¿Las listas de tareas pendientes forman parte de tu día a día?, ¿necesitas ayuda para tener claro de qué te tienes que ocupar primero? Si es así, te interesa conocer las herramientas de gestión de tareas: tu solución para centralizar todos tus quehaceres y coordinarte con otras personas para llevarlos a cabo.
Estos software están dedicados principalmente al uso profesional, pero una parte de él también es adecuada para un uso más personal. ¿Cómo realizar la selección? ¡La respuesta no es fácil, ya que depende de tus necesidades específicas! La buena noticia es que la mayoría de las herramientas de gestión de tareas que te vamos a presentar están disponibles en versión gratuita. Por tanto, puedes probarlas sin meter la mano en la cartera y decidir con menos limitaciones.
Te vamos a ayudar a ver las cosas con más claridad explicándote las principales ventajas de las principales herramientas de gestión de tareas que hay en el mercado, gratis y de pago. Prácticamente todas se manejan desde un navegador web y en la nube. ¡Empecemos en recorrido por las 10 aplicaciones!
Índice
Tabla resumen: las 5 herramientas de gestión de tareas principales
| Herramienta | Descripción | Tarifas mensuales |
|---|---|---|
 | Trello es una de las herramientas de gestión más populares del mercado, muy visual y basada en el método Kanban. |
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 | Asana facilita la programación de tareas para un trabajo 100% centralizado. |
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 | Monday.com permite seguir el progreso de tus proyectos desde el principio. |
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 | Notion es una herramienta de productividad que deja un gran margen a la creatividad y libertad. |
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 | Todoist es una herramienta optimizada para una gestión sencilla y eficaz de sus proyectos. |
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#1 Trello, la herramienta de gestión de tareas intuitiva y ágil
El software Trello forma parte de los más populares de su categoría y no es difícil comprender por qué. Se adapta a usuarios de todo tipo, tanto trabajadores autónomos como empresas, con una interfaz que no podría ser más fácil de usar. Además, no impone ningún límite al número de usuarios, ni siquiera en la versión gratuita.
En esta plataforma, los proyectos se componen de tarjetas y listas, que se organizan en forma de tablas, a su vez divididas en varias etapas. Trello está inspirado en la metodología ágil Kanban y tiene como objetivo la mejora continua de los procesos.
Precio mensual
- Gratis: hasta 10 tableros por espacio de trabajo
- A partir de 6$ por usuario al mes. Tablas y almacenamiento ilimitados
- Premium: Desde 12,50$ por usuario al mes. Prueba gratuita disponible
- Entreprise: 17,50$ / mes para equipos de más de 100 miembros
Descuento del 20 % aprox. con facturación anual. Para el plan Entreprise, la facturación anual es obligatoria.
#2 Asana, la herramienta más completa para gestionar tus proyectos
Asana te permite crear todos los espacios de trabajo que quieras para generar proyectos ilimitados. ¡Es una de las herramientas de gestión de tareas complejas con mayor potencial! Tus proyectos son totalmente personalizables, así como la visualización de tu tablero.
La fórmula básica es totalmente gratuita y ya está bien provista. Oferta comercial: durante los primeros 30 días, obtienes acceso a la versión completa de la herramienta.
Precio mensual
- Básico: 0€. Procesos elementales
- Premium: desde 13,49€ por usuario. Procesos automatizados
- Business: Desde 30,49€ por usuario. Funciones ilimitadas y procesos avanzados
Descuento del 20 % aprox. con facturación anual
#3 Monday.com, una de las herramientas de gestión de tareas más flexibles
Con Monday.com, tienes todo lo que necesitas para visualizar mejor tu carga de trabajo y maximizar tu eficiencia. Puedes administrar todos los aspectos de tus tareas y las de tus colaboradores, conectar tus herramientas favoritas o navegar desde la aplicación móvil para tener todo a un clic de distancia. También se integra muy bien con los objetivos OKR. Además, puedes conectar esta aplicación con otros módulos de Monday para gestionar el marketing, las ventas, etc.
