¿Quieres organizar mejor tu trabajo o el trabajo de tu equipo? ¿Te gustaría automatizar todas las tareas que sea posible para ahorrar tiempo? ¿Quieres aprovechar el potencial de la digitalización para ganar eficiencia en tu empresa? Si es así, ¡las herramientas para mejorar la productividad están pensadas para ti!
Estas aplicaciones han venido para quedarse. Hay tantas que puede resultar difícil elegir. Plataformas de gestión de proyectos, soluciones de retroplanning… En este artículo, te presentaremos algunos de recursos que puedes utilizar y te ayudaremos a conocerlos más a fondo.
Índice
Las mejores herramientas de gestión de proyectos
Trello
Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos gratis en línea más eficaces para aumentar la productividad laboral. Está inspirada en el método Kanban, un tablero donde se colocan fichas para indicar el progreso de cada tarea del proyecto. Trello tiene la ventaja de ser intuitivo y lúdico. También es posible establecer plazos para cumplir con cada etapa de producción. Esto te permite anticiparte y cumplir con los plazos de entrega de los pedidos.
Tarifas
Trello ofrece una versión completamente gratuita, para gestionar hasta 10 tableros por equipo y compartir archivos adjuntos de hasta 10MB cada uno. También ofrece una versión Business por 9,99$ al mes y una versión Enterprise por una tarifa mensual de 17,50$. Estos dos últimos planes incluyen funcionalidades avanzadas que permiten, por ejemplo, administrar un número ilimitado de tableros y adjuntar ficheros de gran tamaño. Con las versiones de pago, es posible vincular Trello a otras aplicaciones y personalizar los derechos de acceso de diferentes usuarios.
Asana
Asana está diseñado para gestionar tareas y que los equipos de trabajo accedan a toda la información sobre sus proyectos en tiempo real. Esta herramienta fue diseñada por uno de los cofundadores de Facebook, y por tanto tiene una interfaz atractiva, manejable y fácil de usar. Para ayudarte a mejorar tu productividad, Asana te ofrece recursos para planificar tareas, generar flujos de trabajo y definir sus plazos.
Tarifas
Asana está disponible gratis con las funcionalidades básicas que permiten un equipo de 15 usuarios, un número ilimitado de tareas y proyectos y acceso a la aplicación en iOS y Android. Las versiones Premium y Business ofrecen más posibilidades con un pago mensual de 10,99$ y 24,99$, respectivamente. Para un uso más avanzado de Asana, la versión Enterprise ofrece características a medida y una tarifa mensual adaptada a las necesidades de tu empresa.
Zoho Projects
Es una de las herramientas para mejorar la productividad ideal para gestores de proyectos que necesitan administrar cronogramas y presupuestos precisos para aumentar la productividad. Con Zoho Projects, es posible comprobar con un solo golpe de vista que los proyectos de la empresa avanzan al ritmo esperado. Tendrás la posibilidad de dividir los proyectos más importantes en hitos o tareas y podrás configurar que los procesos puedan repetirse en intervalos regulares cuando sea necesario.
Los diferentes diagramas te permiten visualizar el progreso de los proyectos, o la distribución de tareas y recursos. Los empleados también pueden chatear y compartir documentos dentro de la aplicación para agilizar la transmisión de información dentro de los equipos. Zoho Projects te permite mantener el control y la visibilidad de todos tus proyectos desde una única interfaz.
Tarifas
Zoho Projects ofrece tres planes de precios que van desde una versión gratuita hasta un plan Premium por 5$ por usuario al mes y una plan Empresa por 10$ por usuario al mes. La elección de la versión depende principalmente de la cantidad de personas que componen tu equipo, la cantidad de proyectos que necesitas gestionar y el volumen de archivos que tienes que compartir. Las versiones más avanzadas de Zoho Projects posibilitan la gestión de presupuestos por proyecto, exportación de estadísticas, gestión de recursos e incluso sesiones de formación para aprovechar al máximo la aplicación.
