Especificaciones técnicas de un proyecto: qué son y cómo redactarlas

Las especificaciones técnicas de un proyecto son un documento muy usado en la gestión de proyectos tecnológicos o digitales. Sirve para detallar los características técnicas del software, sitio web o aplicación móvil que se va a desarrollar. Complementan las especificaciones funcionales que, como su nombre indica, describen los objetivos y necesidades funcionales del proyecto.

En este artículo, te vamos a presentar en detalle lo que deben contener las especificaciones técnicas centrándonos en un proyecto web. Además, recuerda que en nuestra sección de recursos descargables gratuitos tienes acceso a una plantilla para generar un pliego de condiciones.

Recordatorio: ¿qué son las especificaciones de un proyecto?

Un documento de especificaciones de un proyecto define las reglas que guiarán la planificación y aplicación del proyecto. Funcionan como un contrato informal entre el líder del proyecto y su ejecutor, estableciendo reglas y normas que deben seguirse en todo momento, independientemente de la naturaleza del proyecto.

Además de los aspectos técnicos, también pueden especificar los objetivos y delimitar con precisión la misión. Es un documento esencial que sirve de contrato informal entre un líder de proyecto y la persona que lo lleva a cabo.

Un documento de especificaciones tiene dos funciones principales:

• En primer lugar, ayuda al director del proyecto a formalizar adecuadamente sus necesidades. Todos los proyectos nacen de la misma manera: la expresión de una necesidad que se debe satisfacer. Esta fase se plasma en la redacción de un pliego de condiciones o especificaciones, antes de pasar a producción.
• También es una herramienta que permite a los distintos contratistas del proyecto comprender plenamente las necesidades del cliente o licitador. Se utiliza, por ejemplo, durante las licitaciones para la elección de un contratista o sirve como documento de referencia durante los diversos intercambios.

Para saber más: Descubre nuestra guía completa de gestión de proyectos.

Los dos tipos de especificaciones

Un documento de especificaciones puede ser funcional o técnico, aunque a veces las dos partes se agrupan en un mismo documento.

Especificaciones funcionales de un proyecto

Un documento de especificaciones funcionales de un proyecto presenta todos los elementos relacionados con él. Esto incluye la formalización de la necesidad (estudio de oportunidad, de viabilidad, etc.), los distintos servicios esperados, los objetivos planteados, los actores que intervendrán, el calendario que se debe seguir y el modo de colaboración deseado.

Además, las especificaciones funcionales precisan las diversas restricciones relacionadas con el proyecto, legales, organizativas o incluso financieras. Este documento suele marcar el final de la fase de planificación y el comienzo de la etapa de producción del proyecto.

Especificaciones técnicas de un proyecto

Por otro lado, las especificaciones técnicas se centran en los requisitos y limitaciones técnicas del proyecto, especialmente relevantes en ámbitos tecnológicos y web. Pueden hacer referencia al entorno técnico en su conjunto, las herramientas utilizadas, la viabilidad o las cuestiones relacionadas con la seguridad. Las especificaciones técnicas de un proyecto describen todos los aspectos «técnicos» que se deben tener en cuenta en su desarrollo.

Además de estos elementos, las especificaciones técnicas también describen las limitaciones económicas, ambientales o incluso materiales. Es el documento que resultará más útil para el desarrollador del proyecto.

En la práctica, estos dos tipos de especificaciones son se integran en un documento conjunto. En un pliego de condiciones, primero presentamos las necesidades funcionales del proyecto y, partir de ahí, detallarmos las limitaciones técnicas.

El contenido de las especificaciones técnicas de un proyecto

Entramos en el «meollo de la cuestión» de este artículo, es decir, el contenido de las especificaciones técnicas de un proyecto web. Un primer aviso antes de empezar: el contenido que vamos a compartir en esta guía no está «escrito en piedra» y obviamente depende de la naturaleza del proyecto. Este es el contenido de las especificaciones técnicas según el modelo de Stackoverflow.

