Especificaciones funcionales de un proyecto: qué son y cómo redactarlas

En la gestión de proyectos, las especificaciones funcionales de un proyecto son fundamentales para definir las expectativas y requisitos funcionales del producto final. Asimismo, permiten comprender el contexto del proyecto (sus objetivos, las características de la empresa que realiza el trabajo, los plazos y presupuestos que se deben respetar, así como los actores que intervienen en los procesos).

Se complementan con las especificaciones técnicas, que describen la forma de desarrollar cada funcionalidad del producto final. Estos dos documentos juntos sirven como referencia para todas las partes involucradas en el proceso, tanto interna como externamente.

Es un documento que no debería faltar cuando se trabaja en colaboración con diferentes equipos y organizaciones; y te vamos a ayudar a elaborarlo. ¡Descubre cómo redactar las especificaciones funcionales y descarga nuestras plantillas que te servirán como referencia para iniciar tu trabajo!

Qué son las especificaciones funcionales de un proyecto

Un pliego de condiciones, requerimientos o especificaciones de un proyecto es un documento en el que se expresan con claridad todos los detalles de un proyecto (expectativas, necesidades, especificidades, presupuestos, plazos, etc.). Evita cualquier ambigüedad entre los diferentes actores que intervienen en él, particularmente entre el contratista y el promotor.

Este documento, que suele estar redactado o supervisado por el director/a del proyecto, puede tener valor contractual. Cada una de las partes (en particular, el proveedor) se compromete a respetar los términos y plazos indicados en las especificaciones.

Los requerimientos funcionales tienen dos objetivos esenciales y muy diferenciados:

• Es una herramienta que ayuda al director/a, a cargo del diseño del proyecto, a definir sus necesidades y formalizarlas adecuadamente. Los proyectos siempre comienzan expresando una necesidad (necesito crear un sitio web, implantar una aplicación, etc.), que se plasma en la redacción de un pliego de condiciones.
• Es una herramienta que permite al contratista principal (el proveedor de servicios que lleva a cabo el trabajo) comprender al detalle las necesidades de su cliente. Se utiliza en licitaciones para seleccionar a los proveedores de servicios. Las especificaciones sirven como soporte para los intercambios entre los diversos actores.

Para saber más: Descubre nuestra guía completa de gestión de proyectos.

Los dos tipos de especificaciones de un proyecto

Para algunos proyectos, especialmente los del ámbito tecnológico, se realiza una distinción entre las especificaciones funcionales y las técnicas.

Las especificaciones funcionales

Los requerimientos funcionales formalizan con precisión las expectativas del cliente y lo que espera del producto final. Presentan el contexto del proyecto, la empresa que lo lleva a cabo (su sistema informático, su organización, sus hábitos de trabajo, etc.), los objetivos y las necesidades funcionales que debe cubrir.

Este documento también puede aportar información a los proveedores sobre el cronograma previsto, el presupuesto, los diversos actores que participan en el proyecto, el modelo de colaboración deseado, los métodos y herramientas que se usarán para llevar el seguimiento (software de gestión de proyectos o comunicación, por ejemplo).

También puedes reservar parte de tus requerimientos para los aspectos clave que creas que definen el éxito de tu proyecto. Esto permite a las partes interesadas comprender por completo tus prioridades para convertirlas también en las suyas.

Las especificaciones técnicas

Las especificaciones técnicas son un complemento de las funcionales. Si es necesario, se redactan para describir cómo desarrollar el producto idóneo para el usuario final. Se utilizan para:

• Definir las restricciones técnicas de la empresa y/o del proyecto (entorno, procedimientos, restricciones de seguridad, etc.);
• Indicar las especificidades técnicas que se esperan del producto (idioma utilizado, software, copias de seguridad, etc.)

Si tu empresa no está especializada en el sector tecnológico, es posible que no tengas información para abordar todos los puntos anteriores. Intenta aportar al menos algunas nociones y no dejes de pedir a los proveedores sus propuestas de requisitos técnicos antes de empezar el proyecto.

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Contenido de las especificaciones funcionales de un proyecto

Una especificación funcional es parte esencial del diseño de proyectos. Debe contener información necesaria para todas las partes involucradas de una u otra forma en él.

1 – Presentación del proyecto y su contexto

Esta primera parte tiene como objetivo definir las líneas principales de tu proyecto, sus principales actores y el contexto en el que nace surge. Presentarás:

• La empresa, su actividad y su forma de funcionamiento
• El objetivo de tu proyecto
• Las personas que participan activamente en él
• Los interlocutores prioritarios en cada departamento implicado
• La competencia existente para tu proyecto

Si estás desarrollando el proyecto de manera interna, podrás pasar por alto cierta información, como la presentación de la empresa y sus diferentes departamentos. En cambio, si confías la totalidad o parte del trabajo a proveedores externos, asegúrate de que toda la información quede clara. Una buena comprensión de los proyectos y su contexto es esencial para evitar cualquier confusión o interpretación errónea.

