Seguridad de datos en tu empresa: 6 consejos para garantizarla

Todas las empresas almacenan datos más o menos sensibles en su sistema informático. Sin un mecanismo de seguridad de datos personales y profesionales adecuado, esta información es vulnerable.

Los datos son vulnerables en más de un sentido porque las fallas de seguridad pueden ser intencionadas (piratería, robo, destrucción de datos, etc.), pero también accidentales (incidente técnico, mal manejo, etc.), lo que multiplica los riesgos.

En este artículo, te vamos a presentar 6 consejos para garantizar una seguridad de datos de alto nivel en tu empresa.

#1 Establece una política estricta de contraseñas

Las contraseñas son las herramientas más básicas de seguridad de datos, y forman parte del día a día de todas las empresas. Tu política de contraseñas debe estar definida con claridad y aplicarse rigurosamente respetando los siguientes principios:

• Utiliza contraseñas únicas y complejas: todos los usuarios deben tener una contraseña diferente, que incluya números, letras, minúsculas, mayúsculas y, si es posible, caracteres especiales.
• No tengas ningún registro escrito de las contraseñas: evita usar un documento que contenga todas las contraseñas (ni en papel ni en la computadora) y tampoco dejes notas en las mesas de tus empleados. Asimismo, evita intercambiar contraseñas por correo electrónico.
• Cambia las contraseñas con regularidad: debes asegurarte de que después de un hackeo, todas las contraseñas se modifiquen. También recomendamos encarecidamente configurar una renovación periódica de todas las contraseñas en fechas predefinidas (normalmente, cada 3 meses más o menos). Asimismo, cuando un empleado abandone la empresa de forma permanente, no olvides cambiar las contraseñas de todas las cuentas a las que tuviera acceso.

Para ayudarte, puedes usar un administrador de contraseñas (como Dashlane, NordPass o RoboForm, por ejemplo). Este software te permite generar nuevas contraseñas seguras con un solo clic, según criterios que puedes predefinir (longitud y tipo de caracteres en particular).

#2 Configura los accesos restringidos a los datos personales

En cada herramienta informática que utilices (puestos de trabajo, software, aplicaciones, etc.), es importante crear perfiles de usuario adaptados a las necesidades de cada empleado o colaborador externo.

En la mayoría de los software utilizados en un entorno profesional, puedes gestionar derechos individuales o grupales, para que cada empleado solo pueda consultar los datos que necesita. Puedes limitar los derechos de eliminación y exportación de datos. De este modo, proteges tus datos de posibles errores de manipulación y del robo o la destrucción intencional.

Mantén los derechos de administrador o confíalos solo a las personas involucradas (gerentes, administrador informático, etc.) y, una vez más, renueva tus contraseñas periódicamente.

#3 Realiza copias de seguridad de los datos de la empresa con mucha frecuencia

No existe negocio que pueda funcionar sin datos personales (clientes, proveedores, contadores, artículos, etc.). Para garantizar la seguridad de datos frente a la destrucción total o parcial, establece un procedimiento de copia de seguridad regular y eficaz.

Para alcanzar un nivel de seguridad óptimo, tus datos deben estar respaldados a intervalos regulares, en recursos externos a la empresa (tu servidor no es inmune a un incidente como un incendio, por ejemplo). Existen soluciones de copia de seguridad en línea como Oodrive, Dropbox o N-able, por ejemplo. Los sistemas de respaldo te permiten recuperarte rápidamente en caso de pérdida de datos y reanudar rápidamente tu actividad.

#4 Utiliza una VPN profesional

Cada vez se habla más de las VPN. Protegen datos tanto privados como profesionales. Cuando tus empleados se conectan desde fuera de la empresa —lo que es cada vez más frecuente—, tus datos están expuestos al riesgo de espionaje o robo. Las VPN permiten a tus empleados utilizar la navegación privada y segura en todo momento, incluso mientras se encuentran en redes wifi públicas.

Los servidores VPN actúan como servidores proxy y garantizan la fluidez de la navegación, la seguridad de los intercambios mediante un sistema de encriptación y el anonimato de los usuarios en cada conexión.

Muchas VPN profesionales ofrecen soluciones específicas para empresas con una gran cantidad de servidores VPN disponibles, cifrado de datos óptimo, soporte para muchos dispositivos e instalación fácil en varios puestos de trabajo.

Con una VPN corporativa, tus empleados pueden intercambiar emails profesionales de forma segura y utilizar las herramientas de trabajo donde se maneja una gran cantidad de datos (facturación, software de CRM, etc.) sin poner a tu organización en riesgo de piratería.

Para usar una VPN en tu negocio, deberás instalar 2 componentes esenciales:

• El servidor de acceso a la red (NAS), que es un servidor dedicado conectado a la red informática de tu empresa;
• El cliente VPN instalado en los ordenadores y dispositivos móviles de tus usuarios.

#5 Cifrar los datos de la empresa

El cifrado o encriptado de datos los vuelve ilegibles sin una clave de desencriptación. Este proceso refuerza la seguridad de datos compartidos en los intercambios entre usuarios (por correo electrónico, por ejemplo). Se puede aplicar a emails, archivos adjuntos, bases de datos e información de pago.

La mayoría de las soluciones profesionales (software de gestión, contabilidad, nóminas, etc.) encriptan automáticamente los datos y solo los hacen accesibles mediante el uso del software, a través de un acceso seguro con contraseña. Para proteger tus documentos, enviarlos o guardarlos, puedes utilizar herramientas gratuitas como 7-zip, Peazip o Zed!, por ejemplo.

#6 Garantizar la seguridad de los puestos de trabajo

Último consejo, pero no menos importante: garantizar la seguridad de datos en los puestos de trabajo es esencial para proteger tu actividad profesional. Para empezar, debes garantizar la seguridad física de tus equipos de computación, con acceso restringido y controlado a tus instalaciones.

Después, forma a tus empleados en acciones simples como la confidencialidad absoluta de sus contraseñas y la importancia de bloquear sus computadoras cuando se levantan de su puesto de trabajo, aunque solo sea un momento. Asigna a todos tus empleados derechos de uso de sus herramientas informáticas (nunca cuentas de administrador). Esto protege frente a errores de manejo y posibles perjuicios voluntarios. Comprueba que los cortafuegos se mantengan activos en todas las estaciones de trabajo y que el software antivirus esté siempre actualizado.

Analiza cada disco duro externo o llave USB con tu antivirus antes de utilizarlo, y prioriza el uso de tus propios recursos externos antes que los de tus socios o colaboradores. También puedes considerar la adquisición de un seguro contra ataques cibernéticos.

En definitiva, los datos que manejas son el alma de tu negocio. La seguridad de datos los protege y garantiza que puedan recuperarse sin dificultades en caso de fallo informático o ciberataque. Esta guía te facilita todas las claves básicas que tienes en tu mano para implementar un sistema de protección de datos completo y eficaz. Esperamos que te haya resultado útil.