En términos estéticos, tampoco encontramos ninguna objeción. Monday.com tiene una interfaz impecable, clara y ordenada. Para probarlo tú mismo/a, ¡aprovecha la prueba gratuita de 14 días!
Nuestra opinión sobre Monday.com
Precio
- Plan gratis. Apto para particulares, hasta 5 usuarios
- Básico: desde 10€ por usuario. Para equipos pequeños
- Estándar: desde 12€ por usuario. Para equipos medianos
- Pro: desde 20€ por usuario. Para equipos grandes y flujos de trabajo complejos
- Corporativo: presupuesto a medida. Para organizaciones que necesitan funciones de seguridad avanzadas y soporte personalizado
Descuento del 20 % aprox. con facturación anual
#4 Notion, la herramienta para aprovechar toda tu creatividad
Sin duda, ¡una de las herramientas de gestión de tareas favoritas de Webolto! Notion combina una solución de toma de notas y procesamiento de textos, tablas de gestión de proyectos y bases de datos. El programa se puede usar a partir de plantillas de Notion variadas que se personalizan. A partir de ahí, las conexiones entre las diferentes tareas se establecen con facilidad.
La interfaz está formada por bloques y páginas que se conectan entre sí, y es tan ágil como práctica. Concede un gran protagonismo a la libertad y la creatividad de los usuarios. Puedes comprobarlo por ti mismo/a: todos los planes de suscripción se pueden probar de forma gratuita.
Precio mensual
- Plan gratis básico
- Plus: 10$ por usuario
- Business: 18$ por usuario
- Entreprise: presupuesto a medida
Descuento del 20 % aprox. con facturación anual
#5 Todoist, un software para organizar tareas muy avanzado
¿Necesitas una gestión y una planificación más avanzadas? Todoist clasifica de forma automática las tareas por categorías y orden de prioridad. Te permite elaborar tu lista vinculada a un calendario preciso. Y también puedes organizar los elementos de la lista en subcategorías, para llevar el seguimiento de tareas más complejas.
Todoist ofrece una versión gratuita, pero —la verdad sea dicha— es bastante limitada. Por su parte, los planes de pago tienen tarifas bastante asequibles.
Precio mensual
- 5 proyectos activos y 5 colaboradores por proyecto
- Pro: desde 5€ por usuario al mes. 300 proyectos activos y 25 empleados por proyecto
- Business: desde 8€ por usuario al mes. 500 proyectos y 50 empleados por proyecto
#6 Wrike, la herramienta de gestión de tareas basada en la nube
La proposición de valor de Wrike es que se adapta a tu forma de trabajar, y no al revés. Es una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube, que también puedes conectar a otras interfaces como GitHub, Adobe o Google Calendar.
Es una solución completa, te proporciona un sinfín de funcionalidades para definir tu proyecto. Además, Wrike te ofrece una herramienta de análisis potente, que te brinda la posibilidad de generar informes detallados con la información que necesites con un solo clic.
Precio mensual
- Versión gratuita.
- Team: desde 9,80 $. Para equipos de trabajo que estén creciendo rápido.
- Business: desde 24,80 $. Para conectar multitud de equipos
- Entreprise: presupuesto a medida. Para equipos grandes que necesitan seguridad
Wrike Business y Entreprise solo están disponibles por periodos anuales
#7 Microsoft To Do, una plataforma potente para combinar tus asuntos profesionales y personales
La herramienta Microsoft To Do te ofrece un montón de funciones para facilitar la planificación y el seguimiento de tu lista de tareas diarias online. Es adecuado para uso personal y también se integra muy bien en un entorno profesional. Puedes agregar notas y fechas de vencimiento a tus tareas pendientes, así como utilizar el tema y los colores que más te inspiren.
Hay varias suscripciones disponibles, tanto para particulares como empresas.
