Invoice que permite crear una factura según el tiempo invertido en el proyecto correspondiente
Además de resultar útil para la facturación, esta visualización permite a los directivos y gestores de proyectos saber qué tareas consumen más tiempo y energía a los equipos.
La versión gratuita de la herramienta solo permite gestionar 2 proyectos completos con funciones de administración de tareas, calendario y flujo de proyectos. Sin embargo, esta versión está limitada a un cierto nivel de almacenamiento y 3 usuarios.
Para aumentar el número de usuarios, hasta 50 al mes, debes optar por la versión premium de la herramienta disponible a 5€ por usuario al mes . Esta versión de pago ofrece un espacio de almacenamiento mucho mayor de 100 GB y un número ilimitado de proyectos.
#5 Wrike: un software de planificación de proyectos gratis versátil
Wrike es una herramienta de planificación de proyectos gratis versátil, con una interfaz sencilla y muy intuitiva. La aplicación está dirigida principalmente a equipos de gestión de proyectos, marketing o startups creativas.
Articulado a través de un sistema de tableros, Wrike permite lo siguiente:
- Efectuar un seguimiento del progreso de tus proyectos mediante informes o diagramas de Gantt
- Acceder a calendarios interactivos y compartidos para seguir las diferentes actuaciones que se deben realizar y sus plazos.
- Intercambiar con tus equipos por medio de comentarios para controlar la evolución de las solicitudes
- Integrarse con otro software como Google Drive, DropBox, OneDrive o Microsoft Office 365.
En definitiva, Wrike te permite agilizar los intercambios, evitando que se sature el correo electrónico de tus empleados: todo está centralizado en una única herramienta para avanzar de manera eficiente en las tareas, también cuando se trabaja de forma remota.
La versión gratuita de Wrike permite:
- Acceder a las aplicaciones web y móviles de Wrike
- Administrar de tareas
- Visualizar los flujos de actividad
- Visualizar la agenda
- La integración con las herramientas de Google Drive, DropBox, Microsoft Office 365 y OneDrive
- 2 GB de almacenamiento por cuenta.
Sin embargo, un aviso importante: la cantidad de tareas activas está limitada en el plan gratis. Además, si quieres que los colaboradores externos puedan participar en los proyectos, tendrás que cambiar a una versión premium.
Para tener un mayor número de tareas, la opción de diagrama de Gantt interactivo y las automatizaciones, tendrás que pasarte a la versión de pago, disponible desde 9,80€ por usuario y al mes .
#6 Favro: una herramienta de planificación de proyectos adecuada para trabajar en modo ágil
La herramienta de planificación de proyectos Favor no es gratis, pero sí muy barata. Está dirigida sobre todo a empresas, SaaS y startups que trabajan en con los métodos ágiles como la metodología Scrum.
Favro permite:
- Administrar tu proyecto creando tableros personalizados.
- Crear listas de tareas pendientes que se puedan etiquetar y asignar a los miembros del equipo.
- Trabajar con varias vistas del proyecto: una visualización de planning (línea de tiempo), una vista organizada en varias columnas según las acciones pendientes de realizar o en forma de lista.
- Crear wikis y documentos para encontrar todos los elementos necesarios para la gestión de proyectos directamente en Favro.
- Asignar una prioridad numérica a las acciones pendientes de realizar.
Favro está disponible de forma gratuita durante 14 días en una versión de prueba y luego es accesible desde 10,2€ al mes para dos usuarios. La suscripción te permite crear una cantidad ilimitada de tableros y trabajos pendientes, obtener acceso a aplicaciones para iOS y Android, así como soporte técnico.
#7 Asana: la plataforma de planificación de proyectos gratis más colaborativa
El software gratuito de planificación de proyectos Asana ayuda a gestionar un proyecto con múltiples tareas y diversos colaboradores. La interfaz promueve la colaboración y el trabajo en equipo para llevar un seguimiento en tiempo real de las acciones realizadas por todos los integrantes del proyecto.
Las principales funciones que ofrece Asana son:
- La función de calendario que te permite crear un cronograma del proyecto
- Seguimiento de plazos
- Asignación de misiones a los distintos Project Stakeholders. Todos los involucrados en el proyecto (internos e externos) pueden acceder a la plataforma y ver todas las tareas que deben realizar, clasificadas según los temas y el nivel de urgencia.
