Ejemplo de pliego de condiciones para crear una web

No te vamos a engañar. Preparar un pliego de condiciones o una lista de especificaciones para crear un sitio o página web no es poca cosa. El pliego de condiciones tiene ciertas restricciones de forma y te obliga a anticipar más cosas de las que probablemente esperabas sobre tu proyecto de sitio web. Pero ya sabes: al que algo quiere, algo le cuesta. A menudo se trata de un paso obligado, pero también de una buena oportunidad para madurar tu proyecto y concretar la visión del mismo. Es un ejercicio complejo pero útil.

Acceder directamente a nuestro ejemplo de pliego de condiciones de un sitio web

Para asentar de forma clara las bases de tu futura web tendrás que hacer el ejercicio de pensar en cuestiones que probablemente estabas postergando hasta ahora —consciente o inconscientemente—: ¿voy a poder actualizar mi blog con regularidad?, ¿cuál debe ser la identidad gráfica de mi sitio?, etc. También tendrás que pensar en decisiones técnicas: ¿qué solución elegir para el alojamiento web de mi sitio?, ¿hay que desarrollar una versión móvil específica?, etc.

Plantearse las preguntas pertinentes supone un esfuerzo de previsión, es decir, una inversión para el futuro.

Un pliego de condiciones bien documentado es una garantía de tranquilidad futura

El pliego de condiciones para crear una web es un documento formal indispensable para seleccionar y trabajar en buena sintonía con el proveedor que se encarga de desarrollarla. Este documento constituirá la base que las diferentes agencias y/o freelance emplearán para elaborar sus presupuestos, más o menos detallados, con los que seleccionarás el proveedor que más te convenga.

El pliego de condiciones, con sus posibles enmiendas, servirá para definir las condiciones de trabajo de tu proveedor y el seguimiento del desarrollo del proyecto por tu parte. Si fuera necesario, el pliego de condiciones de tu sitio web también puede poseer valor legal en caso de conflicto con tu proveedor.

Formato y exigencias del pliego de condiciones de una web

Un buen pliego de condiciones debe ser claro y preciso

El pliego de condiciones para crear una página web generalmente se presenta en formato de documento word bien estructurado y puede incluir todos los elementos visuales que favorezcan su comprensión: esquemas explicativos, maquetas funcionales, logos, capturas de pantalla de fuentes de inspiración, imágenes ilustrativas… Según los proyectos y su complejidad, su extensión puede oscilar entre 15 y 100 páginas.

Dado que se trata de un documento importante para estructurar el trabajo de tu proveedor, debe ser lo más preciso y exhaustivo posible. Tiene que seguir un cierto hilo conductor que se puede concretar en el siguiente esquema:

1. Presentación del proyecto en su conjunto
2. Descripción de la identidad visual
3. Descripción funcional y técnica
4. Prestaciones esperadas y modalidades de selección de proveedores

Presentamos el contenido pormenorizado de cada sección un poco más adelante en este artículo.

¿Quién tiene que redactar el pliego de condiciones de tu sitio web?

Redactar un pliego de condiciones es un ejercicio para el que hace falta un gran rigor y una buena visión global del proyecto, antes de empezar a crear una web. Si además la persona cuenta con experiencia en la redacción de documentos de este tipo, ¡tendrá el perfil ideal!

En pocas palabras, el o la principal responsable del proyecto de creación del sitio web debe ser la persona que más contribuya al pliego de condiciones, aunque no sea él o ella quien se encargue de redactarlo. En el caso de un proyecto de empresa, todos los servicios implicados deben involucrarse o al menos deben ser consultados. La persona que redacte debería ser metódica, capaz de organizar multitud de detalles sobre todos los aspectos del proyecto de forma estructurada y legible. Si es necesario, se puede incluso subcontratar la redacción del pliego de condiciones de un sitio web.

Nuestro ejemplo de pliego de condiciones de una web

Puedes encontrar el documento word descargable con nuestro ejemplo de pliego de condiciones al final de este artículo.

Descargar el modelo de pliego de condiciones

1. Presentación global del proyecto

1.1 Presentación de la empresa:

• Presentar la actividad de la empresa: fecha de creación, servicios o productos que ofrece, número de empleados/as, volumen de negocio, principales ejes de desarrollo, principales competidores, etc.
• Explicar la función de tu proyecto web dentro de la estrategia de la empresa.
• Si se trata del rediseño de un sitio web existente, precisar: su tráfico mensual, algunas estadísticas de rendimiento (tasa de rebote, tasa de conversión…), el número de páginas web existentes que se van a recuperar, las tecnologías utilizadas, etc.

1.2 Los objetivos del sitio:

Debes detallar el o los objetivos de tu sitio web. Indica si se trata de:

• Un sitio e-commerce destinado a vender productos en línea
• Un sitio vitrina para presentar la actividad de tu empresa
• Una galería multimedia (vídeo, audio, imágenes) en línea
• Un sitio promocional, por ejemplo, para anunciar un evento
• Un software en línea

1.3 El público objetivo del sitio:

• ¿Te diriges a empresas (B2B) o particulares (B2C)?
• ¿Cuáles son las características y los centros de interés de tu público objetivo?
• Debes identificar los distintos segmentos que componen tu público (por ejemplo, pymes y/o grandes empresas) y jerarquizar su importancia estratégica.

1.4 Objetivos cuantitativos:

Este tipo de información debe ofrecer una idea del nivel de actividad que esperas en tu futuro sitio web, ya que esto puede tener impacto en la elección de infraestructura técnica.

