A la hora estimar cuál va a ser realmente el precio de un software CRM para gestionar las relaciones con los clientes de tu empresa, hay unos rangos tarifarios que puedes encontrar en la tabla resumen de más abajo. Pero no debes limitarte esa información. Hay que profundizar más por dos razones:
En primer lugar, el precio de un CRM no se limita a la tarifa de la licencia. Es necesario anticipar el coste del proyecto CRM (selección e implantación), de formación de sus usuarios y de mantenimiento. La factura puede subir rápidamente.
En segundo lugar, y en esto vamos a insistir en el artículo, el precio de un CRM se calcula según un modelo tarifario que varía mucho de un software a otro. La principal variable que determina la tarifa de la plataforma puede ser:
- El número de usuarios, para los software CRM orientados a ventas (Salesforce, Pipedrive, Monday Sales CRM, etc.) o a atención al cliente (Zendesk).
- La cantidad de contactos o correos electrónicos enviados, para los software CRM orientados a la automatización de marketing (Sendinblue, ActiveCampaign, Adobe Campaign, etc.).
Te explicamos todo esto en detalle. Vamos allá.
Índice
Precio de un CRM: tarifas de referencia
| Tipo de proyecto | CRM marketing | CRM ventas | CRM atención al cliente |
|---|---|---|---|
| Modelo económico | Licencia calculada según número de contactos | Licencia calculada según número de usuarios | |
| Software sencillo | 150€ al mes | 20€ por usuario al mes | |
| Solución intermedia | 500€ al mes | 50€ por usuario al mes | |
| Plataforma avanzada | 1500€ al mes | 100€ por usuario al mes | |
Para el software CRM Marketing, hemos asumido que tu base de datos de contactos tiene 50 000 registros. Los precios aumentan gradualmente, aunque de manera decreciente, con el número de contactos.
Estas estimaciones deben tomarse con pinzas, ya que hay muchas variables que influyen en el precio final. La lectura de este artículo te ayudará a entender por qué.
Comprender el modelo de negocio del software CRM
A veces, podemos encontrarnos artículos confusos en Internet sobre las tarifas de los CRM, por la sencilla razón de que no detallan el modelo económico de estos software, que es diferente según el tipo de CRM. Entender esto es la base para verlo con claridad.
Hay 3 familias de software CRM:
- CRM de ventas: esta familia de CRM, utilizada principalmente en B2B (Business to Business), permite gestionar el ciclo de ventas, el embudo comercial, etc. en definitiva, todas las acciones que convierten a los prospectos en clientes. Se acerca mucho un programa de gestión comercial.
- CRM de marketing: a diferencia de los anteriores, se usan mucho en el sector B2C (Business to Client). Se utilizan para administrar una lista de clientes y otras campañas y escenarios de marketing. Son (prácticamente) equivalentes a las plataformas de automatización del marketing.
- CRM de atención al cliente: son software para gestionar todas las interacciones con el servicio al cliente. Esto incluye registros de clientes, historial de interacciones, consultas, tickets, etc.
El modelo de negocio de estos software varía mucho según el tipo de CRM. Debemos tenerlo en cuenta antes pararnos a hablar sobre el precio.
Modelo de negocio de un CRM de ventas
El software CRM de ventas es la herramienta para los comerciales. Te permite gestionar las diferentes etapas del embudo de conversión, para gestionar prospectos desde su condición inicial de leads hasta que se convierten en clientes.
La principal variable del precio de este CRM es el número de empleados (usuarios). A partir de ahí, se paga una tarifa mensual. Es decir, el tamaño de tus equipos de ventas será lo que determine la tarifa de este tipo de programas.
La segunda variable es el plan tarifario elegido, que corresponde con uno de los niveles de riqueza funcional. Un CRM de ventas suele ofrecer 2 o 3 planes (Standard y Pro, por ejemplo) + un plan Enterprise con presupuesto a medida. Lo que diferencia estos planes de suscripción es el número y la profundidad de las funciones. Por ejemplo, si tienes un equipo de 5 comerciales:
- El plan HubSpot Starter te costará 104€ al mes
- El plan Pro te costará 414€ al mes
La tercera variable que condiciona el coste es la activación de determinadas aplicaciones opcionales. Los software de CRM generalmente ofrecen módulos opcionales o soluciones de terceros integradas en su paquete. Si quieres activarlas, aumenta la factura.
