Si estás buscando un método de organización para aumentar la productividad de tu negocio, sin duda debes probar la gestión de proyectos Lean. Si eres Project Manager, probablemente hayas probado diferentes métodos para mejorar tu productividad y no siempre han funcionado. Pero ¿alguna vez has experimentado con la gestión ajustada? Optimización del transporte, mejor administración de inventarios, menos residuos, etc. En este artículo te explicaremos qué es exactamente el método Lean y cómo aplicarlo.
Índice
¿Qué es la gestión de proyectos Lean?
El Lean Management
Lean es una filosofía de organización del trabajo concebida por Toyota Production System (TPS). Con estos métodos, TPS ha mejorado la fabricación y la logística, y también ha agilizado la interacción con proveedores y clientes. Forma parte de la gestión de proyectos agile. Lean sigue el principio de «producción justo a tiempo». Para recoger todo esto, Jeffrey Liker publicó The Toyota Way, una obra con los 14 Principios del Lean Management. El libro analiza los desafíos a los que se enfrentó Toyota para optimizar su línea de producción automotriz. Estos retos incluían:
- Transporte: el desplazamiento de productos no es necesario en el flujo de producción.
- Inventario: mala gestión de componentes, procesos y producto terminado
- Desplazamiento: movimiento innecesario de personas o equipos en un proceso
- Espera: la coordinación con la siguiente etapa de producción supone esperas.
- Sobreproducción: mayor suministro de componentes por encima de la demanda real
- Sobreprocesamiento: dedicar más recursos de los que requieren los estándares
- Defectos: riesgo de defectos debido a una inspección de calidad inadecuada
Estos desafíos se conocieron como los 7 desperdicios (mudas) o defectos que se deben eliminar. Toyota aplicó el TPS en sus flujos de fabricación de automóviles con este fin.
¿Cómo creó Toyota el método Lean?
Toyota identificó los defectos y desarrolló flujos para mejorar sus resultados. Después, la empresa aplicó los principios de la fabricación sin desperdicios. Desde de entonces, la gestión Lean se convirtió en una seña de identidad de Toyota. John Krafcik presentó el Lean Management en un artículo publicado en 1988, Triumph of the Lean Production System (pdf). El Programa Internacional de Vehículos Motorizados (IMVP) del MIT dio continuidad a la investigación de Krafcik. El libro que narra esta investigación supuso un éxito de ventas internacional: The Machine That Changed the World.
Hoy en día, los principios del Lean Management no se limitan en absoluto a las cadenas de producción en fábricas. IT, construcción, educación y otras industrias han adoptado los principios de gestión de proyectos Lean. Los beneficios más destacados de aplicar la gestión ajustada son:
- Atención al cliente mejorada: proporcionando exactamente lo que el cliente necesita
- Productividad mejorada: mejora la producción y el valor añadido por persona
- Calidad: implementa rigurosos controles de calidad para reducir los defectos del producto y la repetición del trabajo.
- Innovación: mejora el proyecto a través de lluvia de ideas y las aportaciones creativas.
- Reducción de residuos: menos transporte, esperas, uso ineficiente del espacio…
- Tiempos de entrega mejorados: responde a los requisitos más rápido con menos demoras
- Optimización de inventario: menos trabajo desarrollándose al mismo tiempo y, por tanto, inventario menor.
Definición
Según el Lean Enterprise Institute, «la idea central de la gestión de proyectos Lean es maximizar el valor para el cliente y minimizar el desperdicio». Lean significa crear más valor para los clientes con menos recursos. Una organización que aplica estos métodos entiende el valor que el cliente da a sus productos y centra sus procesos clave en aumentarlo continuamente. El objetivo final es proporcionar el máximo valor al cliente a través de un flujo creativo óptimo y eficiente. En resumen, reducir el desperdicio y agregar valor a cada fase del proceso. Los métodos Lean incluyen el ciclo de Deming, Kanban y Lean Six Sigma.
Tipos de gestión de proyectos Lean
El ciclo de Deming
Inspirado por las herramientas Kaizen de lean management, W. Edwards creó la filosofía Deming. Este método define cuatro fases para lograr resultados coherentes. Estas fases incluyen:
- Planificar: analizar e identificar el problema
- Hacer: desarrollar soluciones concretas para resolver el problema.
- Controlar: realizar un seguimiento de la eficacia de las soluciones y efectuar mejoras.
- Ajustar: ejecutar y aplicar las soluciones revisadas
Un ejemplo de aplicación del ciclo de Deming es «Los 5 porqués». El ciclo de Deming es particularmente útil en procesos cíclicos. Por ejemplo, puedes comenzar organizando sesiones de lluvia de ideas durante la fase de planificación. Analiza las respuestas a los 5 porqués para evaluar tu proceso anterior. En la fase de desarrollo, deja que tu equipo identifique soluciones a los problemas en el ciclo de vida de un proyecto.
