A la hora de determinar el éxito de un proyecto web, la idea inicial no es tan importante como la ejecución. Si estás iniciando un proyecto web, has llegado al lugar adecuado. En esta guía completa, te presentaremos los pormenores de la gestión de proyectos web, su historia, su definición y el papel del gestor de proyectos web (o Project manager). También presentaremos los diferentes métodos posibles para formalizar y poner en marcha un proyecto web.
Índice
Historia y definición de la gestión de proyectos web
Para algunas personas, la gestión de proyectos es una «disciplina» reciente. En realidad, es una actividad que se remonta a hace mucho tiempo, casi a los albores de los tiempos. Los egipcios nunca habrían construido sus pirámides, ni los chinos su Gran Muralla, ni los romanos sus acueductos sin habilidades de gestión de proyectos. Obviamente, no se le llamó así (Project Management en inglés), pero alguien tuvo que organizar todo el trabajo. Todas estas antiguas construcciones no se erigieron de forma improvisada. Hicieron falta planos, cronogramas, equipos, presupuestos y todos los elementos que hoy en día asociamos con la gestión de proyectos.
La disciplina denominada «Gestión de Proyectos» no se estandarizó hasta la década de 1950. En esa época, muchas empresas se veían en la necesidad de estructurar sus procesos de gestión y producción. El diagrama de Gantt, que representa el progreso de un proyecto de forma visual, ya estaba en uso. El método de la ruta crítica, que permite planificar las etapas de un proyecto y priorizar las tareas, se desarrolló en 1957.
Además de estos métodos estándar, muchas personas involucradas en la gestión de proyectos idearon sus propios métodos de Project Management. Una avance destacado se produjo con la publicación de la obra de referencia: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, publicada por el Project Management Institute (PMI) y certificada por el American National Standards Institute (ANSI) en 1998, que ayudó a estandarizar los métodos de gestión de proyectos.
En los últimos años, han continuado los cambios en el ámbito de la gestión de proyectos. Principalmente, por la publicación de la norma ISO 21500 en 2012, que ha contribuido aún más a estandarizar los métodos de Project Management.
La integración de la dimensión humana en la gestión de proyectos
En cualquier caso, el cambio más importante de los últimos años es el de mentalidad. Nos hemos vuelto cada vez más conscientes de la importancia de las personas que integran el proyecto; mientras que en el pasado el enfoque se centraba ante todo en las técnicas, la gestión de la planificación, etc. El año 2012 se puede considerar como el punto de inflexión. Es el año de publicación de la quinta edición de la guía del PMBOK, que por primera vez contiene un apartado dedicado a la gestión de stakeholders, que son las diferentes personas interesadas en el proyecto (empleados, clientes, accionistas, colaboradores, etc.).
En ese momento, también surgieron nuevas metodologías y nuevos estándares que destacaban el papel del equipo y el trabajo colaborativo en el éxito de un proyecto. En 2016, el PMI integró nuevas competencias en la certificación de PMP (Project Management Professional), agrupadas bajo el concepto de Triángulo del Talento.
A partir de ese momento, ya no basta con demostrar las competencias técnicas para obtener una certificación oficial como gestor de proyectos. Se requieren habilidades más amplias, en cierta forma extratécnicas, como estrategia, gestión de relaciones con clientes, liderazgo (coaching, inteligencia emocional, etc.). El gestor de proyecto de hoy día ya no es únicamente un técnico, sino que debe ser una figura equivalente a un mini-CEO, con habilidades técnicas y estratégicas, así como una visión general del proyecto.
El papel del gestor de proyectos web (o Project Manager)
En inglés la denominación es clara: Project Manager. En el mundo hispanohablante, a veces, tomamos prestada esa voz inglesa. Si no, los podemos identificar con distintos nombres, según la empresa en la que trabajen: gestores de proyecto, directores de proyecto, responsables de proyecto… En todos los casos, estamos hablando de la persona dentro de una organización que se ocupa de diseñar y ejecutar un proyecto específico o múltiples proyectos. Más concretamente, el gestor del proyecto está a cargo de: la planificación, el presupuesto, la dirección y la presentación de informes de un proyecto.
Además, ya que estamos, vale la pena hacer un paréntesis breve para recordar qué es un proyecto. Un proyecto es un proceso que tiene un principio y un final y que conduce a un logro concreto (un producto, un servicio, etc.). El responsable del proyecto es la persona que supervisa el proceso de producción.
