Comparación de los mejores software de CRM gratis para autónomos y pymes

Es una pregunta común en el mercado actual: ¿de verdad existe algún software de CRM gratis que valga la pena?, ¿no me están vendiendo humo? En el mundo de los SaaS, abundan las falsas herramientas gratuitas: empiezas a usarlas y después te das cuenta de que necesitas pasar a la versión de pago para sacarles el más mínimo provecho. No obstante, buscar una opción gratuita es legítimo cuando se conoce el precio de las algunas plataformas de CRM tradicionales como Salesforce, cuyas licencias anuales pueden alcanzar cantidades de tres cifras en euros o dólares estadounidenses.

Por tanto, ¿hay alguna herramienta de CRM gratuita que puedas considerar? Pongamos fin a la intriga. La respuesta es sí. Naturalmente, no estamos hablando de CRM tan completos como Oracle o Salesforce Sales Cloud. Los software de CRM gratis suelen ser soluciones sencillas, pero adecuadas para la mayoría de los autónomos, las startups y las pymes. Si estás buscando una herramienta de gestión de relaciones con los clientes, probablemente pertenezcas a estas categorías de empresas… ¡así que esto te interesa! Vamos a analizar 10 software de CRM gratis (o casi), empezando con una tabla resumen.

Descripción general de los 10 mejores software de CRM gratuitos

Tabla resumen de los 10 mejores software de CRM gratis

Software	Presentación	Modelo económico
	Agile CRM es un software fácil de usar, práctico para empezar.	Versión gratuita
	Folk App es una nueva plataforma que ofrece una configuración 100% personalizable, como Notion.	Versión gratuita
	Notion es una herramienta de productividad colaborativa, muy conocida en las nuevas empresas digitales.	Versión gratuita
	Freshsales es una potente solución de CRM con una UX avanzada. Perfecta para equipos pequeños.	Versión gratuita
	Trello, un clásico de refernecia para iniciarse en los CRM.	Versión gratuita
	Otro gigante de CRM, Hubspot, ofrece una versión gratuita potente, aunque no tarda en presentar limitaciones.	Versión gratuita
	Google Sheets, un recuerso interesante para un CRM simple, aunque no se diseñó para eso.	100 % gratuito
	Streak es una herramienta que se integra con tu mensajería de Gmail. Eficiente para gestionar el emaling a tus clientes.	Versión gratuita
	Dolibarr es una solución de CRM y ERP completa de código abierto con una comunidad comprometida.	De código abierto
	Vtiger es la referencia de los CRM open source, con millones de descargas.	De código abierto

Los 3 tipos de software de CRM gratis

• Plataformas de pago que ofrecen una versión gratuita con acceso limitado a sus funcionalidades: Agile CRM, Folk, Zendesk, Freshsales, Hubspot, Streak. La versión gratuita suele ser suficiente para equipos pequeños y necesidades sencillas, y en todos los casos te permite probar el software sin tener que sacar tu tarjeta bancaria.
• CRM de código abierto: Vtiger, Dolibaar. La descarga de estos programas es gratuita, pero configurarlos requiere habilidades técnicas (y, por tanto, costes de instalación).
• Herramientas que no son estrictamente CRM, pero se pueden utilizar como tales: Google Sheets, Trello. Podemos añadir Notion, que también se utiliza como CRM, aunque básicamente es un software para gestionar proyectos, notas, wikis…

#1 Agile CRM, el CRM gratuito más fácil de usar del mercado

Agile CRM ofrece una variedad de funcionalidades impresionante para tratarse de un CRM que no es de pago. Puedes elegir entre Agile Marketing y Agile Sales CRM, ambos muy completos e intuitivos, para un máximo de 10 usuarios. Gestión de relaciones con clientes, herramienta de automatización de marketing, Agile CRM ofrece 1000 contactos para tu CRM, almacenamiento ilimitado de documentos, seguimiento de correos electrónicos, una herramienta de creación de landing pages o incluso 5000 emails de marca blanca (gran ventaja para la adquisición de clientes). Sin olvidar los informes de actividad.

La versión gratuita de Agile CRM es una de las más completas de nuestra selección. Si en algún momento necesitas más funciones, la versión Starte permite pasar a 10 000 contactos y solo cuenta 8,99$ al mes (durante 2 años). Agile es un buen software para pymes o equipos de unas diez personas que se inician en la gestión de clientes.

Agile CRM tiene algunos puntos débiles, por supuesto, como sus capacidades limitadas de integración de aplicaciones externas en la versión gratuita y que solo se puede usar a través de Google Chrome.

#3 Notion, para crear un CRM flexible y colaborativo

Probablemente ya conoces el software gratuito Notion. Podríamos decir que es «el CRM de los geeks», que ofrece una gran libertad en la creación del recorrido del cliente, aunque no está pensado (solo) para la gestión de clientes. Notion establece nuevos estándares en este tipo de programas al permitir la colaboración en tiempo real, la creación de una hoja de ruta (en vista de Kanban, lista o calendario), vincular diferentes tareas o también anotar cualquier cosa que se te ocurra para enriquecer las información de tus clientes.

