Elegir un software ERP para tu empresa: guía, consejos y método

Para las empresas en que están creciendo, las tablas rudimentarias y las hojas de cálculo enseguida se quedan cortas… Los sistemas ERP te ayudan a recopilar y organizar tu información comercial clave. Estos software ayudan a las organizaciones a administrar todas sus actividades diarias de la manera más eficiente posible.

En este artículo, definimos con precisión estos programas y te contamos qué debes tener en cuenta antes de elegir un software ERP. Al final, encontrarás una tabla resumen de los 7 mejores software ERP para pymes y microempresas.

¿Qué es un ERP? [Definición]

El Enterprise Resource Planning (ERP) hace referencia a un tipo de software que utilizan las empresas para gestionar sus actividades comerciales y rutinarias, tales como:

• contabilidad,
• compras, inventario,
• gestión de proyectos,
• recursos humanos,
• prevención de riesgos y conformidad,
• operaciones de la cadena de suministros.

Un paquete de ERP completo también incluye la gestión del rendimiento empresarial. Es un software que te ayuda a planificar, presupuestar, pronosticar y reportar los resultados financieros de un negocio.

Los sistemas ERP conectan multitud de procesos empresariales y facilitan los flujos de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales de la organización a partir de múltiples fuentes, los sistemas ERP evitan la duplicidad de la información y garantizan la integridad de los datos.

Hoy en día, los sistemas de ERP son esenciales en la gestión de miles de empresas de todos los tamaños y sectores. Para estas organizaciones, el ERP es tan indispensable y vital como la electricidad.

• Lista de software ERP

Por qué elegir un software ERP: ¿qué puedes esperar de él?

Resulta imposible ignorar el impacto de los ERP en los negocios actuales. Cuando se reúnen los datos y los procesos comerciales en sistemas ERP, las empresas pueden coordinar departamentos independientes y mejorar los flujos de trabajo entre ellos. Esto puede suponer un ahorro sustancial. Estos son algunos ejemplos de ventajas comerciales específicas de la implantación de un ERP:

#1 Reducción de costes

La proposición de valor más importante de los sistemas ERP es que pueden ahorrar dinero a tu empresa de varias maneras. En primer lugar, al automatizar muchas tareas simples y repetitivas, minimiza los errores. En segundo lugar, la visibilidad global de toda la empresa sobre todos los procesos facilita la detección de ineficiencias que aumentan los costos y, por tanto, lleva a una mejor implementación de todos los recursos.

#2 Flexibilidad

El software ERP también ofrece flexibilidad para amoldarse a procesos y objetivos únicos. El sistema brinda a los administradores la capacidad de crear flujos de trabajo específicos para tu empresa y generar informes automáticos para diferentes departamentos. Un ERP refuerza la innovación y la creatividad en tu empresa.

#3 Colaboración

Los empleados son más productivos cuando trabajan en equipo. Las soluciones ERP facilitan el intercambio de información, como órdenes de compra, contratos y registros de atención al cliente, entre equipos. Este tipo de herramientas brinda a todos los empleados acceso a los datos en tiempo real sobre funciones comerciales relacionadas.

#4 Mayor eficiencia

Con todos los flujos de trabajo y la información en un solo lugar, los empleados con acceso al sistema pueden ver el estado de los proyectos y el rendimiento de los diferentes procesos operativos que repercuten en su trabajo. Esta visibilidad tiene un valor incalculable para los directivos: es mucho más rápido y fácil que buscar los documentos adecuados y pedir actualizaciones cada poco a los compañeros.

# 5 Análisis de datos

Los datos solo son útiles si las empresas pueden analizarlos y comprenderlos y una plataforma ERP ayuda con eso. Las mejores soluciones tienen impresionantes herramientas de informes y análisis que permiten a los usuarios llevar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), así como visualizar todas las métricas y comparaciones imaginables. Una herramienta de este tipo puede ayudar a una empresa a valorar el impacto de un cambio de proceso o un problema de un departamento en el resto de la organización.

#6 Escalabilidad

Un buen sistema ERP tendrá la suficiente versatilidad y flexibilidad para satisfacer las necesidades de tu negocio en la actualidad, pero también en las previsiones futuras. Los sistemas en la nube, en particular, se adaptan a cambios operativos pequeños y grandes. Si la empresa crece y de pronto genera más datos, el sistema ha de ser capaz de adaptarse.

#7 Seguridad de los datos

Los proveedores de ERP son totalmente conscientes de que tus sistemas almacenan datos críticos y confidenciales y toman las medidas necesarias para garantizar su seguridad. En un mundo donde los ciberataques van en aumento, esto es más importante que nunca.

#8 Información sobre la empresa pormenorizada

Como los ERP pueden acceder a datos en tiempo real de toda la empresa, pueden descubrir tendencias importantes y brindar información detallada sobre la empresa y su funcionamiento. Esto facilita una mejor toma de decisiones por parte de los directivos, que ahora tienen fácil acceso a todos los datos relevantes.