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Las mejores herramientas para el control del tiempo
Time Doctor
Es una de las herramientas para mejorar la productividad de tu empresa que debes considerar si te interesa la gestión del tiempo. Con Time Doctor, puedes analizar en todo momento el tiempo dedicado a cada tarea y el tiempo dedicado a las pausas. El software registra los sitios web visitados y toma capturas de pantalla de la computadora a intervalos regulares, para evaluar los tiempos de trabajo efectivos.
De esta manera, te aseguras de que te mantienes centrado en tu objetivo y no te entretienes con tareas secundarias que deben completarse en poco tiempo. Esto te permite establecer objetivos concretos para los equipos de trabajo y aumentar su productividad con datos concretos, así como gestionar sus nóminas en función del tiempo de trabajo efectivo. Con Time Doctor, te aseguras de que aprovechas al máximo tu tiempo para realizar las tareas de cada día y cada semana.
Tarifas
Time Doctor está disponible con 3 ofertas: Basic por 7$ al mes, Standard por 10$ al mes y Premium por 20$ al mes. Todas incluyen el seguimiento del tiempo de trabajo efectivo y de las actividades realizadas en los equipos informáticos, así como la planificación de proyectos y tareas. En la versión Standard destaca, en particular, el registro de las aplicaciones y los sitios web visitados, así como la gestión de la remuneración de las horas trabajadas. Finalmente, la versión Premium ofrece capturas de video del ordenador a intervalos regulares, así como seguridad mejorada para el acceso a los datos y almacenamiento ilimitado de los datos recopilados.
Toggl
Toggl es un excelente módulo de gestión del tiempo. Con esta plataforma podrás extraer una amplia variedad de análisis del tiempo de trabajo. Puedes usarla individualmente, para mejorar tu productividad personal, o para un equipo completo. Con Toggl, puedes determinar con precisión el tiempo dedicado a cada una de las tareas diarias o proyectos en los que trabajas. Estos datos te permiten conocer el tiempo preciso que dedicas a cada cliente. Esto te permite fijar los precios y facturar con más facilidad y, a la vez, te aseguras de que administras bien tu tiempo para mejorar tu productividad.
Esta herramienta también te permite conocer mejor tus capacidades productivas en función de las tareas y proyectos que debes realizar. Podrás optimizar tu tiempo de trabajo gracias a la gran variedad de análisis disponibles para anticipar cada evento que pueda tener impacto en tu productividad.
Harvest
Harvest ofrece una gestión del tiempo por proyectos muy fácil de manejar. Este es sin duda el punto fuerte de esta aplicación: se instala rápidamente y es fácil familiarizarse con ella. Tienes la posibilidad de conectarla con otras aplicaciones como Trello, para poder conocer en tiempo real el progreso de cada proyecto que estás llevando a cabo. Con Harvest gestionas una gran cantidad de proyectos de forma simultánea. Harvest cuenta con un motor de búsqueda que resulta práctico para que los usuarios encuentren en cuestión de segundos sus proyectos entre una lista larga.
Con este programa también proporcionas a los clientes informes detallados del tiempo que has empleado en completar sus pedidos. También se puede vincular a ciertos software de contabilidad como Xero, para facturar a tus clientes el tiempo invertido en sus proyectos. El cliente recibe una factura fácilmente comprensible en la que se reflejan. También supone un ahorro de tiempo para ti porque ya no tendrás que calcular y controlar los tiempos de trabajo facturados, lo que te permitirá ganar en productividad.
Tarifas
Harvest ofrece una versión gratuita y una versión de pago por 12$/mes. La tarifa es flexible según el número de usuarios, el método de facturación elegido (anual o mensual) y la organización en la que lo utilices (negocio, educación, etc.).