2 – Definición de las necesidades

En esta segunda parte, expresarás con precisión las necesidades a las que responde tu proyecto. En este punto, el objetivo es aportar la mayor precisión posible, independientemente de la persona o compañía a la que te dirijas. Debes identificar y explicar:

• Tus expectativas
• Las funciones que necesitas
• Las integraciones de software necesarias si se trata de un proyecto informático o digital
• La compatibilidad que necesitas con otros soportes a partir de los cuales se puede utilizar la solución desarrollada

Una formulación de necesidades bien detallada estructura y dirige tu proyecto en la dirección correcta.

3 – Traducción de las necesidades en requisitos funcionales

Después de haber definido tu proyecto y necesidades, es hora de delimitar las funciones esenciales que debe tener la solución (software o aplicación móvil) o el sitio web que se va a desarrollar.

Es necesario definir las acciones que permite cada elemento (páginas, botones, pestañas, etc.). Si tu aplicación, software o sitio web tiene un back office, también debes describirlo con precisión, identificar sus diferentes roles y los diferentes grados de derechos de acceso.

Si ya hay planificadas varias versiones de tu proyecto, también debes indicarlas una a una. Para ilustrar tus requisitos funcionales con claridad, puedes elaborar una plantilla a mano o con un software especializado.

Nuevamente, si tu empresa es una pyme sin muchos conocimientos tecnológicos, puedes dejarte guiar por los proveedores para concretar esta parte de las especificaciones. Lo importante será que aportes en la medida de lo posible unos apuntes iniciales de lo que necesitas y, sobre todo, que los proveedores acuerden contigo cada requisito funcional (esta vez sí, con precisión) antes de aprobar el proyecto y ponerlo en marcha.

4 – Recursos y limitaciones

En las especificaciones funcionales de un proyecto, siempre es importante indicar las limitaciones más o menos evidentes a las que tu empresa hace frente:

• Las limitaciones presupuestarias deben especificarse según las distintas partidas de gasto.
• Las limitaciones temporales definen las principales etapas de tu proyecto y tus plazos deseados o imperativos.
• Las restricciones legales generalmente se redactan o verifican por el departamento legal de la empresa o por sus gestores administrativos.
• Las restricciones técnicas vinculan el proyecto a herramientas digitales, de software o físicas que ya utilizas y con las que tu solución debe estar disponible.
• Las restricciones logísticas, como la disponibilidad de ciertos componentes en stock, también pueden afectar a tu proyecto.

También debes enumerar todos los recursos materiales y humanos que necesitas. Será importante establecer la distinción entre los recursos que ya tienes y los que tendrás que movilizar.

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Preguntas frecuentes sobre las especificaciones funcionales de un proyecto

¿Cómo elaborar un pliego de especificaciones funcionales?

Las especificaciones funcionales son un documento de referencia que debe prepararse con precisión y coherencia. Para redactarlo, puedes usar como base una plantilla de pliego de condiciones descargable gratuita. Estas plantillas están formateadas para facilitar la redacción de las especificaciones y son personalizables.

¿Para qué sirven las especificaciones funcionales de un proyecto?

Las especificaciones funcionales permiten al director/a del proyecto establecer una definición clara de los límites de tu proyecto, expresando todas las necesidades y expectativas. También le permiten comunicarse con las partes involucradas internas o externas, para que todos los actores entiendan bien el proyecto.

¿Cuáles son los 4 componentes de las especificaciones funcionales?

Una pliego de condiciones o especificaciones se divide en las siguientes partes:

• La definición del proyecto y su contexto
• La definición de las necesidades precisas, o la expresión funcional de esas necesidades.
• Cada requisito funcional para cubrir esas necesidades.
• Los recursos (disponibles o no) y las limitaciones que a las que está sujeto tu proyecto.

¿Quién redacta las especificaciones funcionales?

El director/a del proyecto redacta las especificaciones funcionales. También es posible que lo haga un empleado o gestor a quien se le ha detallado el proyecto con anterioridad. Asimismo, puedes contar con un gestor de proyectos interno que siga el progreso de principio a fin y redacte las especificaciones funcionales.

¿Cuál es la diferencia entre las especificaciones funcionales y las especificaciones técnicas?

Las especificaciones funcionales de un proyecto especifican las necesidades que debe satisfacer el producto final, mientras que las especificaciones técnicas detallan la forma en que el producto puede satisfacer las necesidades del usuario. Por lo general, las especificaciones técnicas complementan a las funcionales.