#9 Personalización

Si tienes muchos procesos especiales, busca un sistema expandible que permita a tu personal de informática agregar funcionalidades, o que pueda integrarse con otras soluciones internas o más antiguas. Sin embargo, antes de buscar una solución «a medida», analiza con detenimiento tus procesos. Las características y las configuraciones predefinidas contempladas por las soluciones ERP modernas se basan en las mejores prácticas observadas en miles de empresas, así que es probable que puedas aprovechar algunas de ellas.

#10 Gestión de clientes y socios

Un software ERP puede fortalecer las relaciones de una empresa con sus socios y clientes. Proporciona información sobre proveedores, transportistas o proveedores de servicios. Respecto a los clientes, la solución puede rastrear las respuestas de las encuestas, las consultas de soporte, las devoluciones y más, para que la empresa pueda tomar el pulso a la satisfacción del cliente.

6 avisos si quieres implementar un software ERP

Después de indicar lo que puedes esperar de un software ERP, vamos a darte 6 avisos que debes tener en cuenta si te interesa implementar un ERP en tu empresa:

El software ERP es caro

Los ERP se han vuelto bastante más asequibles gracias a los sistemas SaaS que cobran suscripciones periódicas y la llegada al mercado de una gran cantidad de soluciones ideadas para pequeñas y medianas empresas. No obstante, continúan constituyendo una inversión considerable.

El software ERP requiere formación     

Como cualquier nueva tecnología, el ERP tiene una curva de aprendizaje. Cualquier persona que use estos software necesitará formación y tiempo para aprender.

Convertir datos en un software ERP es costoso

Cuando pasas a usar un nuevo ERP, es posible que necesites convertir algunos datos a un formato compatible con la nueva plataforma. Esto puede suponer costes y retrasos no previstos. Deberás revisas tus bases de datos y trabaja con tu equipo informático para identificar posibles problemas de compatibilidad de datos.

El software ERP es complejo    

Un sistema ERP está repleto de características que pueden resultar abrumadoras para tus empleados, aunque los software actuales son bastante más fáciles de usar. Los empleados solo acceden a los módulos y paneles que necesiten para su trabajo, lo que puede hacer que el sistema sea más accesible.

El mantenimiento del software ERP es costoso

En el pasado, el mantenimiento era un gasto importante que disuadía a las pequeñas empresas de implantar un ERP. Este problema es menor con un sistema SaaS, porque el proveedor asume todo el mantenimiento y esta prestación viene incluida en el precio de la suscripción. Antes de elegir un software ERP, asegúrate de que ofrezca un buen sistema SaaS administrado por el proveedor.

Los software ERP no resuelven los problemas de procesos        

Si tienes procesos que suelen generar errores o ineficientes, una herramienta ERP no siempre los solucionará. Sin embargo, puede identificar problemas con tus operaciones y ayudarte a pensar en mejores formas de trabajar.

Nuestra recomendación: elige un software ERP cloud

En la actualidad, ¡la tendencia es trabajar en la nube! Las soluciones cloud o en la nube son plataformas alojadas de forma segura por el editor que se pagan como servicios. Este formato se denomina SaaS (Software as a Service). El modelo de negocio es muy simple: pagas una suscripción mensual o anual, cuyo precio depende de la cantidad de módulos activados y de la cantidad de usuarios (empleados) que van a utilizar la plataforma.

Se trata de una suscripción «todo incluido», que viene con todos los servicios adicionales necesarios para que el software funcione correctamente, como mantenimiento, atención al cliente, actualizaciones, etc.

Por último, las soluciones en la nube son más fáciles de conectar a otras herramientas (a través de conectores o API). Además, son accesibles en cualquier dispositivo con conexión a Internet, cuestan menos y generalmente son más modernas (en términos de interfaz y funcionalidades) que los ERP locales.

Las funcionalidades más comunes del software ERP

El software ERP está formado por varias aplicaciones funcionales que dan respuesta a las principales necesidades de las empresas para su planificación de recursos. Las características/módulos comunes son:

Gestión contable y financiera

Un módulo de este tipo permite centralizar todos los datos relacionados con la contabilidad y las finanzas de la empresa. Contabilidad de clientes y proveedores, gestión de compras, facturación o incluso gestión de nóminas, este tipo de módulo es totalmente imprescindible al elegir un software ERP.

Gestión de inventario

La gestión automática del inventario es una aspiración de cualquier negocio de cierto tamaño. ¡Con un módulo de gestión de inventario, es posible! Incluye gestión automatizada de inventario, introducción de existencias simplificada, verificación de inventario en tiempo real, etc. Todos los posibles movimientos se rastrearán y analizarán para tomar las mejores decisiones posibles.

Recursos humanos

En un ERP, un módulo de recursos humanos permite llevar el seguimiento de toda la información importante relacionada con los empleados. Por ejemplo, el tiempo de trabajo, las vacaciones, el rendimiento y también las prestaciones sociales a las que tienen derecho estarán fácilmente a la vista para ti.