En algunos casos, también es responsable de defender el proyecto ante la dirección de la empresa. En otros casos, el proyecto ya está aprobado cuando se le asigna. El gestor del proyecto sirve de comunicación entre la dirección y los equipos que están a cargo de ejecutar el proyecto. La función del Project Manager consiste en asegurarse de que todo salga según lo planeado, que se sigan los objetivos, que se produzcan informes regularmente, y que se respeten los plazos y el presupuesto.
En principio, el gestor de proyectos puede ser un/a profesional que provenga de marketing, IT, recursos humanos, publicidad, etc. Hay tantos perfiles como tipos de proyectos. Por esta razón, no existe una descripción estandarizada del puesto de gestor de proyectos ni una única formación homologada. Algunos gestores de proyectos no tienen ninguna titulación específica de ello.
Esta ficha resume las diferentes funciones de un gestor de proyectos (web o de otro tipo):
Vamos a analizar cada una de estas funciones de forma pormenorizada.
Identificar los recursos necesarios
Una de las primeras funciones del gestor de proyectos, al empezar la tarea, es identificar los recursos que serán necesarios para la correcta ejecución del proyecto y el logro de los objetivos. Dentro de los recursos, se engloban los recursos financieros, así como a los recursos humanos (habilidades/talentos necesarios) y técnicos (herramientas, etc.). Para identificarlos, es necesaria una perfecta comprensión del proyecto.
Crear y liderar el equipo del proyecto
El director de proyecto necesita un equipo competente y con experiencia para llevar a cabo las tareas del proyecto. Hay dos posibilidades: asumir el liderazgo de un equipo ya existente, ya formado, o crear uno desde cero seleccionando los perfiles adecuados. Una vez formado el equipo del proyecto, el Project manager es el responsable de asignar tareas, fijar plazos para cada una de ellas, establecer herramientas de colaboración (Trello, Asana, etc.) y «motivar a las tropas» en el día a día.
Administrar los tiempos
Todas las tareas necesarias para la ejecución del proyecto están sujetas a plazos restringidos, que a su vez deben responder a la fecha límite de finalización del proyecto. El gestor del proyecto es la persona responsable de estimar la duración de cada tarea e incluirla en el cronograma general.
Sin embargo, en algunos ámbitos como la gestión de proyectos web, es frecuente que se produzcan desajustes en el cronograma inicial, por razones muy diversas. El Project manager deberá ocuparse de gestionar estos imprevistos para que tengan el menor impacto posible.
Administrar el presupuesto
Nada se hace sin dinero. El éxito o fracaso de un proyecto está estrechamente ligado a la de encontrar la financiación necesaria para su ejecución. También hay muchos proyectos que fracasan porque sus costes se estimaron incorrectamente antes de empezar. En este aspecto, el director del proyecto tiene dos responsabilidades: en primer lugar, elaborar un presupuesto estimado realista; en segundo lugar, llevar el seguimiento de gastos (diario, semanal, mensual y/o anual) y compararlos con el presupuesto previsto.
Satisfacer a los interesados
El objetivo del gestor de proyectos es presentar a las partes interesadas (los propietarios del proyecto: la dirección, los inversores, el cliente) logros que cumplan con sus expectativas (o las superen) y asegurar su satisfacción. Para ello, el director del proyecto no debe aislarse ni mantener un perfil bajo en el proyecto. Debe estar en comunicación constante con las partes interesadas, informarles sobre el progreso del proyecto, mantenerlos informados de los obstáculos encontrados, escuchar sus comentarios.
Gestionar los problemas y riesgos
La ejecución de un proyecto (web o de otro tipo) nunca está exenta de tempestades. En cualquier proyecto surgen problemas, imprevistos, obstáculos. Por eso, una de las principales competencias de un Project manager es resolver rápidamente los obstáculos cuando surgen. También debe tener una buena capacidad para gestionar los riesgos, es decir, para anticiparse a los problemas y evitar en la medida de lo posible que se produzcan.
Liderar el proyecto
Gestionar un proyecto significa medir constantemente los resultados y comparar las métricas reales con las previstas (estimadas en la fase de planificación). Esto implica recopilar datos sobre el proyecto, en un sentido amplio, incluidos los informes de las partes ejecutantes.
Producir el informe
La presentación de informes es una herramienta de comunicación con los miembros del equipo y las partes interesadas. Una de las funciones del gestor de proyectos es garantizar una comunicación efectiva sobre el proyecto, su progreso y sus obstáculos, con informes que describan todos estos aspectos con claridad.
Los principales métodos de gestión de proyectos web
No existe un único método de gestión de proyectos, ni mucho menos. Con el tiempo se ha desarrollado un gran número de metodologías de gestión de proyectos web. A continuación, te presentaremos los principales métodos: algunos son muy antiguos y otros mucho más recientes.