Precios
- Para particulares: a partir de 69,00€ IVA incluido/año. 1 usuario y 1 TB de almacenamiento
- Para pymes y microempresas: a partir de 5,10€ (sin IVA) por usuario/mes con la oferta Microsoft 365 Business Basic. Hasta 18,60 € (sin IVA) por usuario/mes con la oferta Microsoft 365 Business Premium
#8 ClickUp, la mejor relación calidad-precio del mercado
Es difícil encontrar herramientas de gestión de proyectos más versátiles que ClickUp. Esta solución para organizar tareas reúne tantas funcionalidades que nos costaría decir cuáles le faltan. Esta plataforma de organización del trabajo permite al gestor de proyectos desarrollar los procesos de trabajo desde cero.
Además, es posible generar cronogramas de proyecto y hojas de tareas. En definitiva, se trata de una plataforma muy completa que te recomendamos probar ya mismo.
Precios mensuales
- Free Forever: gratis, para un único usuario. Acceso a funcionalidades completas
- Unlimited: desde 9$. Almacenamiento y tablas ilimitadas
- Business: desde 19$. Equipos ilimitados
- Business Plus: desde 29$. Soporte prioritario
- Enterprise: precio a medida
Descuento del 40 % aprox. con facturación anual
#9 Google Keep, la encarnación de la simplicidad para profesionales independientes
¿Tomar notas, cargar fotos, notas de voz o archivos y sincronizarlos online automáticamente? Todo eso es un juego de niños con Google Keep, una herramienta sencilla e ingeniosa que, sin embargo, puede tener un impacto positivo en la productividad.
Puedes crear listas y enviarlas a tu equipo al momento, clasificarlas según su color u otros atributos, o usar la herramienta de búsqueda para encontrarlas con facilidad. Será más apropiado para autónomos y grupos pequeños de empleados que para grandes empresas.
Precio
Esta aplicación es gratis y se integra automáticamente en tu cuenta de Google.
#10 Mind Meister, votada como la aplicación de gestión de tareas más fácil del mundo
No pases por alto Mind Meister —antiguamente Meister Task— si buscas un software intuitivo. Su tablero te ofrece una visión global de todos tus proyectos. Puedes personalizar las tablas como desees, ya que se pueden añadir columnas y secciones ilimitadas. Y eso no es todo, ya que la interfaz de Mind Meister tiene recursos útiles.
Puedes conectar tus tareas, programarlas con anticipación, limitarlas en el tiempo o incluso automatizarlas. La guinda del pastel: puedes invitar usuarios ilimitados a colaborar.
Precios mensuales
Estos precios son con facturación anual y sin incluir el IVA:
- Básico: 0 €. 3 proyectos máximo y características básicas
- Pro: 8,25 € al mes. Más herramientas de personalización o integración que en la versión básica
- Empresas: 20,75 € al mes. Todo el contenido del plan Pro + acceso al cronograma, soporte telefónico, seguridad reforzada
- Corporación: con presupuesto a medida. La suscripción más completa y personalizable
¿Qué son las herramientas de gestión de tareas?
Un espacio colaborativo que se adapta a tus necesidades y las de tu equipo, ¿eso te dice algo? Las herramientas de gestión de tareas se diseñaron para optimizar tu tiempo de trabajo. Estos software te ayudan a llevar un seguimiento más eficaz de tu productividad al apoyarte en una metodología de trabajo consistente.
De esta forma, estas aplicaciones te ofrecen una mayor visibilidad de todos los aspectos de una tarea que debes procesar, desde el marketing hasta los recursos humanos y ventas. Puedes identificar, seguir y administrar todos tus proyectos desde una misma localización, y de esta forma:
- Crear y compartir misiones.
- Establecer una planificación efectiva.
- Asignar tareas.
- Preparar informes detallados.
- Establecer prioridades.
Los beneficios clave de las herramientas de gestión de tareas
Los software de gestión de tareas, ya sean gratuitos o de pago, ofrecen una amplia gama de funcionalidades para facilitarte la vida.