- La vista en forma de lista, en formato cronológico o en modo de tabla inspirada en la metodología Kanban.
- La función de conversación entre colaboradores directamente sobre las tareas, para hacer balance de las acciones realizadas y plantear cualquier duda. Esta funcionalidad permite ganar en trazabilidad y tener un historial completo de todos los intercambios.
- La automatización de las tareas más sencillas; por ejemplo, dar la bienvenida a nuevos empleados asignándoles una lista de acciones para realizar o documentos para completar.
La versión gratuita de Asana incluye:
- Número de mensajes ilimitado
- La vista en modo lista, calendario o tabla
- Control del tiempo
- Trabajo en modo colaborativo hasta 15 personas
- Acceso a aplicaciones específicas
La versión premium de la herramienta está disponible desde 10,99 € por usuario al mes . Incluye la búsqueda avanzada, la vista cronológica y también un número ilimitado de invitados para ver tus proyectos y participar en ellos.
#8 Nutcache: la aplicación de planificación que le permite controlar la rentabilidad de los proyectos
¿Necesitas controlar y estimar la rentabilidad de tus proyectos? Entonces Nutcache es un software pensado para ti.
- Nutcache es un programa muy completo que permite:
- Gestionar proyectos con la elaboración de un cronograma
- Crear y asignar tareas a equipos
- Llevar el seguimiento del tiempo empleado por los diferentes miembros del equipo.
- Seguir la distribución de tareas entre los empleados
- Acceder a una sección dedicada a la facturación para facturar tus proyectos en términos reales y maximizar la rentabilidad de tus acciones
La versión gratuita de Nutcache incluye:
- Vista de tabla y de lista
- Un número ilimitado de proyectos y tareas
- Integraciones básicas
Eso sí, cuidado con el número de personas con las que quieres colaborar en tu proyecto, ya que la versión gratuita está limitada a 20 usuarios .
La versión premium de la herramienta está disponible desde 7,95 € por usuario al mes . Incluye la gestión de facturación y gastos, acceso al informes del tiempo empleado en las tareas, vista en diagrama de Gantt y sobre todo: un número ilimitado de usuarios.
Información importante: todas las suscripciones de este software están disponibles para su prueba en una versión gratuita . Es una buena manera de descubrir las funciones premium que ofrece Nutcache y comprobar de primera mano si son esenciales para tu gestión.
#9 Todoist, una herramienta que fusiona la gestión de proyectos y la lista de tareas
Para los entusiastas de las listas de tareas pendientes, las empresas que desean tener una visión clara de las próximas acciones que se deben realizar para seguir un proyecto o las nuevas empresas que desean apoyar a sus equipos en su organización: ¡la aplicación Todoist les interesa!
Todoist es una herramienta de planificación de proyectos gratis diseñada para mejorar la productividad individual de sus usuarios y también la de los equipos.
Todoiest permite:
- Crear proyectos y listas de tareas para cada uno de ellos
- Asignar tareas a una o más personas
- Priorizar acciones y asignarles plazos
- Programar tareas recurrentes, que se repiten cada semana o mes, como la elaboración de un informe para los community managers
Todoist es gratis hasta 5 proyectos activos y 5 colaboradores al mes. Sin embargo, la versión gratuita es limitada, ya que solo ofrece acceso a una semana de historial de actividad y, por tanto, no permite el seguimiento completo del proyecto si se desarrolla durante varios meses.
Para suplir estas carencias, la plataforma ofrece una versión de pago más completa desde 4€ al mes. Esto te permite gestionar hasta 300 proyectos activos, con 25 colaboradores por proyecto, un historial ilimitado y la función de recordatorios, muy útil para recordar a los colaboradores las próximas acciones que deben realizar.
#10 Gouti, el ERP dedicado a la gestión de proyectos
Diseñado para ser el aliado de los Project Managers y directores de proyecto, Gouti permite:
- Seguir las diferentes etapas de un proyecto, desde la definición de los objetivos, hasta la entrega del producto final
- Colaborar con los equipos para facilitar la difusión de la información
- Agrupar a los usuarios por equipo o por proyecto para simplificar el acceso a la información
- Controlar el tiempo empleado para medir la carga de trabajo de los equipos
- Asignar un índice de riesgo a cada tarea para saber si puede ser problemática o no
- Utilizar las numerosas plantillas disponibles: acta de constitución del proyecto, informes de progreso, actualización del proyecto, etc.