#1 Métodos tradicionales de gestión de proyectos web
Para empezar, vamos a ver los tres métodos de gestión de proyectos web que podrían calificarse como tradicionales.
Método en cascada
Este es el método más clásico y el más intuitivo cuando te inicias en la gestión de proyectos, aunque también el menos sofisticado. Sencillamente, consiste en secuenciar tareas en el tiempo. Según este método básico, hasta que no se complete una tarea no se puede pasar a la siguiente. De ahí el nombre, Waterfall o cascada, que hace referencia a la estructura tan lineal del método.
Este método puede ser adecuado para proyectos de producción de un producto físico (un edificio, una computadora…). El problema es que, si las necesidades del cliente o de la gerencia cambian durante el proyecto, toda la secuencia puede volverse ineficaz. Si estás administrando un proyecto en el que hay que asumir cierta incertidumbre de cara al futuro, el método en cascada no es adecuado en absoluto.
Método de la ruta crítica (CPM)
Este método, como hemos visto, se desarrolló en la década de 1950. Se basa en la idea de que hay tareas que no se pueden poner en marcha hasta que se haya completado otra tarea. Las tareas a veces tienen relaciones de dependencia entre ellas. El método de la ruta crítica consiste en crear un esquema de progresa del proyecto, en el que se agrupan las tareas que tienen dependencia entre sí.
Este método también consiste en identificar las tareas críticas, es decir, aquellas que son esenciales para la buena marcha del proyecto y no pueden sufrir retrasos en su finalización. El método de la ruta crítica o critical path, del que encontrarás una explicación detallada en este artículo, es un método para priorizar tareas.
Método de la cadena crítica
El método de la cadena crítica o Critical Chain Project Management (CCPM) consiste en centrarse inicialmente en los recursos necesarios para llevar a cabo las distintas tareas del proyecto. Con esta metodología, comenzamos construyendo un cronograma, identificando las tareas más importantes (la cadena crítica) y asignando recursos a estas tareas prioritarias.
Descubre todos nuestros consejos para definir tu pliego de condiciones para crear una web.
#2 El método PMI / PMBOK para gestión de proyectos web
Algunas empresas utilizan lo que se conoce como metodología PMI o PMBOK en la gestión de proyectos web. Este método consiste en dividir la gestión de proyectos en cinco etapas, las enumeradas por el PMI y explicadas en la guía del PMBOK. Estos cinco pasos (o más bien cinco «grupos de procesos») son:
- La fase inicial de puesta en marcha, cuyo objetivo es definir el proyecto y formalizarlo (recursos necesarios, competencias necesarias, constitución del equipo, etc.).
- Planificación, que implica aclarar los objetivos y crear el plan de acción (y la hoja de ruta) para lograr esos objetivos.
- Ejecución, que es la fase de realización de las acciones previstas y —si fuera necesario— acciones correctoras.
- Seguimiento y control, que consiste en llevar el seguimiento el avance del proyecto e identificar lo que no está saliendo como estaba previsto.
- Cierre, que consiste en formalizar la finalización del proyecto y asegurar la satisfacción de las partes interesadas.
Sin nos ponemos estrictos, el PMBOK no es realmente una metodología. Más que eso, se trata de una lista de estándares y convenciones. Una especie de diccionario, en cierto modo. Puedes conocer más sobre el PMBOK si consultas este artículo.
#3 Métodos ágiles de gestión de proyectos web
Las metodologías ágiles están de moda y son populares entre las nuevas empresas debido a la flexibilidad que ofrecen en la gestión de proyectos (de ahí su nombre). Lo que muchos no saben es que, de hecho, existen varios métodos denominados «ágiles». Estos métodos se adaptan especialmente bien a la gestión de proyectos web o tecnológicos. Hemos identificado 5 principales:
«Método ágil» original
El «método ágil» original, también conocido como agile en inglés, fue publicado por un grupo de 17 personas a principios de la década del 2000. El manifiesto de este método, que explica cómo funciona y los principios en los que se basa, está disponible en el sitio dedicado. El método ágil representada ante todo una actitud ante el trabajo que consiste en centrarse en las personas más que en los procesos y herramientas. En esta metodología, cobran importante el desempeño operativo, escuchar a los clientes, la adaptabilidad al cambio.
El método ágil, más que un método detallado y directamente aplicable, es el marco teórico a partir del que se han construido varios métodos más específicos: Scrum, Kanban, etc. Una metodología ágil se caracteriza por:
- un funcionamiento en fases cortas (sprints),
- una evaluación continua de los resultados obtenidos,
- el proceso de ir dando forma al proyecto mientras se desarrolla para satisfacer mejor las necesidades del cliente,
- una comunicación permanente entre el jefe de proyecto y las partes interesadas (dirección, cliente, etc.).