Gestión de la relación con el cliente

Un ERP también puede integrar un módulo de CRM, siglas bastante conocidas en el mundo digital. Esta funcionalidad rastreará todas las comunicaciones con tus clientes por todos los canales de forma centralizada. De esta forma, tus equipos internos (ventas, marketing, etc.) podrán llevar un seguimiento en tiempo real de estas interacciones.

Gestión de proyectos

Si trabajas en equipo, un módulo de gestión de proyectos es imprescindible. Te permite organizar calendarios, tareas pendientes y en proceso y tener una visión global de cada proyecto. Este módulo permite que tus equipos y empleados se coordinen mejor, con un impacto en la productividad considerable.

¿Necesitas un sofftware de gestión de proyectos antes que un ERP? ¡Asegúrate de valorar todas las opciones!

Organización de la atención al cliente

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, conceden una gran importancia a la atención al cliente. Un servicio al cliente eficaz va de la mano con una buena reputación de tu negocio. Por tanto, dicho módulo puede rastrear consultas de soporte en proceso, resolver cualquier disputa e incluso supervisar reclamaciones.

Marketing

Por último, este es un módulo que muchas empresas suelen valorar. Sirve para configurar campañas de marketing con orientación y segmentación precisas, además de crear correos electrónicos personalizados y controlar el rendimiento de todo esto.

Precio de un sistema ERP para pymes y microempresas

La siguiente tabla te ofrece rangos estimados de precios para las 2 principales familias de ERP: los clásicos (On Premise) y los ERP en la nube (Cloud).

ERP clásicos

Entre 500€ y 2500€ por usuario, en un pago único.

• Los precios suelen disminuir cuando hay muchos usuarios.
• Se efectúa un único pago inicial, lo que requiere un buen desembolso.

ERP cloud

Entre 50 y 150€ por usuario al mes.

• Suscripción mensual con descuento en caso de compromiso anual.
• Sin cuotas de alojamiento y mantenimiento.

En ambos casos, el precio de un ERP es variable y depende principalmente de:

• Los módulos y aplicaciones seleccionados.
• El número de usuarios.
• El nivel de soporte por parte del fabricante: instalación, servicio posventa, mantenimiento.

Coste real de elegir un software ERP

En la selección de un ERP no se puede improvisar. Debes tomarte tu tiempo para definir los objetivos, las necesidades comerciales, para clasificar los casos de uso y las funcionalidades que realmente necesitas. Después, diseña un breve documento de especificaciones y una tabla de análisis. Entonces, podrás pasar a comparar soluciones y probar editores.

Necesitarás planificar varias reuniones, idealmente talleres de equipo, y varias jornadas intensivas para definir mejor las necesidades. En caso de recurrir a una empresa consultora externa, las tarifas serán bastante variables en función del tamaño de tu empresa. Para grandes empresas, en Europa, puedes contar con presupuestos a partir de unos 9000 €.

En el caso de las pymes y microempresas, puedes tener una estrategia más sencilla y elegir un software ERP sin una firma consultora externa. Simplemente, ten presente que tus equipos necesitarán tiempo para tomar una buena decisión. Estos ejemplos de implementación de este tipo de aplicaciones en distintos sectores pueden servirte de inspiración.

Coste de implementación de un ERP

Una vez elegido el software, debes instalarlo en la empresa e integrarlo en el sistema informático. Se trata de un paso bastante técnico, que incluye la creación de flujos de datos con tus otros sistemas (herramienta de contabilidad, finanzas, caja, CMS, blog, CRM, etc.), así como la personalización de pantallas, informes, etc.

El fabricante te ayudará en este paso, aunque tal vez no te sirva solo con sus servicios. A veces es necesario recurrir a un integrador externo. Puedes prever entre 3000 y 10 000 euros para un pequeño proyecto, o varias decenas de miles de euros si tienes una empresa grande.

A esto debemos añadir la formación de los equipos en el nuevo software. Al menos 2 o 3 días de cursos suelen hacer falta. Prevé entre 3000 y 4000 euros si recurres a un formador experto.

Costes de mantenimiento

El mantenimiento es parcialmente gratuito: tendrás un ejecutivo de cuentas o un responsable de clientes a quien podrás contactar para pequeñas demandas. Pero la evolución del software (agregar un módulo, por ejemplo) genera costes y no suele venir contemplada en el contrato de mantenimiento.

Además, el alcance del soporte técnico es un elemento clave al elegir un software ERP. Fíjate en si vas a tener un ejecutivo de cuentas específico. En caso afirmativo, ¿cuántas horas al mes? ¡Plantéate las preguntas clave antes de tomar una decisión!

Los 7 mejores software de ERP para pymes y microempresas

Para terminar, incluimos una tabla que presenta un resumen de los 7 mejores software ERP para pymes y microempresas: