La inmensa mayoría de los correos electrónicos profesionales de seguimiento, o follow-up emails, son sencillamente malos.
Es una verdadera lástima, porque un correo electrónico de seguimiento bien elaborado puede tener un enorme impacto en la conversión y la retención. En cambio, un follow-up email chapucero puede tener un efecto desastroso en las relaciones con los clientes.
Hemos querido ofrecerte 7 ejemplos realmente inspiradores de correos electrónicos de seguimiento profesional. Reflejan situaciones B2B habituales.
Terminaremos con 6 consejos y las mejores prácticas para convertirse en un profesional de los emails de seguimiento profesional.
Follow-up email: tu contacto abre el e-mail pero no responde
Supongamos que has enviado lo que consideras un correo electrónico importante a uno de tus clientes potenciales. Estás confiado, pero el cliente potencial no responde a tu solicitud. Ante todo, ¡no te desanimes! Puede que tu mensaje haya llegado a la bandeja de entrada equivocada, ahogado entre otros muchos. O puede que lo haya recibido la persona equivocada (en el caso de un correo electrónico enviado a una empresa, por ejemplo). No recibir respuesta no significa necesariamente que el correo electrónico no sea bueno. Puede que esté mal dirigido.
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
Nunca puedes tener garantizada una respuesta a tu mensaje, pero hay algunas cosas que puedes hacer para maximizar sus posibilidades de obtener una respuesta positiva. Recuerda incluir en tu mensaje :
- Un recordatorio de los hechos: puede que a la persona con la que estás hablando le cueste superarte. No dudes en recordarle algunas cosas que le ayudarán a recordar exactamente por qué has hablado.
- Ofrece una entrevista rápida: sea cual sea tu ámbito profesional, ten en cuenta una cosa: la gente suele estar muy ocupada. Es más, es probable que tus contactos consideren el 99% de sus correos electrónicos como una tarea que hay que atender. Adáptate proponiendo una entrevista rápida, que te permitirá calibrar el interés de tu contacto sin robarle mucho tiempo.
- Pide dirigirte a la persona adecuada: si no estás seguro de qué persona va a abrir primero su correo electrónico, no olvides especificar claramente a quién quieres dirigirte. Así aumentarás considerablemente tus posibilidades de llegar a la persona o el departamento adecuados.
Ejemplo de email de seguimiento profesional: tu contacto no ha respondido al mensaje anterior
Aquí tienes una plantilla básica de correo electrónico que puedes utilizar como ejemplo si te encuentras en esta situación:
Mensaje sugerido
Título: Una frase concisa sobre el asunto de su correo anterior
“Hola [Nombre del contacto preferido],
Le escribo en relación con mi mensaje anterior sobre [Descripción].
Creo que su equipo no me ha contestado. Si aún cree que tiene sentido que sigamos hablando, ¿podría decirme cuándo podría tener libres entre 5 y 10 minutos para que pueda llamarle?
Si mi solicitud no entra dentro de sus competencias, ¿a quién debo dirigirme?
Gracias (o cualquier otro saludo que considere apropiado)
[Tu firma]”.
Follow-up email: te remiten a alguien de la empresa destinataria
En este escenario, te diriges a un contacto a través de un conocido que ya está establecido en la empresa. Puede tratarse, por ejemplo, de un amigo que trabaje en una empresa susceptible de convertirse en una de tus clientes.
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
Cuando escribas tu correo electrónico, cuyo objetivo es establecer una conexión cercana con el cliente potencial, asegúrate de incluir :
- El elemento de conexión: no dejes de mencionar a la persona que te puso en contacto con tu interlocutor. Esto no solo da credibilidad a su planteamiento, sino que también te permite destacar tu conexión, que también podría beneficiarse de sus intercambios.
- Céntrate en un tema concreto: si tienes relación con la empresa a la que estás sondeando, es muy probable que ya tengas referencias sobre los problemas a los que se enfrenta la empresa. Demuestra a tu contacto que conoce sus principales problemas y aprovecha la oportunidad para explicar, en pocas palabras, cómo su propuesta satisfará sus necesidades.
- Pide una entrevista breve: como en el caso anterior, ofrece a tu contacto una entrevista breve. Es la mejor manera de conocerle y saber más sobre sus expectativas. Asegúrate de que tu entrevistador entiende que le vas a dedicar muy poco tiempo. Esto le animará a responder favorablemente a tu petición.
Ejemplo de email de seguimiento profesional enviado a través de una referencia en la empresa
Aquí tienes una plantilla básica de correo electrónico que puedes utilizar como ejemplo si te encuentras en esta situación:
Mensaje sugerido
Título: Conversación con [nombre de tu contacto inicial]”.