#1 Introducción

• Visión general: definición del problema (desde el punto de vista del usuario), el contexto, la solución propuesta y las partes involucradas.
• Terminología: definición de los términos técnicos que se usarán en las especificaciones para facilitar la lectura y comprensión del documento por parte de todos los implicados.
• Contexto: compartir las razones clave por las es necesario dar respuesta al problema; orígenes del problema; ¿cómo afecta el problema a los usuarios y los objetivos comerciales? – Intentos previos de resolver el problema y por qué no funcionaron – Vínculo entre el producto y los objetivos del equipo, el método OKR – ¿Cómo encaja la solución en la estrategia general y la hoja de ruta del producto? – ¿Cómo encaja la solución en la estrategia técnica?
• Objetivos y requisitos técnicos: todos los requisitos clave del producto desde el punto de vista del usuario final y requisitos técnicos que deben cumplirse.
• Transparencia: puedes aumentar la transparencia y la claridad del proyecto estableciendo «contraobjetivos», es decir, todos los requisitos técnicos que no deben tenerse en cuenta y, por tanto, evitarse.
• Objetivos futuros: requisitos técnicos futuros.
• Pronósticos: condiciones y recursos que deben estar presentes y accesibles para que la solución funcione como se indica.

#2 Soluciones

• Solución existente: la descripción de la aplicación, software o solución que se está usando para dar respuesta al problema en el momento actual, con sus ventajas y desventajas.
• Solución sugerida: componentes externos con los que interactuará la aplicación o solución. ¿Qué requisitos de usuario? Cambio de API, UX, interfaz global, etc. ¿Cómo evolucionará la solución? ¿Qué pasa en caso de avería/avería? Establecer diferentes hipótesis en caso de problemas.
• Pruebas: ¿de qué manera las pruebas verificarán los requisitos de los usuarios? Pruebas de integración, control de calidad, etc.
• Alertas: información sobre todas las herramientas y métricas para efectuar un seguimiento en caso de que algo salga mal. Definir un plan de acción en caso de problema grave. ¿Qué métricas se deben utilizar para medir la buena «salud» del producto?
• Implementación: arquitectura y entorno para implementar la solución. Establecer una planificación para comunicar los cambios a los usuarios. ¿Implantación gradual o total?
• Plan de recuperación: ¿cuáles son los pasivos (si los hay) y cómo reducirlos? Establece una planificación para evitar que otros componentes/servicios se vean afectados.
• Soluciones alternativas: breve resumen de las alternativas, con sus ventajas y desventajas. ¿En qué medida las soluciones alternativas son menos eficientes que la solución propuesta? En caso de fallo con la solución propuesta, ¿se debe establecer un plan para migrar a una solución alternativa?

#3 Otras consideraciones

• Impacto en otros equipos: ¿en qué medida se verá afectado el trabajo de otros equipos (aumento, disminución, estabilidad)?
• Plataformas externas: ¿cuáles son los niveles de seguridad?, ¿cuánto van a costar?, ¿cómo evolucionarán?
• Análisis de costes: coste operativo diario, coste de implementación, etc.
• Seguridad : posibles amenazas y cómo detenerlas. ¿Cómo afectará la solución a la seguridad de otros componentes, servicios y sistemas?
• Confidencialidad: ¿qué acciones se van a realizar para garantizar la protección y confidencialidad de los datos?
• Accesibilidad: ¿la solución es accesible para todos?, ¿qué herramientas se deben utilizar para medir esto?
• Consideraciones operativas: en caso de fallo, ¿cómo se recuperan los datos?, ¿cómo reaccionará la solución en caso de un ataque?

#4 El éxito del proyecto

• Impacto: repercusión en el rendimiento, la seguridad, los costes y todo el ecosistema que gira en torno a la solución.
• Indicadores: los indicadores de rendimiento (KPI) clave que se van a medir y las herramientas para cuantificarlos.