Basado en bloques y el principio arrastrar/soltar, Notion no deja de ser flexible, centrado en el uso y el contenido, lo que lo convierte en un CRM flexible pero muy completo. Es decir, es una plataforma holística con aplicaciones variadas y la gestión de relaciones con los clientes es una de ellas. Este enfoque supone un salto frente a la rigidez de ciertos software de CRM tradicionales.

En el plan gratis, puedes configurar un CRM simple compartirlo con 5 miembros. Para disfrutar de una versión completa del software, ¡la versión Team a 8€ al mes por usuario es el santo grial! Nuestra opinión completa sobre Notion.

#4 Freshsales, el potencial del contexto en las ventas

Freshsales forma parte de la solución Freshworks y se basa en una estrategia de ventas contextual para crear una herramienta de CRM que combina marketing y ventas. Freshsales combina la generación de clientes potenciales y la relación con los clientes, creando una experiencia de ventas personalizada. Diseñado principalmente para el comercio electrónico, tanto para equipos pequeños como grandes, Freshsales utiliza los datos recopilados durante las sesiones web para facilitar el conocimientos del cliente. ¡Una aplicación con gran potencial!

No siempre compartimos el criterio para otorgar premios, pero creemos que el «Best software Award» ganado por Freshsales en 2022 es bastante merecido: puedes personalizar tu interfaz frontal (adquisición), segmentar tu canal de conversión y crear secuencias de correos electrónicos automatizados muy avanzadas. A continuación, defines las etapas cruciales del embudo de ventas y establece informes con KPI que te permitirán optimizar.

En cuanto a la UX y herramientas colaborativas, Freshsales ofrece solidez, así como en las integraciones, ya que se beneficia del paquete de Freshworks y su ecosistema, además de muchas integraciones.

La versión gratuita de Freshsales te permite comunicarte con sus clientes por chat, correo electrónico o teléfono, algo poco común en otros CRM.

Freshsales está dirigido a equipos pequeños, así como a grandes empresas que buscan un software que combine la fuerza del marketing con el potencial de las ventas. Para escalar, el plan Growth comienza a partir de 15 € por usuario al mes.

Análisis completo de Freshsales

#5 Trello (plantilla de pipeline), el CRM en modo Kanban

Trello y su plantilla de CRM ofrecen una gestión de relaciones con los clientes basada en el modelo Kanban. Por tanto, el pipeline es muy visual, organizado en columnas formadas por diferentes tarjetas que agrupan la información de los clientes. Tan solo tienes que arrastrar y soltar estas tarjetas en la columna correspondiente de etapa de relación con el cliente que corresponda. Completa la información del cliente en las tarjetas de Trello (contacto, lista de acciones pendientes, plazos, compartir con otros miembros) y el sistema de etiquetas facilita la gestión de clientes potenciales.

El nivel de automatización de Trello lo convierte en una referencia de software de CRM gratis. Nos gusta la creación casi infinita de columnas y la centralización de datos de clientes que facilitan las tarjetas. Por supuesto, la vista Kanban, la UX lúdica y las muchas integraciones con otras aplicaciones, para crear un CRM digno de ese nombre.

La versión gratuita ofrece 10 tableros por espacio de trabajo, aunque las tarjetas y el espacio de almacenamiento son ilimitados. Interesante para equipos pequeños que se están iniciando.

#6 Hubspot, un CRM potente con una versión gratuita limitada

HubSpot es una referencia de los CRM de pago, pero ofrece una versión gratuita freemium con funcionalidades limitadas. HubSpot nos seduce con su millón de contactos, usuarios ilimitados, informes de análisis comercial o la gestión de citas y llamadas directamente a través de la plataforma. Sobre todo, porque el software es ergonómico y la creación del embudo comercial o automatizaciones es relativamente fácil de entender.

Pero ojo: aunque Hubspot tiene una profundidad funcional casi infinita, está destinado a equipos de ventas grandes y consolidados. De hecho, los informes detallados o la creación de varios pipelines están reservados a los planes de pago. Nuestra opinión completa sobre HubSpot: ¿realmente es gratis?

#7 Google Sheets, una potente hoja de cálculo transformada en CRM

Es verdad. Sabemos que Google Sheets no es un CRM. Pero crear una plantilla de CRM en Google Sheets (o Excel) es una forma rápida y sencilla de gestionar tus relaciones con el cliente, accesible para todos y sin coste. Mucha gente ya usa Google Sheets de forma habitual y los elementos de la suite de Google se pueden integrar fácilmente en tu tabla de CRM (agenda, chat, formularios, etc.).

En esta opción, apreciamos la herramienta de informes y el acceso rápido a los datos de clientes, así como las funciones colaborativas entre las cuentas de Google. Pese a ello, Google Sheets no deja de ser bastante limitado. Al fin y al cabo, no es un CRM per se: olvídate de las automatizaciones avanzadas y los datos de pilotaje. Además, Google Sheets no es escalable.