Hola [Nombre de la persona de contacto],
He tenido la oportunidad de hablar con [nombre del contacto inicial], quien me recomienda dirigirme a usted.
Hablé con [nombre del contacto inicial] sobre [tema].
Parece que puedo ayudarle con [cuestiones identificadas en el contacto inicial].
[descripción rápida de tu solución].
Si dispone de 5-10 minutos, podríamos hablarlo en persona.
[tu saludo, seguido de tu firma]”.
Follow-up email: tu contacto te pide que te pongas en contacto con él más tarde
Este es un caso muy común: has conocido a un posible cliente en una feria o en un evento laboral. Parece interesado en tu propuesta. Pero te dice que, por motivos presupuestarios, no puede seguir adelante por el momento. Te propone que vuelvas a hablar con él dentro de unos meses, cuando tenga una idea más clara de lo que puede hacer. Tomas sus datos de contacto y configuras una alerta para recordarle que debes volver a llamarle dentro de dos meses. ¿Cómo retomar el contacto cuando llegue el momento?
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
Ha pasado el tiempo y necesitas aprovechar las buenas impresiones que tuviste con tu contacto hace dos meses:
- Un recordatorio: es posible que tu interlocutor haya olvidado la entrevista o no la recuerde muy bien. Recuérdale en pocas palabras el tema de vuestro último intercambio.
- Una oferta: ofrécete a responder a cualquier pregunta que su cliente pueda tener sobre su producto/servicio.
- Propón una reunión: para presentar tu solución, que se supone que satisface una necesidad de tu interlocutor.
Ejemplo de email de seguimiento profesional: tu contacto te ha pedido que vuelvas a hablar con él más adelante
Aquí tienes una plantilla básica de correo electrónico que puedes utilizar como ejemplo si necesitas retomar el contacto con un cliente potencial un tiempo después de haberlo conocido:
Mensaje sugerido
Título: ¿Listo para continuar nuestra conversación?”
Hola [Nombre de la persona que llama],
La última vez que nos vimos, me sugeriste que retomara el contacto en [plazo adecuado] para hablar sobre [tema]. Por tanto, te escribo para volver a hablar de ello.
¿Has tenido ocasión de examinar mi propuesta y reflexionar sobre lo que hablamos en [lugar de la reunión]?
Estaré encantado de responder a cualquier pregunta que tengas, y tal vez podamos organizar una reunión rápida en los próximos días.
[Tu saludo, seguido de tu firma]”.
Follow-up email: contacto tras un evento profesional
Una situación similar a la anterior: has conocido a alguien en una feria, un afterwork u otro evento profesional. Has hablado de negocios con un posible cliente y te gustaría profundizar en la relación. No has fijado una reunión concreta, pero las buenas impresiones que tienes con este contacto te llevan a pensar que se puedes cerrar una venta o una colaboración con él.
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
Si realizas el seguimiento “en caliente”, es decir, después del evento, deberías obtener una respuesta rápida. Te aconsejamos adoptar un tono cordial y ser breve en el seguimiento:
- Dónde y cuándo hablasteis: menciónalo brevemente a tu interlocutor. Es posible que hayas conocido a varias personas en el acto. Un recordatorio les ayudará a acordarse de ti.
- De qué habéis hablado: demuéstrale a tu interlocutor que has reflexionado con claridad sobre los puntos que habéis tratado. Tienes que favorecer su implicación en vuestra relación profesional.
- Cómo profundizar en el contacto: quieres implicar a tu contacto en tu proyecto.
Ejemplo de email de seguimiento profesional: contacto tras una feria, afterwork u otro evento profesional
Aquí tienes una plantilla básica para llevar el seguimiento de tus contactos después de un evento.
Mensaje sugerido
Título: Reunión en [lugar]
“Hola [nombre de pila], fue un placer verte en [lugar] y aún recuerdo nuestra conversación sobre [tema].
Creo que deberíamos continuar esta conversación porque [tu motivo para continuar la conversación]. ¿Qué disponibilidades tienes en los próximos días?
Podríamos [acción propuesta: tomar una copa, afterwork, café…].
Mi horario está bastante abierto el [propón algunos días] si te viene bien…
Que tengas un buen día.
[firma]”.
Follow-up email tras una llamada o reunión
Acabas de mantener una llamada o una reunión breve con un cliente potencial. Eso está muy bien, pero ¿y ahora qué? De momento, no tienes más que una dirección de correo electrónico y una reunión rápida como bases para la futura colaboración.