Importante: todas las visualizaciones de la plataforma están disponibles en formato de imagen para integrarlas fácilmente en tus presentaciones.
La versión gratuita de la herramienta solo permite gestionar un único proyecto con funcionalidad limitada. Para administrar un número ilimitado de proyectos y tener acceso al seguimiento e informes del equipo, lo mejor será optar por la versión premium disponible desde 10,50€ al mes. Esta suscripción se puede probar temporalmente de forma gratuita.
Ya dispones de toda la información para elegir la herramienta gratuita de planificación de proyectos gratis que mejor se puede adaptar a tu organización interna y las necesidades de tu negocio, en términos de gestión de proyectos, colaboración y rentabilidad. ¡Ahora ya solo tienes que ponerte manos a la obra!
Limitaciones de los software gratuitos de planificación de proyectos
La mayoría de las herramientas de planificación ofrecen una versión gratuita: buenas noticias para las nuevas empresas y las pymes que quieren establecer procesos de gestión de proyectos para organizar el trabajo, pero no tienen muchos recursos a su disposición.
Estos planes sin coste son muy útiles para gestionar proyectos sencillos y usar funciones clásicas como la creación de un calendario, la asignación y el seguimiento de tareas. Sin embargo, debemos tener presente que las versiones gratuitas no dejan de ser limitadas. Estas limitaciones se reflejan en 2 áreas principales:
- El número de usuarios suele estar muy limitado cuando no pagas. Si tienes un equipo pequeño con diez empleados, esta limitación no es tan grande. Sin embargo, si quieres asignar tareas a equipos de más de 10 personas e intercambiar información con ellas, serán menos las plataformas que te ofrezcan esta opción gratis. En ese caso, puedes recurrir a los software Asana y Trello, que no imponen restricciones en el número de usuarios de la versión gratuita.
- Las funcionalidades están limitadas en número y profundidad. Aunque en gran medida puedes llevar a cabo la gestión de tus proyectos con las versiones gratuitas, algunas funciones más avanzadas solo están disponibles para los miembros que se hayan suscrito a una oferta de pago, por ejemplo: búsquedas avanzadas, gestión de autorizaciones o espacio disponible para el almacenamiento de datos.
Preguntas frecuentes sobre planificación de proyectos
¿Qué es una herramienta de planificación de proyectos?
Una herramienta de planificación de proyectos, o gestión de proyectos, es un software colaborativo que facilita la organización de un proyecto y su seguimiento centralizando toda la información relativa al mismo (planificación, tareas a realizar, colaboradores, etc.). Las herramientas disponibles en el mercado ofrecen muchas funcionales para configurar la visualización de la información y asignar tareas a los equipos para tener una planificación fluida y eficiente.
¿Cuáles son las funcionalidades clave de una herramienta de planificación de proyectos?
Una plataforma de gestión de proyectos tiene muchas funciones para ayudar a los propietarios de productos y los Project Managers en sus funciones diarias, tales como: crear un calendario de proyecto, asignar tareas a los equipos de trabajo y tener controladas las acciones que hay que realizar y el tiempo empleado, la capacidad de colaboración entre los miembros del equipo, y la gestión de presupuestos y recursos.
¿Cuáles son las limitaciones de las aplicaciones gratuitas?
Algunas herramientas ofrecen una versión gratis limitada en número de usuarios o reservan ciertas funciones solo para versiones de pago. Además, si tienes un equipo pequeño y unas necesidades de gestión bastante estándar, como la creación de un calendario de proyectos, la asignación y el seguimiento de tareas: una herramienta de planificación de proyectos en su plan sin coste puede bastar para satisfacer tus necesidades. En nuestro análisis sobre Notion, quedan bastante patentes las limitaciones de las versiones gratuitas.
¿Qué herramientas de planificación de proyectos de código abierto existen?
Entre las herramientas de planificación de proyectos open source más conocidas y utilizadas del mercado podemos mencionar a Asana, Monday o Hubspot. Todas tienen una versión gratuita que te permite comenzar a usarlas para gestionar proyectos simples.
Webolto ES