#8 Streak, para crear tu CRM gratis en Gmail

Streak es una extensión de Chrome con la que puedes transformar tu mensajería de Gmail en un CRM. Una interfaz conocida, una herramienta sencilla sin salir de Gmail, para llevar el seguimiento de tu relación con el cliente y crear un embudo bien surtido.

Por supuesto, las fortalezas de Streal están en la gestión del correo electrónico: seguimiento, programación y personalización de emails, así como las integraciones complementarias de Google Workplace. Streak es adecuado para freelances o empresas individuales. Para el CRM avanzado (contactos enriquecidos, informes, etc.) o contactos compartidos, debes pasar al plan Pro a 49€ al mes. Hay otras herramientas que te costarán menos y te aportarán más.

#9 Dolibarr, un CRM de código abierto de calidad

La página de inicio de Dolibarr, una solución CRM y ERP muy «corporativa», puede parecer demasiado sencilla. Dolibarr es un software de código abierto (FOSS) con una buena versión gratuita, a pesar de que la ergonomía y la interfaz de usuario puedan estar un poco anticuadas. Las ventajas del open source se hacen patentes enseguida: funcionalidades útiles de CRM sin lujos, con su parte ERP, para agrupar procesos. Aviso: puede ser difícil aprender a manejarlo.

La versión gratuita de Dolibarr es completa, incluyendo servicios como la creación de tickets de soporte y la gestión de correos electrónicos. Pero opta por Dolibarr si no tienes miedo de formarte y te gusta el código abierto.

#10 Vtiger, un software de CRM gratis muy potente

Recuerdas Agile CRM y sus automatizaciones de marketing y ventas. Vtiger es una solución de CRM sólida centralizada de código abierto. ¿Su fortaleza? Alinea la información del cliente, el proceso de marketing y las ventas para maximizar el ROI.

Se pueden crear muchos playbooks (guías automatizadas) y escenarios de ventas con la riqueza de la segmentación de clientes. La relación con el cliente está bien concebida, con Vtiger One view, que ofrece una ficha de cliente completa y permite la interacción por chat (para cerrar tickets rápidamente, por ejemplo).

Los software de CRM gratis: preguntas frecuentes

¿Qué es un software de CRM?

CRM significa customer relationship management. Es una solución de gestión de relaciones con los clientes, en español. Estas soluciones se han popularizado desde principios del siglo XXI, con la llegada de procesos de venta más largos y complejos. El CRM racionaliza, optimiza y facilita la relación con prospectos y clientes para aumentar la rentabilidad a largo plazo. En pocas palabras, es un software que rastrea estos vínculos y te brinda información para administrarlos mejor.

¿Cuáles son los diferentes tipos de CRM?

La construcción del CRM parte de tus necesidades. Podemos definir tres familias de CRM:

• Ventas: gestionan el ciclo de compra, la entrada de leads en el embudo de conversión, seguimientos, acuerdos firmados…
• Marketing: administran tus campañas de marketing y tus secuencias de emails.
• Atención al cliente: gestionan las relaciones e interacciones de servicio al cliente: tickets, teléfono, chat, etc.

En esta guía, presentamos CRM de ventas, aunque algunos software (Freshsales, Agile CRM, etc.) ofrecen herramientas de marketing y soporte de forma gratuita. En cambio, ¡no esperes hacer marketing automation con Trello!

¿Cuál crees que es la mejor herramienta gratuita de CRM?

Hmm… Respuesta fácil: todo depende de las necesidades que se pretendan cubrir con el CRM y del tamaño de la empresa.

Respuesta un poco más específica: apreciamos Folk App por su interfaz intuitiva (como la de Notion, en formato Kanban) y completa. La herramienta es joven, pero sólida. Gratis  hasta 100 contactos, así que resulta ideal para equipos pequeños. Para un CRM más grande, Freshsales es una solución interesante.

¿Cuál crees que es el software de CRM más fácil de usar?

De nuevo, Folk App es rápido de configurar y te permite importar todos sus contactos desde tu email. Folk es muy puntero en términos de personalización, sin caer en una excesiva complejidad.

¿Cómo elegir un CRM que me convenga?

El punto de partida siempre son tus necesidades específicas, que determinarás qué herramienta elegir. No dudes en comparar, la mayoría de los software  presentados ofrecen una versión de prueba gratuita, aprovéchala.

Más información: ¿Cómo elegir un CRM adecuado para tu empresa?

¿Existe algún CRM gratuito que de verdad sea bueno?

Sí. Pero si tus necesidades de gestión de clientes se vuelven más específicas, si aumenta su base de datos, si tu embudo se vuelve complejo… Será más recomendable invertir en un CRM de pago. Hay plataformas sencillas, por escasas decenas de eruos/dólares al mes, sin tener que pensar directamente en soluciones tan avanzadas como Oracle.