Principios del Manifiesto Ágil
Método Scrum de gestión de proyectos
Es el método ágil más popular, debido a su facilidad para implementarlo, pero también porque resuelve muchos problemas que los desarrolladores de software se encontraron en el pasado. Todo comienza con el nombramiento de un Scrum Master, es decir, un gestor de proyectos cuyo trabajo principal consiste en superar o evitar todos los obstáculos para permitir que el equipo trabaje de la manera más eficiente posible.
El equipo del proyecto trabaja en ciclos cortos llamados «sprints», normalmente de dos semanas. Los miembros del equipo se suelen reunir a diario con el Scrum Master para llevar un seguimiento de lo que se ha avanzado y de los obstáculos encontrados. Este método permite desarrollos rápidos y es especialmente adecuado para equipos pequeños.
Descubre más: El método Scrum de gestión de proyectos agile: guía y recursos
Método Kanbán de gestión de proyectos
La empresa Toyota desarrolló este método en la década de 1940 para establecer una producción ajustada a los tiempos y, de esta forma, minimizar el stock que se le acumula en los almacenes. En un principio, los kanbán eran tarjetas de cartón colocadas por toda la cadena de producción e indicaban a los puestos de producción anteriores si debían continuar con la producción o no, según las necesidades de las etapas posteriores.
Hoy en día, el método Kanbán se basa en secuenciar las diferentes etapas de producción de una tarea para poder seguir su progreso más fácilmente. Una aplicación frecuente del método Kanban consiste, por ejemplo, en clasificar las tareas en columnas: pendiente, en proceso, en validación, completada… El método Kanban es menos directivo que el método Scrum y se apoya en el diagrama visual. Las herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana se adaptan perfectamente para configurar este tipo de estructura.
Descubre más: El método Kanban de gestión ágil: guía y herramienta
Método Extreme Programming (EP)
Este otro método ágil está diseñado para mejorar la calidad (y la simplicidad) del software y ayudar a los equipos de desarrollo a adaptarse a las necesidades de sus clientes. El método EP se caracteriza, como los demás métodos ágiles, por un ciclo de desarrollo compuesto por sprints cortos y por un diálogo reforzado con el cliente. El método de Programación Extrema, que está diseñado principalmente para el desarrollo de software o aplicaciones, permite realizar cambios dentro de un sprint.
Si, por ejemplo, el desarrollo de la funcionalidad X aún no ha comenzado, la tarea se puede eliminar y reemplazar por una tarea similar sin esperar al próximo sprint. Debido a su gran flexibilidad, esta metodología es especialmente adecuada para proyectos con necesidades cambiantes.
Adaptative Project Framework (APF)
Este método de gestión de proyectos web y tecnológicos se creó al constatar que no era posible gestionar un proyecto de IT con los métodos tradicionales, debido a la naturaleza incierta y cambiante de las necesidades. En este método, el punto de partida es un desglose del proyecto (estructura de desglose de requisitos) para definir sus objetivos estratégicos, en función de las necesidades del cliente, las funciones y las funcionalidades requeridas.
La ejecución del proyecto se articula en fases cortas o iteraciones. Al final de cada ciclo de desarrollo, el equipo analiza los resultados obtenidos para mejorar los siguientes ciclos. La dirección del proyecto puede cambiar el alcance del proyecto o algunos de sus objetivos al comienzo de cada etapa de desarrollo.
El punto fuerte de esta metodología es la facilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de los clientes. Es bastante adecuada para la gestión de proyectos web.
- Por ejemplo, un cliente puede desechar una funcionalidad que inicialmente le convenía sobre el papel al verla en la pantalla. Es algo comprensible.
- O lo contrario, puede gustarle tanto un diseño o una funcionalidad que decide que la quiere en cinco páginas del sitio web y no solo en una.
En este artículo (en inglés) puedes encontrar más información sobre este método.
#4 Métodos adaptativos de gestión de proyectos web
Algunos métodos de gestión de proyectos web y tecnológicos se centran en los cambios de dirección que puedan afectar al proyecto y la gestión de los riesgos que afectan a la organización. Aquí hay dos:
Cadena de eventos (ECM)
El principio sobre el que se apoya esta metodología es que a veces existen riesgos potenciales ocasionados por elementos externos que quedan fuera del alcance del proyecto. Es importante tener en cuenta estos riesgos y planificar un plan de acción en caso de que se materialicen. ¿Por qué? Porque los eventos inesperados, los riesgos exógenos, los peligros pueden afectar a la planificación e incluso al éxito del proyecto.