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
- Una introducción cuidada: al principio del email de seguimiento, dile a su contacto lo mucho que has disfrutado de la reunión.
- Haz referencia a los problemas de tu interlocutor: esto significa poner mucho cuidado en identificarlos durante la reunión.
- Facilita más información: aporta detalles rápidos sobre tu producto/servicio, con el objetivo de atraer el interés del destinatario con el menor número de palabras posible.
- Ofrece tus disponibilidades: asegura a tu interlocutor que estás totalmente disponible para volver a hablar con él cuando le convenga.
Ejemplo de correo electrónico de seguimiento tras una llamada o reunión
He aquí una plantilla básica para el seguimiento de una llamada inicial a un posible cliente.
Mensaje sugerido
Título: Encantado de haberle conocido
“Hola [nombre]. Ha sido muy interesante hablar con usted hace un rato y saber más sobre su función en [empresa].
Comprendo sus problemas con [señale la cuestión clave] y hasta qué punto esto le perjudica en [el punto conflictivo identificado].
Como ya hemos hablado, le adjunto más información sobre nuestra solución y cómo podemos ayudarle con su [problema] y resolver [necesidad].
Quedo a su disposición si tiene alguna pregunta, y estaré encantado de atenderle en nuestra entrevista prevista para [fecha predeterminada].
[Saludo y firma]”
Follow-up email con un incentivo
Pongamos un ejemplo concreto. Has observado en tu cuenta de Salesforce que un prospecto pasa mucho tiempo en tu sitio web y está especialmente interesado en una solución específica que ofreces. El correo electrónico de seguimiento pertinente en este caso consiste en utilizar esta solución como incentivo para contactar con el prospecto y convencerle de que realice una compra.
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
Para apoyarte en un incentivo específico, asegúrate de incluir :
- El producto específico: esta será tu mejor arma para la conversión. Evita enviar un mensaje genérico que se pase desapercibido en la bandeja de entrada de tu destinatario.
- Una sugerencia directa: ofrece una llamada rápida de 5-10 min para explicar la solución o el producto que parece interesar a tu destinatario. Esto debería permitirte identificar las necesidades precisas del usuario.
Ejemplo de correo electrónico de seguimiento con incentivo
He aquí un modelo básico para enviar tu propuesta utilizando un incentivo específico.
Mensaje sugerido
Título: Su interés por [incentivo]
“Hola [apellido/nombre].
Hemos observado que varios miembros de su equipo están especialmente interesados en [producto en cuestión], que sirve para / aborda [describe brevemente las funcionalidades del producto/servicio]. ¿Podría dedicarme entre 5 y 10 minutos a explicarme tu problema? Así podré orientarle hacia nuestras mejores soluciones para satisfacer sus necesidades.
Hasta pronto.
[Saludo y firma]”
Follow-up email: venta en frío a un prospecto que nunca has conocido
Tienes las direcciones de correo electrónico de tus prospectos, pero no has mantenido ninguna conversación previa con ellos. Por tanto, quieres despertar su interés y presentarles tu producto/solución. Lo ideal es que ya hayas empezado a interactuar con tus clientes potenciales, en particular a través de LinkedIn o Twitter, con la esperanza de darte a conocer.
Buenas prácticas para enviar estos follow-up emails
- Incluye una presentación muy rápida de ti y de tu empresa: en pocas palabras, tu destinatario tiene que entender tu propuesta y tu posición en la empresa.
- Ve directo al grano: tu interlocutor no te conoce y probablemente esté muy ocupado. La brevedad es eficacia.
- Una propuesta de reunión: intenta dirigirte a la persona adecuada para seguir la conversación.
Ejemplo de correo electrónico de seguimiento de venta en frío a un prospecto
He aquí un modelo clásico para hacer una venta en frío o relanzar a un cliente potencial.
Mensaje sugeridoTítulo: ¿Conoces [producto/servicio]?
“Hola, [nombre].
Me llamo [su nombre] y soy comercial de [tu empresa] / [tu pitch de empresa/producto].
A juzgar por tu perfil en [redes sociales relevantes], pareces alguien que podría estar interesado en [tu solución].
Me gustaría mucho hablar con alguien de [empresa objetivo], responsable de [departamento objetivo].
Si te interesan en nuestras soluciones, ¿estarías disponible para una llamada rápida de 5-10 minutos esta semana, por ejemplo [días disponibles]? Podremos conversar sobre las diferentes soluciones que ofrecemos [tu solución] y que podrían ayudar a tu empresa a crecer.
Si crees que no eres la persona adecuada con la que hablar, ¿podrías dirigirme a la persona que consideras más adecuada para gestionar necesitar nuestra solución/producto?