#5 Tareas

• Calendario: todas las tareas que se deben realizar en un periodo determinado, así como los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
• Priorización: clasificación de tareas según su urgencia e impacto.
• Checkpoints: diferentes puntos de control después de completar ciertas etapas. ¿Qué pasos se deben tomar para pasar al siguiente paso?
• Listas de tareas pendientes para realizar en el futuro.

#6 Intercambios

• Búsqueda de consenso: elementos de la solución en los que los miembros del equipo no están de acuerdo y que deben debatirse para llegar a un consenso.
• Preguntas abiertas: todas alas cuestiones que aún no tienen respuesta y para las que es importante la opinión de los distintos proveedores y actores implicados.

#7 Conclusión

• Recursos: enlaces a documentos y recursos que se han utilizado en este proyecto y que es importante mencionar.
• Agradecimientos: agradecer a todos los involucrados su implicación en el proyecto.

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Redactar las especificaciones a partir de un modelo listo para usar ahorra tiempo y sirve concretar lo que mostramos en este artículo. Con nuestro documento descargable, no tienes que preocuparte por el diseño, la estructura, etc. Te concentras en lo esencial: expresar tus necesidades para que el proveedor tenga una buena referencia para la planificación de su trabajo.

Webolto ha creado un modelo de pliego de condiciones para un proyecto de creación de un sitio web, que se puede complementar con el contenido de este artículo y el de las especificaciones funcionales. También hemos publicado un artículo centrado en el desarrollo de aplicaciones móviles. Todas nuestras plantillas son gratuitas. Disfrútalas 🙂

• Ejemplo de pliego de condiciones para crear un sitio web
• Desarrollo de aplicaciones móviles: cómo redactar las especificaciones

Descubre todas nuestras plantillas para negocios emergentes en nuestra página de descargas.

Preguntas frecuentes sobre las especificaciones técnicas de un proyecto

Para finalizar este artículo, aquí están las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre las especificaciones técnicas:

¿Qué son las especificaciones técnicas de un proyecto?

Las especificaciones técnicas de un proyecto son un documento que describe todas las características técnicas que se deben tener en cuenta en su realización. El entorno técnico, las herramientas preferidas y las vistas de las restricciones (presupuestarias, materiales, de seguridad, etc.) son los componentes que conforman este documento.

¿Cuál es la diferencia entre una especificación técnica y una especificación funcional?

Una especificación funcional describe el proyecto en su conjunto, lo que la empresa necesita en un momento dado, los resultados esperados y los medios para alcanzarlos. Una especificación técnica, por su parte, describe todas las limitaciones y especificidades técnicas que serán necesarias en la ejecución del proyecto.

¿Por qué es importante redactar las especificaciones técnicas de un proyecto?

Redactar un pliego de condiciones o especificaciones técnicas ayuda a todos los involucrados a comprender cómo debe desarrollarse el proyecto y estar en total sintonía sobre el resultado esperado. También le permite al licitador comprender cómo el gestor del proyecto logrará sus objetivos y asegurarse de que se respetará el presupuesto.

Plantilla de pliego de especificaciones para un proyecto de sitio web elaborada por Webolto

¿Quién debe redactar las especificaciones técnicas de un proyecto?

El director del proyecto (licitador) debe encargarse de redactar o supervisar las especificaciones técnicas, con el acompañamiento del equipo informático (si lo hay). También es posible externalizar la redacción de este tipo de documentos. En ese caso, lo normal será que el proveedor se base en las especificaciones funcionales para redactar las técnicas.

¿Qué son las pruebas funcionales en informática?

Las pruebas funcionales informáticas son un paso que forma parte de los plazos de desarrollo de un proyecto. En esta etapa, las diversas partes involucradas ​​deben verificar la conformidad del trabajo final frente a lo que se estipuló en las especificaciones del proyecto.