Cada proyecto sigue una trayectoria específica, que se puede dividir en diferentes fases clave: esto es lo que se conoce como ciclo de vida de un proyecto. Comprender estas fases de un proyecto es fundamental para su éxito, ya que te permite planificar, organizar y controlar mejor las diferentes tareas.
En este artículo, vamos a explorar las cinco fases clave del ciclo de vida de un proyecto. Analizaremos qué sucede en cada etapa, para ayudarte a entender mejor cómo llevar a cabo una gestión de proyectos eficaz.
Índice
Ciclo de vida de un proyecto: ¿a qué nos referimos? [Definición]
El ciclo de vida de un proyecto es la serie de etapas o fases cronológicas por las que pasa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Estas etapas se suelen definir según los objetivos y resultados esperados en cada fase del proyecto.
Hay varios modelos de ciclo de vida de un proyecto, pero la mayoría incluye las siguientes etapas:
- Diseño del proyecto: corresponde con la identificación de las necesidades y objetivos del proyecto, la definición del alcance del proyecto y el desarrollo de un plan inicial de desarrollo.
- Planificación: esta fase consiste en desarrollar un plan de proyecto detallado que identifica las tareas que se deben realizar, los recursos requeridos, los plazos y los costes estimados.
- Ejecución: implementación del plan del proyecto ejecutando las tareas señaladas en la fase de planificación.
- Seguimiento y control de resultados del proyecto, realizando ajustes si es necesario. Esta fase también tiene el objetivo de garantizar la satisfacción de todas las partes involucradas en el proyecto.
- Cierre del proyecto: es decir, la conclusión del proyecto, la finalización de todas las tareas, la verificación de resultados y el cierre administrativo del proyecto.
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Fase 1: Diseño del proyecto
Esta fase consiste en definir los objetivos y especificaciones del proyecto, formar equipos, establecer presupuestos y plazos y asignar recursos. Los pasos principales de esta fase incluyen:
- Estudio de viabilidad: este paso supone una evaluación de las diferentes opciones y recursos disponibles para sacar adelante el proyecto. Consiste en determinar si el proyecto es factible y rentable, y tomar una decisión fundamentada sobre si/cómo llevarlo a cabo.
- Definición de objetivos y especificaciones: Este paso consiste en identificar los objetivos del proyecto, los resultados esperados y los criterios que determinarán su éxito. También se utiliza para definir las especificaciones del proyecto, como las características, el rendimiento, los estándares de calidad, los plazos y los costos.
- Evaluación de riesgos: consiste en identificar los riesgos potenciales del proyecto, evaluar la probabilidad de que se produzcan y su impacto, así como desarrollar estrategias para gestionarlos o evitarlos.
- Identificación de las partes implicadas o stakehoders: un proyecto tiene diferentes personas y equipos que van a participar de distintas formas en él (p. ej.: clientes, usuarios, patrocinadores, proveedores, dirección de la empresa, miembros del equipo). Lejos de dar esto por sentado, es necesario tomarse un tiempo para identificarlas, definir sus necesidades y expectativas específicas, y la atribución de roles y responsabilidades individuales.
- Formación de los equipos: consiste en seleccionar y capacitar a los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto. Esto incluye la organización de funciones y responsabilidades, la planificación de las habilidades y los recursos necesarios y la implantación de planes de comunicación y colaboración.
Fase 2: Planificación del proyecto
La planificación del proyecto implica desarrollar una metodología de trabajo detallada, identificar los recursos necesarios para cada paso, establecer plazos y planificar los costes. Para gestionar el proyecto, necesitas:
- Definir el plan de trabajo, lo que implica gestionar las actividades, tareas y entregables necesarios para completar el proyecto. Se utiliza para determinar el orden lógico de los pasos, las relaciones de interdependencia entre las tareas y la duración estimada de cada una de ellas.
- Estimar el presupuesto asociado con cada etapa del proyecto, incluyendo los costes de recursos humanos, suministros, equipos y servicios externos. Esto ayuda a determinar el presupuesto general del proyecto y desarrollar estrategias para gestionar los costos.
- Planificar los cronogramas, es decir, identificar las fechas de inicio y finalización para cada etapa del proyecto, así como las fechas en las que deben estar listos los entregables y la fecha de finalización del proyecto.
- Identificar los riesgos potenciales del proyecto y evaluar su probabilidad e impacto, lo que permitirá desarrollar estrategias para sortearlos.