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Las mejores herramientas para compartir información
Notion
Notion es un software integral, ideal para aumentar la productividad y agilizar la comunicación, sin que se pierda la información importante. Podrás redactar notas, crear una base de conocimientos común y organizar proyectos profesionales, para lo que la plataforma ofrece plantillas específicas. Lo convertirás en una buena fuente de información, de tal manera que los colaboradores no perderán mucho tiempo buscando datos esenciales, que deben tener a mano. Reunirás en un solo punto todos los datos necesarios para el buen funcionamiento de tu empresa. Además, es posible crear tareas y recordatorios para que nadie olvide instrucciones importantes.
Tarifas
Notion tiene 3 planes de suscripción diferentes: un plan personal para uso individual a 4$ al mes, un plan de equipo a 8$ al mes y un plan totalmente personalizable cuyo precio depende de las necesidades de tu empresa.
Slite
Con Slite, puedes guardar notas personales y decidir si deseas compartirlas o no con otros usuarios. Todos pueden contribuir a la información compartida enriqueciendo las notas o comentándolas. Puedes centralizar los datos que necesites personalmente y crear grupos de trabajo con los que podrás compartir lo que necesiten específicamente para trabajar en buenas condiciones.
Slite es una aplicación eficiente y fácil de usar, que puede agilizar bastante la comunicación en tu empresa. Su principal ventaja para aumentar la productividad es el ahorro de tiempo, ya que se puede tardar mucho en buscar información que no está fácilmente disponible.
Tarifas
Slite tiene una versión gratuita y dos planes de pago: Standard por 8$ al mes y Premium por 15$ al mes.
Dropbox Paper
Para usar Dropbox Paper tan solo hay que tener una cuenta de Dropbox. Con esta herramienta, crear, editar y ordenar contenido en colaboración con tus compañeros de equipo se convierte en un juego de niños. También puedes importar documentos de Word o Excel para guardarlos en tu base de conocimientos.
Tendrás la posibilidad de asignar tareas a los equipos y sus miembros, con el fin de agilizar la comunicación interna de los proyectos. Dropbox Paper permite compartir ciertos elementos en una fecha predefinida, para que todos puedan encontrar la información que les resulte útil a su debido tiempo. Además, esta aplicación en línea incluye un módulo de chat instantáneo para que puedas chatear con cada miembro de tu empresa en cualquier momento.
Tarifas
Dropbox Paper está disponible en una versión gratuita o de pago. La versión de pago desde 10€ al mes permite disfrutar de más funcionalidades.
Las mejores herramientas para compartir y almacenar archivos
Send Space
El envío de archivos grandes se simplifica con Send Space. Con esta plataforma, sabrás siempre en qué punto se encuentra la transferencia de tus ficheros. Además, hay una opción que te permite recibir un email cuando tu archivo llega a su destinatario.
Los archivos se pueden quedar almacenados durante 30 días con la versión gratuita e indefinidamente con la versión premium. Esto viene muy bien cuando ciertas carpetas pesan mucho en la memoria de tu computadora. También es una excelente manera de proteger los archivos importantes de cualquier riesgo asociado con una fallo en el equipo informático.
Tus archivos se podrán consultar en cualquier momento con una simple conexión a internet. La transferencia y las copias de seguridad de tus ficheros están protegidas con una contraseña.
Tarifas
Para transferir puntualmente un archivo de 300MB como máximo, se puede utilizar SendSpace gratis. Si quieres manejar ficheros más grandes y opciones más amplias, como el almacenamiento de datos, dispones de varias suscripciones a partir de 6,67€ al mes. La suscripción de 14,92€ al mes aumenta el tamaño de los archivos enviados hasta 10GB. Por último, la suscripción Business desde 30,17€ al mes ofrece opciones adicionales como el modo multiusuario.