En la fase de control, debes llevar el seguimiento de la calidad y eficacia de las soluciones utilizadas. En la fase final de ajuste, por último, tendrás que incluir mejoras. En teoría, el ciclo de Deming mejora el proyecto cada vez que se repite. Además de la fabricación, la rueda de Deming también es útil en la industria de la construcción o para un software que se actualiza cada cierto tiempo. Este método de gestión ajustada es útil para todas las industrias que siguen un ciclo de producción sistemático.
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma identifica la causa que origina los problemas en la gestión de proyectos. Este método tiene como objetivo minimizar las pérdidas de tiempo y recursos. Las cinco fases (definir, medir, explorar, desarrollar e implementar) del proyecto incluyen:
- Definir el alcance del proyecto, planificar los objetivos e identificar el valor para tu cliente
- Medir cómo cuantificarás el éxito a lo largo del proyecto
- Explorar nuevas formas de entregar proyectos para mejorar el proceso
- Desarrollar un plan integral mediante la evaluación de los requisitos del proyecto.
- Implementar el plan para alcanzar los objetivos del proyecto.
Los métodos Lean Six Sigma requieren herramientas de Lean Management. Utilice estas herramientas para verificar datos y medir la mejora continua de los objetivos del proyecto. Las herramientas utilizadas en Six Sigma para la gestión de proyectos incluyen:
- Mapeo de las cadenas de valor para visualizar el flujo de trabajo de principio a fin
- Encuestas a clientes o grupos de discusión para abordar problemas cíclicos del proyecto
- Análisis de las causas más profundas para identificar problemas
- Diagrama de Gantt para representar el progreso de los proyectos y objetivos
- Gráficos de control de procesos estadísticos para verificar datos
Kanban
Kanban es una palabra japonesa que significa «señal visual» o «tarjeta». El concepto forma parte de la gestión de proyectos Lean. ¿Por qué? La naturaleza visual de Kanban permite a los equipos compartir información sobre los flujos de trabajo. Todos los miembros del equipo están al día durante todo el proceso.
También normaliza los periodos de espera entre una tarea y otra, para reducir el desperdicio y maximizar el valor para el cliente. ¿Cómo puedes usar Kanban en tus procesos? Puedes categorizar las fases como «Pendiente», «En proceso» y «Terminado» y asignar tareas usando notas adhesivas. Esto lo puedes hacer manualmente o con una herramienta de gestión de proyectos.
El arte de gestionar un proyecto Lean
Antes de implantar la gestión de proyectos Lean, es buena idea conocer los principios de Toyota que definen esta nueva filosofía de planificación. Forman las piedras angulares del método y pretenden servir de inspiración. Vamos a ver un resumen de los principios para reducir el desperdicio y lograr una mayor productividad:
Un plan a largo plazo en lugar de objetivos financieros a corto plazo
Las personas que trabajan en tu proyecto necesitan un propósito claro para lograr los objetivos. La motivación crea una visión clara para alinearse con esos objetivos. Identifica las brechas en tu proceso de gestión. El éxito del proyecto proviene de las lecciones aprendidas para que sea más eficaz. El ROI y las ganancias a corto plazo no son la única medida del éxito empresarial y en esta filosofía no son la prioridad.
Una visión de conjunto del proceso
No te centres en mejorar una tarea de cada vez: céntrate en mejorar todo el proceso, sobre todo si tienes más de 10 empleados trabajando en el proyecto. No dejes de innovar en los flujos de trabajo para mejorar el ciclo de producción de forma global.
Sistemas de «ajuste» para evitar la superproducción
¿Cómo sabes cuándo debes dejar de enviar productos a tu cliente? Por razones obvias, el cliente te llama y te dice que te detengas. Prioriza la comunicación ágil con todas las partes implicadas. Puedes usar el método Scrum y/o Kanban con un software como Trello para coordinarte con tus equipos y también con tus proveedores y clientes. La oferta y la demanda deben constituir la base del proceso de gestión de proyectos. Cada parte está al corriente de cuándo y dónde se entrega el trabajo y se organiza en función de eso.
División equitativa de la carga de trabajo entre el equipo
Este principio permite minimizar los desperdicios y evita sobrecargar a las partes implicadas en tu proyecto. Recuerda que cada actor del proceso tiene ua función predefinida, algo que se espera de él. Si se sienten agotados con una tarea, no se esforzarán por brindar la mejor calidad. Como Project Manager, tu objetivo principal debe ser priorizar la calidad sobre la cantidad. Asigna tareas a las partes implicadas en función de la carga de trabajo que puedan asumir.
