La gestión ágil de proyectos agile es un método desarrollado a finales de la década de 1980, en un principio para proyectos de software. Actualmente, es un método que también se utiliza en otros sectores y para proyectos de todo tipo. ¡Es atractivo para muchas empresas!
Pero, ¿de qué estamos hablando exactamente? Vamos a descubrir juntos los fundamentos de la metodología de gestión de proyectos ágil.
Índice
¿Qué es la gestión de proyectos agile?
Definición de gestión de proyectos agile
Las metodologías ágiles para proyectos se caracterizan por tener un enfoque iterativo, es decir, los proyectos avanzan paso a paso. En lugar de dejarlo todo definido desde un principio, el proyecto se divide en varios subproyectos y se evalúa en todo su proceso, frente a la gestión de proyectos tradicional en la que solo se muestra al cliente el producto final. Los clientes están integrados en el proceso de desarrollo. Es posible —e incluso deseable— que vayan viendo y probando el producto en sus fases intermedias de desarrollo y que compartan impresiones sobre él.
Fuente: Nvisia
El equipo debe cuestionarse a sí mismo continuamente, priorizando una metodología empírica y centrada en el producto. Todas las partes involucradas en el proyecto (stakeholders) se comunican sin intermediarios y persiguen un mismo objetivo. Se retienen los métodos eficaces y se descartan los menos productivos.
En definitiva, este método innovador está pensado para evitar decepciones demasiado grandes en la entrega final, adaptando el proyecto a las expectativas y necesidades del cliente en todas las etapas de trabajo. Los cambios suponen oportunidades porque pueden dar lugar a nuevas funcionalidades y aportar valor al producto.
Se trata de aportar flexibilidad frente a las metodologías que lo preceden, en las que el cumplimiento estricto de un plan solía ser la norma. La gestión de proyectos agile permite efectuar modificaciones sobre la marcha. De esta forma, el tiempo entre la formulación de una necesidad y su realización se reduce de forma considerable.
El éxito de este método se explica por su gran adaptabilidad a todo tipo de proyectos y sectores.
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Los orígenes de la gestión ágil de proyectos
Durante las décadas de 1980 y 1990, el auge de las nuevas tecnologías complicó el desarrollo de proyectos en las empresas. El mercado evolucionaba a tal velocidad que, a menudo, los productos finales ya se habían quedado obsoletos en el momento de su lanzamiento.
En esta situación, los gestores de proyectos tuvieron que reinventarse para seguir el ritmo a un progreso innovador cada vez más vertiginoso. En este contexto se inventó la metodología ágil, más eficiente y sobre todo adaptada a nuevas realidades como las telecomunicaciones y, un poco más adelante, la tecnología.
A veces, esto implica repensar un modelo completo y los emprendedores 2.0 lo han asimilado creando, desde un primer momento, estructuras que permitan implantar una gestión de proyectos agile. Los equipos se forman en esta metodología y el número de intermediarios se reduce al mínimo. La ganancia en competitividad es enorme: las empresas que mantienen métodos «tradicionales» corren el riesgo de ser superadas por estos nuevos actores, flexibles y listas para adaptarse a la demanda de los clientes con rapidez. Los éxitos recientes de este método de Project Management son bien conocidos: Airbnb, Uber, BlaBlaCar, etc. Hoy en día son cientos, incluso miles, las empresas apuestan por el universo agile.
Ventajas de la gestión de proyectos agile
Adaptabilidad infalible
Los métodos ágiles permiten mantener un control total sobre la producción de un producto. Cada paso es independiente y, por tanto, podría tratarse como un proyecto con entidad propia. Las prioridades y necesidades del cliente pueden variar. Esto es normal porque permanece atento al dinamismo de su mercado y sabe lo que en cada momento quieren sus potenciales usuarios.
En una estructura tradicional, estos cambios pueden suponer un freno para la producción del entregable final. En cambio, en la gestión de proyectos agile, cada modificación puede generar una ventaja competitiva. Se trata de oportunidades.