Espero tener noticias tuyas pronto.
[Tu firma]”
6 buenas prácticas para un profesional del envío de follow-up emails
Hasta ahora, hemos dado ejemplos de situaciones específicas de emails de seguimiento profesional o comercial. Ahora vamos a darte algunos consejos generales para que tus emails de seguimiento sean un éxito y minimizar las tasas de cancelación de suscripción o de falta de respuesta.
Consejo #1: planifica tus envíos
Planifica los emails de seguimiento profesional para conseguir la máxima eficacia. La mejor estrategia de planificación de follow-up emails depende en gran medida del escenario en el que se produce el contacto. No hay reglas fijas sobre cuándo y cómo enviar correos electrónicos de seguimiento.
Por ejemplo, para informar a los participantes de tu próximo seminario web, te recomendamos enviar tres correos electrónicos: el primero una semana antes, el segundo un día antes y el tercero una hora antes.
Consejo #2: cuida el asunto de tus follow-up emails
La línea de asunto debe informar al lector del propósito del correo electrónico de seguimiento o recordatorio. No seas demasiado agresivo/a, pero tampoco dejes de ser claro/a. Opta por un mensaje corto y directo.
Es posible que las fórmulas creativas no funcionen, y el destinatario puede perderse el mensaje. Aunque es posible utilizar el humor o un tono poco convencional en el cuerpo del correo electrónico, desaconsejamos hacerlo en el asunto.
Consejo #3: proporciona información concisa
Un correo electrónico de seguimiento debe tener un objetivo claro, y su contenido debe complementar el asunto con información más detallada. No obstante, te aconsejamos resumir tu propuesta en un solo párrafo, aportando datos concisos. Ten en cuenta que los destinatarios disponen de muy poco tiempo. Apreciarán los correos cortos.
Por otro lado, no olvides incluir todos los detalles esenciales. Según el caso, indica la fecha, el lugar o incluso lo que los destinatarios del correo electrónico obtendrán de tu oferta.
Por último, escribe cada correo recordatorio suponiendo que el destinatario no ha leído los correos anteriores (si ha habido). Los destinatarios no deberían tener que consultar otros correos para entender de qué estás hablando. Es probable que los usuarios hayan borrado tus últimos correos, ¡y no van a ir a revisar su papelera de reciclaje!
Consejo #4: envía follow-up emails amables y personalizados
Los emails de seguimiento profesional suelen ser muy formales. Intenta diferenciarte adoptando un tono diferente, más amistoso y personalizado. Empieza utilizando el nombre del destinatario. Si en tu contexto profesional es adecuado, puedes tutearlo. Esto convence a la gente de que te diriges a ellos personalmente y no como una marca desinteresada.
Además, el texto de los follow-up emails debe informar al lector, pero puedes añadir tu toque personal. De este modo, el mensaje será más animado y fácil de usar. Esto puede marcar la diferencia a la hora de atraer el interés de tu contacto. Por supuesto, ten en cuenta el contexto para no cometer errores, ya que algunas situaciones no se prestan a un tono humorístico.
Consejo #5: céntrate en un mensaje principal
Al enviar un emails de seguimiento profesional, puedes sentir la tentación de matar dos pájaros de un tiro planteando otros temas a su destinatario. Por ejemplo, aprovechas para enviar un enlace al último artículo de su blog o una encuesta con algunas preguntas para obtener más datos sobre las necesidades del cliente. Te aconsejamos que lo evites.
Un correo sobrecargado podría ser molesto para los destinatarios. Es muy probable que borren el mensaje. Además, podría dificultar la comprensión del mensaje principal. Céntrate en tu objetivo y no te desvíes del mensaje principal que quieres transmitir.
Consejo #6: incita a la acción
Las llamadas a la acción (CTA en inglés) están diseñadas para captar la atención del lector. Con una frase, un enlace en el que se puede hacer clic o un botón, tu correo electrónico debe incitar al destinatario a realizar una acción. Por ejemplo, pedir una cita en tu agenda para una llamada de 15 minutos, o hacer clic en un botón para rellenar un formulario.
Conclusión
El email marketing ha invadido nuestras vidas en los últimos años. Aunque los correos electrónicos no siempre son bien recibidos por sus destinatarios, siguen siendo uno de los mejores medios de comunicación en Internet. En este artículo, hemos detallado los principales escenarios que te puedes encontrar cuando tengas que hacer un seguimiento de alguien por correo electrónico. Con la ayuda de estas plantillas, ¡esperamos que obtengas mejores resultados en tu próximo recordatorio comercial!
Webolto ES
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