Modelo de negocio de un CRM de marketing
El software CRM de marketing es una aplicación que ayuda principalmente con la gestión de las relaciones con los clientes desde los canales de marketing. Te permite administrar tus listas de clientes, crear segmentos, gestionar campañas de marketing, configurar escenarios de automatización de marketing, etc.
Las herramientas de marketing, más allá de su diversidad, tienen una cosa en común: se utilizan para gestionar una relación de 1 a muchos. Por ello, el modelo económico más habitual para los software de marketing digital, incluyendo los CRM de marketing, se basa en el número de contactos. Pagarás en función del número de registros que tengas en tu base de datos de prospectos y clientes, que puede ser muy variable: desde decenas o escasos centenares —para empresas que brindan servicios muy especializados— hasta millones —para los negocios más masivos que han conseguido crecer—.
No obstante, esta no es siempre la regla. Algunos software de CRM Marketing prefieren facturar según la cantidad de comunicaciones enviadas, normalmente según la cantidad de correos electrónicos enviados. Por ejemplo, este es el caso de Sendinblue:
- El plan Lite cuesta 19€/mes por 20 000 emails mensuales
- El plan Premium cuesta 69€/mes por 60 000 emails mensuales
Al igual que en los CRM de ventas, hay una segunda variable que condiciona los precios: la riqueza funcional. También en este caso suele haber 2 o 3 niveles tarifarios, además de una licencia de empresa con presupuesto a medida.
La tercera variable se hace referencia a la implementación de aplicaciones opcionales como gestión de documentos o soporte para presupuestos y facturas.
Una estrategia de CRM es mucho más que un software. no te pierdas estos artículos para descubrir más:
Modelo de negocio de un CRM de servicio al cliente
Los CRM de atención al cliente son software que puedes utilizar para apoyar a tus agentes de servicio al cliente en su gestión de las solicitudes de los clientes. Brindan acceso a una visión integral de cada cliente y a su historial de transacciones para poder procesar mejor sus solicitudes (contactos entrantes) Y al mismo tiempo mejorar las acciones comerciales (contactos salientes).
El modelo de negocio de los CRM de servicio al cliente es prácticamente el mismo que el de los CRM de ventas. La principal variable es el número de usuarios, en este caso el número de teleoperadores, agentes, administradores de ventas, etc. que integran tus equipos de atención al cliente.
Al igual que en el resto de familias de CRM, existe una segunda variable que es la riqueza funcional. Hay varios niveles de profundidad funcional, facturados por agente y mensual o anualmente, para los que se suele ofrecer una prueba gratuita.
De nuevo, la tercera y última variable es la implementación de aplicaciones complementarias, como un chatbot o el acceso a informes detallados.
El precio de un CRM no se reduce al precio de la licencia
En un proyecto de CRM, no solo es necesario presupuestar el precio de la licencia del software. La implementación de un sistema de gestión de relaciones con los clientes se lleva a cabo a través de un proyecto de CRM, que incluye:
La selección del software CRM
Incluye diferentes etapas: la expresión de tus necesidades (casos de uso y funcionalidades), la redacción de las especificaciones, etc. En las empresas medianas y grandes, la selección del software de CRM generalmente se realiza con una oferta pública y pidiendo presupuestos a medida, normalmente coordinado por consultores de CRM. En empresas más pequeñas, tendrás que tomarte un tiempo para analizar las funcionalidades de CRM precisas que vas a necesitar antes de decidirte —incluyendo complementos—, con ayuda externa si la necesitas. Dependiendo de tus necesidades, puedes prever entre 6€ y 50 000 € para efectuar esta selección correctamente.
Implementación del software CRM
Es un paso que puede ser técnico si es una organización grande y has seleccionado un software CRM avanzado. Si hay cierta complejidad, es recomendable recurrir a ayuda externa. Algunos editores de CRM también pueden ocuparse de la implementación. Pero, por supuesto, no es gratis ni está incluido en el precio de la licencia. Aquí de nuevo, puedes prever costes de varios miles de euros: entre 3000 € por un CRM simple, y más de 50 000 € por un CRM avanzado.
Formación de usuarios y gestión del cambio
Un software CRM será tan bueno como el uso que se le dé. Por tanto, es fundamental tomarse el tiempo (varios días) para formar a tus equipos para que lo usen. Naturalmente, esto puede tener un coste si subcontratas la formación a una empresa externa. Estos costes no son desdeñables porque pueden alcanzar más de 30 000 € para un CRM avanzado.