Mejora de la productividad
Cuando se favorece una metodología ágil, los equipos intercambian entre sí y tienen acceso directo a las impresiones de los clientes. Esta flexibilidad lleva a una mayor eficiencia porque acentúa la responsabilidad de cada miembro del proyecto, dejándole una mayor autonomía.
En este aspecto, la ventaja es doble. Los empleados disfrutan de trabajar y crecer en un entorno ágil. Ya no tienen que esperar días o incluso semanas para obtener la aprobación del cliente para realizar un cambio menor. Todos los procesos se desarrollan en tiempo real, con mayor libertad. Además, a las empresas les resulta más fácil retener el talento e implicarlo en su proyecto.
Productos de calidad
En la metodología ágil, cada etapa del proyecto tiene su parte de iteración, es decir, de adiciones y modificaciones, enfocadas siempre en la mejora del producto final, cuyo valor añadido va aumentando de forma progresiva a lo largo del proceso.
Se llevan a cabo pruebas para probar el producto con regularidad. De esta forma, tanto el cliente como los equipos aseguran la calidad y el buen funcionamiento de su producto. La satisfacción del usuario final es, para todos, el objetivo del proyecto.
Mayor retorno de inversión
Por su propia naturaleza, y por la mayor eficiencia que genera, la metodología ágil equivale a reducir el tiempo de comercialización del producto final. La ventaja competitiva es clara: una comercialización más rápida significa adelantarte a tus competidores directos y dar a conocer tu producto más rápidamente a los compradores potenciales.
La estrategia tradicional, demasiado rígida para introducir modificaciones durante el diseño, siempre entraña el riesgo de terminar sacando al mercado un producto que no corresponde, —o, para ser más exactos, ya no corresponde— a las expectativas del usuario. Según las sumas invertidas, el impacto de esto puede ser relativamente leve o totalmente catastrófico. La metodología ágil ayuda a protegerse contra esto gracias a la iteración permanente y la flexibilidad que la caracteriza. En cada etapa se corrigen los errores o se subsanan con un impacto positivo. Esto reduce el riesgo y por tanto los costes que podrían generarse si no se trata a tiempo.
Los distintos métodos de gestión de proyectos agile
Desde la década de 1990, la gestión de proyectos agile se ha democratizado y ha avanzado mucho. Muchas personas la han difundido, han creado formaciones y la han hecho evolucionar. Hoy en día, existen multitud de métodos que conceptualizan y posibilitan la aplicación de la gestión ágil. En esta guía, solo te presentaremos tres de los más conocidos. Cada uno de ellos tiene ventajas y desventajas, pero su eficacia ya ha quedado demostrada.
El método Scrum
El método Scrum es sin duda el más utilizado. En él, cada etapa del proyecto se denomina sprint, lo que hace referencia al objetivo principal del método: minimizar el tiempo de desarrollo del producto final. Cada sprint que se completa acerca al equipo a este objetivo. Esta metodología es frecuente para crear software, aunque también se puede aplicar en un contexto comercial.
Cuando elegimos el método SCRUM, nombramos a un miembro del equipo como el Scrum master. Su función consistirá en optimizar la planificación de todo el equipo, supervisar la buena marcha de las tareas del sprint y el progreso del producto. Se suele organizar una reunión cada mañana —o cada pocos días— entre todos los integrantes del proyecto, con fines de coordinación.
Ventajas del método Scrum
- Respetar los sprints supone una buena motivación para el equipo
- Transparencia total y mejor visibilidad del proyecto
- Ahorro de tiempo con reuniones frecuentes
- Compartir conocimientos y habilidades
El método Kanban
El término japonés «Kanban» podría traducirse como «justo a tiempo». Esta metodología se organiza en un tablero que recoge cada tarea realizada por los equipos. Según se desarrolla el proyecto, el tablero evoluciona, y se crean «tarjetas» cada vez que hay nuevas tareas que realizar. El método Kanban se utiliza sobre todo en los sectores de recursos humanos y marketing.