TransferNow
TransferNow es una aplicación que te permite enviar archivos en línea, sea cual sea su tamaño. Se puede utilizar de forma segura desde cualquier dispositivo. Puedes generar enlaces de descarga o transferir sus documentos directamente por email con facilidad. Los ficheros que envías se quedan guardados en la plataforma durante un periodo limitado (que depende de cada plan). Después, se eliminan automáticamente y no se conservan copias para garantizar la confidencialidad de tus datos.
Tarifas
TransferNow se puede utilizar de forma gratis dentro del límite de 5GB por cada transferencia. Para ficheros más grandes, la suscripción Premium a 8,33€ sin IVA/mes permite 20GB por transferencia. Por último, para un uso intensivo, el plan TransferNow Team cuesta 16,50€ sin IVA/mes y aumenta el límite a 50GB por transferencia.
Google Drive
Google Drive ofrece un espacio de almacenamiento en la nube que puedes compartir con otras personas. Al almacenar en Google Drive, tienes la posibilidad de compartir con quien lo desees archivos, hasta los más pesados, así como carpetas con varios ficheros. En cada archivo compartido, es posible definir las acciones que los destinatarios podrán realizar sobre él (leer, comentar, modificar, etc.). En la interfaz de administrador, llevas el seguimiento de las acciones realizadas por los usuarios en los ficheros y filtrar los documentos que deseas compartir con cada individuo.
Tarifas
Google Drive es de uso gratuito hasta 15GB. Para almacenar más datos, debes contratar suscripciones de pago que van desde los 2,99€/mes por 200GB de almacenamiento, hasta los 299,99€/mes por 300TB.
Las mejores herramientas para la curación de contenidos
HubSpot monitoring & publishing
HubSpot es una herramienta de marketing completa que garantiza el aumento la productividad gracias a un seguimiento de la competencia a gran escala. Su inteligencia artificial analiza el contenido de tus clientes y competidores, así como de todos los actores más destacados de tu sector de actividad.
Poo ejemplo, podrás recibir en tiempo real los tuits que más puedan interesar a tu potencial target, y de esta forma podrás crear tu contenido a partir de la información que hayas recopilado de forma automática. Después, la solución CRM incluida en HubSpot facilitará la difusión de tus contenidos.
Tarifas
El módulo Monitoring & Publishing está disponible en la versión pro de la plataforma Marketing HubSpot por 823€/mes.
Scoop.it
Este software de curación de contenido es intuitivo y resulta muy fácil aprender a manejarlo. Tiene la capacidad de analizar muchas páginas web a diario con el fin de ordenarlas de manera relevante. Ahorrarás tiempo organizando el contenido que utilizarás como fuente para crear tus propios artículos. Es compatible con herramientas de automatización de marketing como Hubspot y Marketo, y también con los principales CMS. ¡La facilidad de uso y las amplias compatibilidades de este software de curación te ahorrarán mucho tiempo y esto te permitirá aumentar la productividad!
Tarifas
Scoop.it ofrece una versión gratuita que te permite guardar páginas web ilimitadas, pero no compartirlas en redes sociales. Con la suscripción de 14,99$/mes es posible compartir en 5 redes sociales y la suscripción de 67$/mes posibilita que el equipo entero tenga acceso a Scoop.it y compartir en 10 redes sociales.
Esta aplicación te acompaña para guardar en cualquier momento el contenido que consideres relevante y centralizarlo en una sola interfaz. Se incorpora a tu navegador web. Solo tienes que hacer clic en la pestaña «Pocket» para guardar las páginas web que deseas tener disponibles más adelante. Después, puedes encontrarlos en cualquier momento desde cualquier computadora, smatphone o tableta. ¡Incluso sin conexión a Internet!
Tarifas
Pocket ofrece un modo libre con el que guardar y consultar las páginas que hayas guardado en cualquier momento. También hay disponible una versión premium por 4,99€/mes (con un 25% de descuento por suscripción anual), con la que es más fácil extraer y encontrar el contenido que te interesa y guardarlo indefinidamente.
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