Cultura de resolución de problemas para mantener los estándares de calidad
Todas las partes implicadas en tu proyecto tienen voz en la implantación de soluciones. Deben tener la posibilidad de señalar cualquier problema de calidad y sentir la responsabilidad de hacerlo. Compartir e intercambiar impresiones es esencial durante todo el proceso y nadie debe sentirlo como algo ajeno.
Consistencia de tareas y procesos para la mejora continua y el compromiso de los empleados
Debes crear una planificación estandarizada manteniendo controles de calidad y procedimientos operativos estándar. Si no estandarizas las métricas de gestión, no tendrás ninguna base para mejorar la calidad del proyecto.
Uso de Kanban para señalar áreas problemáticas
Este principio utiliza el programa 5S del lean management. El 5S significa:
- Seiri (separar)
- Seiton (recoger-clasificar)
- Seiso (limpiar-reparar)
- Seiketsu (ordenar)
- Shitsuke (rigor)
Usa métodos visuales como Kanban para aplicar estas 5S a tu proyecto e identificar posible áreas problemáticas.
Uso de herramientas tecnológicas adecuadas para tu proyecto
Identifica herramientas y software de gestión de proyectos que se adapte a tus necesidades.
Compartir la filosofía de trabajo con el equipo
Sin una innovación constante, estos principios pueden desaparecer. Estos principios deben formar parte del proceso de gestión de proyectos. Tus empleados deben tener la formación más actualizada posible para crear una comunidad de aprendizaje y crecimiento.
Personas y equipos únicos para seguir tu filosofía empresarial
Crea equipos de al menos 4-5 personas de diferentes niveles de gestión. El éxito de yu proyecto depende del equipo y no de un solo individuo.
Respeto a tus socios y proveedores ayudándolos a mejorar sus procesos
Aunque no pertenezcan necesariamente a tu organización, la eficiencia de los equipos que trabajan contigo termina siendo tu propia eficiencia. No escatimes en colaboración con otros líderes de equipo y prácticas colaborativas.
Información sobre las exigencias clave del proyecto
La gestión de proyectos es un proceso de aprendizaje continuo. Toma nota de las lecciones aprendidas de los éxitos y fracasos.
Toma de decisiones basada en el consenso considerando todas las opciones
A veces un proyecto no cumple con las expectativas del plan original. Para evitar esas situaciones en la medida de lo posible, este es el protocolo de actuación:
- Descubrir lo que está pasando
- Determinar la causa profunda de los problemas
- Considerar otras alternativas
- Generar consenso sobre la resolución
- Utilizar herramientas de comunicación eficaces.
Organización basada en el aprendizaje a través de la reflexión y mejora continua
Céntrate en crear un entorno de aprendizaje para tu equipo. Estos principios forman parte de la visión y filosofía de Toyota. Aplica los cinco primeros principios a la gestión de tu proyecto y puedes innovar en tu organización con los demás principios. Jeffrey Liker lo explica en su libro, The Toyota Way: «The Toyota Way es una filosofía y un conjunto de herramientas que deben extrapolarse a tu situación. Pero debes comprender que estos principios son algo en lo que tú mismo/a debes creer y por lo tanto debes buscar. Forman parte de un universo más amplio que busca la armonía y la perfección para alcanzar el éxito».
En definitiva, este es un marco teórico al que no tienes que adherirte de forma rígida. Sigue aquellas recomendaciones que consideres adecuadas para la gestión de tu proyecto y adáptalas a las particularidades de tu equipo de trabajo.
Conclusión: ¿cuándo es buena idea utilizar la gestión de proyectos Lean?
Los proyectos Lean tienen una estructura iterativa, al igual que la metodología Scrum. Puede combinarse con los objetivos OKR. Además, el cliente es una parte central de esta filosofía de trabajo. Debes utilizar la gestión Lean en proyectos «pequeños» que tengan unos plazos de entrega a corto plazo, como pueden ser algunos proyectos web. Los equipos pequeños y autogestionados son menos efectivos en la gestión de grandes proyectos.
Este método requiere una buena comunicación entre los miembros del equipo. Resulta más fácil aplicar para proyectos pequeños y se combina muy bien con herramientas de retroplaning. No se apoya en recursos adicionales.
¿Listo/a para aplicar la gestión de proyectos Lean?
Esta metodología reduce el desperdicio y los tiempos muertos y, al mismo tiempo, aumenta la colaboración con el cliente, lo que lo convierte en un método ideal para proyectos pequeños. A ti, ¿qué opinión te merece este planteamiento?, ¿alguna vez lo has probado? Te escuchamos en los comentarios.
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