• ¿Qué expectativas de tráfico tienes para tu sitio?
• En el caso de un sitio e-commerce, ¿cuáles son tus objetivos en cuanto al volumen de ventas?
• ¿Qué volumen mensual de prospectos esperas recopilar con tus formularios?

1.5 Alcance del proyecto:

• ¿Tu sitio debe ser multilingüe?
• ¿En qué idiomas debe publicarse?
• Para cada idioma, además de traducir los contenidos, ¿es necesario efectuar otras adaptaciones?
• ¿Deseas que el sitio esté adaptado a dispositivos móviles?

1.6 Descripción de los elementos ya existentes:

• ¿Ya existe una versión antigua del sitio web en línea?
• ¿Eres propietario/a del nombre de dominio que deseas utilizar?
• ¿Qué hay del alojamiento web?
• ¿Hay documentos de presentación de la empresa o de sus productos disponibles?
• ¿Qué recursos hay disponibles (logos, elementos gráficos, textos…)?
• ¿Hay recursos humanos —internos o externos— asignados ya al proyecto? (responsable de proyecto, diseñador web, webmaster…)?

2. Descripción gráfica y ergonómica

2.1 Identidad visual:

Si tienes elementos gráficos que deseas reutilizar como base de tu nueva identidad visual, no dudes en incluirlos en el pliego de condiciones de tu sitio web.

• ¿Cuál será el color corporativo de tu sitio? ¿Habrá más colores dominantes?
• ¿Habrá variaciones del código de colores según las secciones o las páginas de tu sitio?
• ¿Habrá variaciones de tu logo en función del color de tus páginas web?
• ¿Tienes elementos visuales para reutilizar?
• ¿Qué líneas visuales básicas te gustaría integrar? ¡No dejes de ofrecer ejemplos concretos de sitios que te inspiren!

2.2  Diseño:

¿Tienes exigencias particulares en lo que respecta el diseño de tu futuro sitio web: diseño plano, efecto de paralaje, etc.?

2.3  Esquemas:

¿Has elaborado esquemas gráficos para describir la organización de las principales páginas de tu sitio web? No es un elemento obligatorio, sobre todo si quieres dejar libertad a tu proveedor. Pero si tienes una idea precisa de lo que buscas, puedes valorar el uso de un programa de creación de mockups para elaborar tus esquemas.

3. Descripción funcional y técnica

Si dispones de especificaciones funcionales detalladas o de cualquier otro documento útil, no olvides añadirlos como anexo a tu pliego de condiciones.

3.1 Árbol del sitio:

¡Realizar un esquema con el árbol de páginas de tu sitio web suele ser una buena idea!

• ¿Cuáles son las principales secciones de tu sitio?
• ¿Cómo se organizan las diferentes categorías?
• ¿Cuáles son las páginas principales?

3.2 Descripción funcional:

• ¿Tu sitio incluye una tienda en línea? Si es así, trata de precisar los modos de entrega y de pago previstos, la presencia de funcionalidades de venta cruzada…
• ¿Debe haber un espacio cliente protegido por contraseña?
• ¿Quieres disponer de un back office (área privada) para llevar un seguimiento de la actividad? Especifica qué derechos de administrador necesitas, ilustra tus procesos de negocio con esquemas.
• ¿Tu sitio debe disponer de un motor de búsqueda interno? ¿Un blog? ¿Un módulo de inscripción a la newsletter?
• …

3.3 Información sobre los contenidos:

• ¿Qué diferentes tipos de contenido piensas presentar en tu sitio web: artículos, imágenes, vídeos, recursos descargables, etc.?
• Especifica tus necesidades respecto a modificación de contenidos y creación de páginas.
• Indica si deseas que el código HTML respete los estándares SEO, en particular en las etiquetas de títulos y metainformación.

3.4 Restricciones técnicas:

• ¿Hay algunas tecnologías impuestas o prioritarias: lenguajes, frameworks, CMS…?
• ¿Con qué navegadores debe ser compatible tu sitio?
• ¿Deseas que el proveedor se ocupe del alojamiento web?
• ¿Qué sistemas externos tienes pensado integrar: redes sociales, contabilidad, facturación, email marketing, marketing automation, CRM, analítica web…?

4. Prestaciones contempladas y modalidades de selección de proveedores

4.1 Prestaciones contempladas:

Especifica aquí la lista completa de prestaciones que deseas subcontratar a tu futuro proveedor y para las que deseas que tus candidatos te propongan un presupuesto:

• Desarrollo
• Diseño
• Integración
• Migración de base de datos u otros recursos existentes
• Compra del nombre de dominio y gestión del alojamiento
• Mantenimiento y actualizaciones
• Formación en la gestión del sitio
• Servicios de marketing: plan de marketing, SEO, SEA, analítica web, etc.
• …

4.2 Calendario:

• ¿Cuál es la fecha límite de presentación de candidaturas para los proveedores?
• ¿Cuáles son las fechas previstas para las posibles presentaciones orales?
• ¿En qué fecha será seleccionado el proveedor?
• ¿Cuáles son las principales fechas límite intermedias del proyecto según los diferentes paquetes de entrega previstos?
• ¿En qué fecha te gustaría que te entregasen el proyecto final?

4.3 Metodología de seguimiento:

• ¿Deseas que el proveedor recurra a una metodología Agile para el desarrollo del proyecto?
• ¿Cómo quieres organizar el seguimiento del proyecto: conversaciones telefónicas semanales, reuniones periódicas para presentar los avances…?
• ¿Deseas tener acceso al entorno de trabajo durante la producción?

Descargar el pliego de condiciones para tu página web

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