Estas son las 7 principales:
#1 Dividen tus tareas en subtareas
La colaboración eficaz comienza con una gestión inteligente del tiempo. Las herramientas de gestión de tareas ofrecen una visión general clara y precisa de todas las asignaciones que debes realizar. Dado que una tarea es solo una sucesión de «pequeñas tareas», puedes dividir tu trabajo utilizando un proceso estructurado. De esta forma, será más fácil compartir los objetivos y la planificación con tus empleados o colaboradores y trabajar con ellos.
#2 Se centran en lo esencial
Con un software potente, puedes organizar y priorizar fácilmente los pasos de tu trabajo según tus necesidades. Tienes la posibilidad de planificar de manera optimizada, aprovechar los momentos en los que se producen picos de productividad y conectar con los demás miembros del equipo para compartir y exprimir la inteligencia colectiva.
También puedes definir niveles de prioridad para cada tarea, asignarles una tipología o una fecha límite específica.
#3 Reducen tus márgenes de error
Relájate y respira (al menos un momento, ¡que sabemos que tienes que trabajar!). Las herramientas de administración de tareas te brindan una visión global de tu trabajo. Te protegen frente a posibles errores y omisiones.
Es decir, tienes la seguridad de no perder nada de vista y saber siempre en qué punto de los procesos te encuentras, ¡para concentrar los esfuerzos cuando de verdad sea necesario!
#4 Optimizan la gestión de tu tiempo
Al analizar de forma global todas tus ocupaciones y las de tu equipo, las herramientas de gestión de tareas te ayudan a optimizar el control de tu tiempo. Analiza tu metodología de trabajo e identifica las tareas que más energía consumen para tener una buena información de partida. Después, reconocerás las tareas que tengan más valor añadido y actuarás en consecuencia.
#5 Multiplican tu eficiencia
¿La función principal de este software? Garantizarte una mejor estructuración de tu trabajo. Puedes identificar tareas según su tipo y naturaleza con solo mirar tu pantalla. Las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo serán prioritarias para automatizarlas.
#6 Ahuyentan el estrés en beneficio del bienestar
Si consigues integrar herramientas para gestionar tareas en tu día a día, tendrás una oportunidad para minimizar el «trabajo bajo presión» y mejorar el rendimiento. Estas aplicaciones, junto con las herramientas de retroplanificación, ofrecen una forma clara y estructurada de trabajar, tratando de compatibilizar una carga de trabajo equilibrada y el cumplimiento de los plazos.
Todos los miembros del equipo saben lo que tienen que hacer y conocen las prioridades y los plazos para cada tarea. Se facilita la comunicación y es más difícil sobrecargarse de trabajo. ¡Una buena arma contra el estrés generalizado!
#7 Cultivan el trabajo en equipo
Tomar las decisiones más justas, repartir mejor la carga de trabajo y brindar una visión global a los miembros del equipo… estas son las principales oportunidades que genera el software de gestión de tareas. Tus equipos pueden intercambiar de forma colaborativa, así como compartir sus puntos de vista sobre los diferentes elementos de trabajo.
#8 Mantienen todos los datos importantes a mano
La mayoría de las aplicaciones de gestión de tareas te ofrecen la posibilidad de integrar otras interfaces, como GitHub, Adobe, Google Docs o Dropbox. De este modo, puedes centralizar todas tus herramientas favoritas en una misma plataforma. ¡Evita la atención dispersa de tener que abrir 10 o 15 pestañas diferentes en el navegador web!
Conclusión
Ya conoces las 10 aplicaciones de gestión de tareas más valoradas por nuestros equipos. ¡Ahora te toca hacer tu elección, y puede que no sea el paso más fácil! De ti depende estudiar qué necesidades tienes y comparar las diferentes soluciones disponibles para impulsar tu rendimiento y el de tus equipos.
Por último, un recordatorio importante: aunque —como acabamos de ver—estas soluciones informáticas suponen una ayuda considerable, no son ningún remedio mágico. Tendrás que revisar tu metodología de trabajo y adaptarla para maximizar el alcance de estas plataformas. Recuerda que el ensayo y error es tu mejor aliado.
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