- Planificar los recursos necesarios para cada etapa del proyecto
Fase 3: Ejecución del proyecto
La fase de ejecución de un proyecto es el período durante el que se llevan a cabo los procesos y tareas previstas en la fase anterior (planificación). Esta fase «nuclear» suele ser la más larga e intensa del ciclo de vida de un proyecto. El hito que marca su inicio es el lanzamiento oficial del proyecto, con la distribución de información clara —y ya definida— a todas las partes implicadas sobre los objetivos, los entregables, el cronograma y las funciones y responsabilidades de cada uno.
Fase 4: Seguimiento y control
Durante y después de la fase de ejecución, se evalúan los resultados del trabajo para asegurar que los entregables respondan a las expectativas de las partes implicadas y que se hayan alcanzado los objetivos del proyecto. Esto implica llevar un seguimiento de los plazos, el presupuesto, la calidad y la satisfacción de los stakeholders.
Las principales tareas de esta fase de seguimiento y control son:
- Seguimiento de plazos y costes: seguimiento del avance del proyecto en relación a los plazos y presupuestos establecidos.
- Control de calidad: asegurar que el proyecto cumple con los estándares de calidad exigidos.
- Gestión de riesgos: seguimiento y gestión de los riesgos potenciales que puedan afectar al proyecto.
- Comunicación con los stakeholders: informar a los distintos actores del proyecto del estado de avance y asegurar su satisfacción.
En este artículo, presentamos esta fase después de la ejecución, para diferenciar ambos procesos. No obstante, también se pueden establecer ciclos de seguimiento y control intermedio del proyecto mientras se está ejecutando. Esto es particularmente frecuente cuando se usa una metodología ágil como Scrum, y permite corregir lo que no esté funcionando antes de que sea demasiado tarde.
Fase 5: Cierre
La fase de cierre marca el final del proyecto. Este paso es crucial porque sirve para asegurarse de que todas las tareas se han completado y el proyecto se considera completo. Las principales tareas de esta fase son:
- Verificación de la finalización de cada tarea: garantizar que todas las tareas se hayan completado según el plan del proyecto.
- Evaluación de resultados: evaluar los resultados del proyecto en relación con los objetivos iniciales.
- Documentación: recopilar y archivar toda la información relativa al proyecto.
- Retornos y aprendizaje: extraer lecciones del proyecto, identificar buenas prácticas y aspectos mejorables para futuros proyectos.
- Cierre administrativo: cierre de cuentas y cierre de contratos con proveedores y demás partes involucradas.
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Ciclo de vida de un proyecto: glosario
- Diseño: fase inicial del proyecto, durante la que el equipo establece los objetivos, las especificaciones y el plan general del proyecto.
- Planificación: fase en la que se identifican las tareas individuales del proyecto, se asignan los recursos necesarios, se establecen plazos y se desarrollan planes de contingencia.
- Ejecución: fase de implementación del plan, que consiste en llevar a cabo las tareas individuales y controlar el progreso del proyecto.
- Seguimiento y control: proceso de la gestión de proyectos consistente en el control del progreso por parte del equipo del proyecto, la identificación las desviaciones frente al plan inicial, la evaluación de riesgos y la adopción de medidas para remediar lo que no esté funcionando.
- Cierre: fase final del proyecto, durante la cual el equipo del proyecto finaliza todas las actividades restantes, evalúa los resultados del proyecto y archiva los documentos del proyecto.
- Entregables: productos tangibles o intangibles que deben entregarse como parte del proyecto.
- Entregable final: producto final del proyecto que cumple con los requisitos y especificaciones establecidas en el marco del proyecto.
- Cronograma : calendario que establece plazos para cada etapa del proyecto e identifica los puntos de control donde se evaluará el progreso del proyecto.
- Presupuesto: costes totales estimados del proyecto, incluidos los costos de mano de obra, de suministros y equipos y los de los servicios subcontratados.
- Riesgos: eventos imprevistos que pueden afectar a la buena marcha del proyecto y que requieren planes de contingencia para minimizar su impacto.
- Partes involucradas o stakeholders: individuos y organizaciones afectadas por los resultados del proyecto y/o que tienen un impacto patente en él.
- Gestión de stakeholders: gestión de las relaciones con las partes involucradas, incluida la comunicación, la negociación y la resolución de conflictos.
- Plan de comunicación: plan en el que se detalla la información que se comunicará, las personas a las que se informará de cada aspecto y el calendario de comunicación a lo largo del proyecto.
- Evaluación del desempeño: análisis del progreso real del proyecto en comparación con el plan del proyecto e identificación de los desajustes que requieren una acción correctiva.
- Aprendizaje organizacional: proceso de identificar lecciones aprendidas durante el proyecto e incorporar esas enseñanzas en proyectos futuros.
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