Mantenimiento del software de CRM
El mantenimiento puede ser de verificación (comprobar que todo funciona correctamente), correctivo (corregir un fallo técnico) o de mejora (realizar cambios para mejorar la plataforma actual). Las tres áreas de mantenimiento son cruciales para los CRM, que con el tiempo tienen numerosos fallos para corregir y mejoras para realizar. Una vez más, este mantenimiento no es gratuito, especialmente si se subcontrata. Para la partida de mantenimiento es necesario prever unos costes de entre 2 y 30 000 €.
Preguntas frecuentes sobre los CRM y su precio
¿Qué es un software de CRM?
Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta para gestionar y optimizar todas las relaciones con los clientes de una empresa. Hay tres familias de CRM:
- Ventas: con una gestión centrada en los ciclos de compraventa
- Marketing: con una gestión centrada en las lista de clientes
- Servicio al cliente: con una administración centrada en las interacciones con los clientes
¿Qué CRM está bien para comenzar?
No existe un CRM «bueno» ni «malo», tampoco para principiantes. Lo importante es conocer tus necesidades precisas y después elegir un software de gestión de relaciones con los clientes que se adapte a ti. Si te dispones a usar un CRM por primera vez, te recomendamos dar preferencia a los que ofrezcan un servicio de implementación en tu empresa y formación, como HubSpot.
¿Cuál es el CRM más sencillo?
De nuevo, es una pregunta subjetiva difícil de responder sin conocer con precisión tus necesidades. Si buscas funcionalidades básicas y una interfaz fácil de usar, podemos citar aplicaciones como Fresh Sales o Monday Sales CRM y otras opciones de nuestra selección de software de CRM.
¿Cuál es el CRM más utilizado?
Hoy en día, el CRM más popular y usado dentro de las empresas es Salesforce. ¡Es un peso pesado del sector! Salesforce tiene una profundidad funcional incomparable con una atención al cliente muy eficaz. Su ecosistema completo es ideal para equipos que ya tienen sus procesos comerciales bien establecidos.
¿Cuál es el precio de un CRM?
Los costes de un CRM varían en función de muchos factores: para los de ventas, la variable es el número de usuarios (comerciales). Para los de marketing, la principal variable es la cantidad de correos electrónicos que se envían. Por último, para las aplicaciones de atención al cliente, la variable también es el número de usuarios (agentes).
Puedes usar un software de CRM gratis con muy pocos usuarios. También es posible invertir miles de euros al mes. Por tanto, el precio de un CRM es totalmente variable y depende de tus necesidades.
¿Es lo mismo un CRM que un ERP?
No, hay diferencias importantes entre CRM y ERP. Los software de CRM se usan para gestionar la relación con el cliente y aumentar las ventas, mientras un ERP mejora todos los procesos empresariales y centraliza la gestión de los recursos.
¿Cuál es el mejor CRM gratuito?
Para empresas de cierto tamaño, es difícil encontrar un CRM puramente gratuito, salvo algún software de código abierto que no destaca precisamente por su facilidad de uso. Algunos CRM clásicos ofrecen planes gratis bastante limitados, que pueden servir para empresas pequeñas. También existen alternativas como Trello o Notion, pero sus funcionalidades distan mucho de ser comparables con las de un CRM «clásico».
Más información: Comparación de los mejores software de CRM gratis para autónomos y pymes
¿Puedes crear tu propio CRM?
Sí, es posible crear tu CRM. Mediante el uso de herramientas como Microsoft Excel, Trello o Notion, es posible organizar tus propios seguimientos de clientes y gestionar interacciones comerciales. Si necesitas sencillez, puede ser una buena opción, ¡y también te va a permitir ahorrar bastante! En cambio, a nivel de profundidad funcional, no tendrá nada que ver con las plataformas del mercado.
¿HubSpot CRM es realmente gratuito?
No, a medio plazo, HubSpot CRM no es exactamente gratuito. HubSpot simplemente ofrece una versión gratuita con unas funcionalidades muy limitadas. El usuario podrá probarlo y entonces tendrá 2 opciones: cambiar de CRM o pasar a la versión de pago de HubSpot. Si quieres saber más, realizamos una investigación para comprobar si HubSpot CRM es realmente gratuito.
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