Al igual que en la metodología anterior, Kanban requiere que los equipos se comuniquen entre sí para que todos estén al día sobre el progreso de cada tarea que conforma el proyecto. Por tanto, la transparencia y la colaboración cobran una importancia vital.
Ventajas del método Kanban
- Basado en un concepto de «tarjetas» simple e intuitivo
- Método muy fácil de implementar.
- Concentra el trabajo de los equipos en tareas muy concretas
- Limita el número de tareas en ejecución
El método Lean
La gestión de proyectos Lean se basa en un serie de principios simples y prácticas efectivas aplicables a la gestión de proyectos agile. Estos principios son siete:
- Cualquier paso que no agregue valor al producto final debe eliminarse.
- La calidad debe ser el criterio número uno para valorar si una acción es adecuada.
- Los conocimientos adquiridos durante el desarrollo deben guardarse para reutilizarlos en proyectos futuros.
- Se debe hacer hincapié en la visión global del proyecto como un «todo».
- El producto final debe entregarse rápidamente.
- La comunicación y la gestión de conflictos entre el personal debe ser una prioridad para el equipo directivo.
- El proyecto debe revisarse en su conjunto para eliminar cualquier error que pueda reducir la calidad del producto final.
Fuente: Start Infinity
Ventajas del método Lean
- Ahorro de tiempo y dinero al eliminar pasos innecesarios
- La motivación de los equipos aumenta porque todos tienen una visión global del proyecto.
- Este método se adapta muy fácilmente a cualquier tipo de proyecto
Preguntas frecuentes sobre la gestión de proyectos agile
¿Qué es la gestión de proyectos agile?
La gestión de proyectos agile es una serie de métodos de organización y ejecución de proyectos cuyas etapas se dividen en subproyectos, llamados iteraciones o sprints.
El equipo que trabaja en cada etapa de un proyecto debe revisar y analizar continuamente su adecuación en el proceso de creación del producto final. El conocimiento que se va adquiriendo de esta forma se reutiliza para los siguientes sprints.
¿Qué significa trabajar en modo ágil?
El método ágil requiere la implicación de los diferentes equipos implicados, así como una gran capacidad de adaptación para hacer frente al más mínimo imprevisto y poder transformarlo en una oportunidad.
La colaboración es la palabra clave de la estrategia ágil, tanto entre los equipos de trabajo como entre ellos y el cliente, cuyos numerosos retornos a lo largo del proyecto deben tenerse en cuenta.
¿Cuáles son los pilares del método ágil?
Esta visión del Project Management da importancia a los siguientes cuatro valores:
- Interacción entre las partes involucradas en el proyecto frente a la multiplicación de procesos y herramientas
- La funcionalidad del software es prioritaria frente a una documentación exhaustiva
- El intercambio de información regular entre los equipos de trabajo y el cliente, en lugar de la rigidez de un contrato
- Adaptarse al cambio en lugar de seguir de forma estricta un plan
¿Los principales métodos de gestión de proyectos agile?
Hay una gran cantidad de metodologías que puedes seguir para gestionar tu proyecto de forma ágil. Los más conocidos son Scrum, Kanban, Lean, SAFe o incluso XP.
¿Cuál es la diferencia entre Scrum y la metodología ágil?
Las metodologías ágiles priorizan la satisfacción del cliente y multiplican las entregas intermedias. El método Scrum, aunque entra dentro del enfoque ágil, se centra en diseñar el producto con el mayor valor añadido posible.
La flexibilidad desempeña un papel importante en el método ágil, mientras que Scrum promueve un enfoque más organizado y planificado.
¿Cuál es el método ágil más utilizado?
Scrum representa un 54 % de la cuota de mercado de los métodos ágiles. Por lo tanto, es el más popular y el más utilizado en la actualidad.
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