Extreme Project Management (XPM)
Esta metodología surgió como reacción al método en cascada, presentado al principio de la lista. Es lo opuesto a él, ya que permite hacer frente a cambios masivos. Al aplicar el método XPM, puedes modificar el proyecto, el presupuesto e incluso la naturaleza del producto final para satisfacer las necesidades variables, independientemente de la naturaleza del proyecto inicial. Esta metodología es muy adecuada para la gestión de proyectos que deben ejecutarse en poco tiempo (unas semanas, unos días) en un entorno complejo y cambiante.
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Los métodos comerciales de gestión de proyectos
Terminemos centrándonos en los métodos basados en un enfoque comercial. Podríamos decir que nos estamos desviando de las metodologías de gestión de proyectos web, pero después de todo, hay muchas formas diferentes de gestionar un proyecto. Los métodos basados en procesos también pueden resultar útiles:
Lean Management
El Lean Management es un método de gestión de proyectos que consiste en centrarse en la optimización de costes. Con esto en mente, el primer paso consiste en desglosar las etapas del proyecto para identificar y eliminar cuellos de botella, recursos malgastados, elementos que puedan generar demoras o representar costes innecesarios. El objetivo con este método es lograr el máximo resultados con los mínimos recursos, proporcionar valor al cliente utilizando la menor cantidad de recursos humanos, dinero y tiempo.
Six Sigma
Es un método basado en la estadística, el análisis de datos y los comentarios del cliente cuyo objetivo es mejorar la calidad y eficiencia del proceso, identificando defectos y problemas en el momento y procurando eliminarlos en la medida de lo posible. El objetivo de Six Sigma es entregar un producto final libre de defectos que sea 99,99966% perfecto (de ahí el nombre de este método). La empresa Motorola fue la desarrolladora de este método.
Gestión de proyectos basada en procesos
El método Process-Based Project Management se basa en alinear los objetivos del proyecto con los objetivos estratégicos y valores generales de la empresa. Consiste en inscribir el proyecto en un marco más amplio. Para conseguir esto, se siguen varias etapas: una etapa de formalización del proyecto, la implementación de KPI y sistemas de reporte, el ajuste de objetivos cuando sea necesario, la implementación de un proceso de mejora continua, etc.
Todas estas metodologías se aplican a la gestión de proyectos en general, pero son especialmente adecuadas para la gestión de proyectos web.
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Conclusión: cómo elegir el método de gestión de proyectos web adecuado para ti
Después de tola la lista, ¿qué método puedo elegir? La elección de la metodología depende de las necesidades inherentes de tu proyecto web y las necesidades de tu equipo de trabajo. Para concluir esta guía, compartimos dos consejos para ayudarte a elegir la metodología adecuada y llevar a cabo una gestión de proyectos web adecuada:
La elección depende del proyecto y el producto
La elección de la metodología depende sobre todo de los objetivos del proyecto, la naturaleza del producto final y sus limitaciones. Debes formular con claridad las necesidades, objetivos y metas del proyecto. ¿Cómo debe ser el producto que vas a crear, o a entregar a tu cliente? En términos más generales, ¿qué tipo de producto es? ¿Cuáles deberían ser sus características, sus beneficios, sus funcionalidades?
Para la construcción de un edificio o una casa, los métodos en cascada o ruta crítica son útiles. En cambio, si tu proyecto consiste en desarrollar un sitio web, un software o una aplicación móvil, las metodologías ágiles son preferibles. Si quieres racionalizar al máximo el coste de tu proyecto y entregar el producto final en poco tiempo, los métodos Lean o Lead Six Sigma también pueden ser una buena opción.
Aprovecha lo que ya está funcionando
Hasta ahora, ¿qué procesos se usan dentro de tu equipo y cuáles han demostrado ya su eficacia?, ¿cómo trabaja tu equipo?, ¿en qué ambiente de trabajo desarrolla mejor su potencial? Es importante recordar que la gestión de proyectos con un equipo ya formado no se basa necesariamente en empezar todo «de cero», sino en mejorar lo que ya existe.
Si tu equipo está acostumbrado a trabajar de forma colaborativa, incorporando nuevas ideas a su trabajo a medida que avanza, y demuestra una gran capacidad de adaptación al cambio, los métodos ágiles, XP o APF pueden ser buenas opciones. En cambio, si tu equipo prefiere trabajar con un plan bien definido y estructurado desde el primer momento, quizás las metodologías en cascada, ruta crítica o cadena crítica sean más apropiadas.
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