Guía completa de gestión de proyectos: definición, métodos, herramientas y etapas

¿Cuál es el principal factor de éxito de un proyecto? Pues sí, ¡una buena gestión de proyectos!

Son bastantes los proyectos que fracasan por no estar bien organizados: objetivos poco claros, tareas mal clasificadas, distribución poco clara de roles, falta de comunicación entre las partes involucradas en el proceso, falta de planificación presupuestaria, seguimiento deficiente, etc.

Se necesita mucho rigor para sacar adelante un proyecto, especialmente si consta de muchas etapas, tareas múltiples y un gran número de personas implicadas.

En esta guía, tendrás una introducción completa para familiarizarte con la gestión de proyectos de todo tipo.

¿Qué es la gestión de proyectos y a quién va dirigida?

Definición de gestión de proyectos

La gestión de proyectos, o Project Management, hace referencia a todos los métodos, procesos y herramientas que se utilizan para llevar a cabo un proyecto empresarial.

Afecta a todo tipo de proyectos:

• Lanzamiento de un sitio web o una aplicación móvil
• Selección e incorporación de una nueva herramienta de trabajo (un software CRM, por ejemplo)
• Diseño y lanzamiento de un nuevo producto o servicio
• Creación de un nuevo negocio
• Etc.

¿Para quién está pensada la gestión de proyectos?

El Project Management ayuda a organizar el desarrollo adecuado de un plan de trabajo. Es necesario prever un trabajo de gestión —aunque sea simple— cuando el proyecto:

• Incluye una gran cantidad de tareas y etapas.
• Requiere trabajo colaborativo, con la participación de diferentes personas involucradas.
• Tiene un presupuesto considerable, que requiere previsión y control.

En concreto, si planeas crear una campaña de marketing específica (por ejemplo, enviar una newsletter), posiblemente puedas hacerlo sin implementar una «gestión de proyectos» de manera formal. En cambio, si deseas crear e implementar una estrategia de marketing a nivel empresarial, la gestión de proyectos es esencial.

En definitiva, la necesidad de implementar o no una «gestión de proyectos» depende del tamaño y la complejidad de lo que esté planificado.

Gestión de proyectos = un arte + personas + herramientas

Podemos decir que estamos hablando de un arte, que se basa en varias técnicas denominadas métodos de gestión de proyectos, que te vamos a presentar.

El éxito de la organización también depende de las personas que trabajan en los procesos: una buena distribución de roles y responsabilidades entre los diferentes actores del proyecto es esencial.

Recientemente, en la última década, hemos presenciado un boom en el desarrollo de herramientas informáticas dedicadas al Project Management. Estos software, accesibles para todo tipo de empresas, se han convertido en imprescindibles para la gestión de cualquier proyecto. Permiten organizar las tareas, su distribución y su seguimiento.

Los principales métodos de gestión de proyectos

El método Kanban, para gestionar fácilmente procesos lineales

A diferencia del método en cascada, la gestión de proyectos ágil se caracteriza por su gran flexibilidad. Es particularmente popular en los círculos tecnológicos, permite realizar cambios en medio del proyecto y, por tanto, es una metodología evolutiva. Por esta razón, los sectores que necesitan un alto nivel de innovación suelen utilizar este método.

Además, genera cierto dinamismo dentro de los equipos que tienen una alta necesidad de colaboración. Se les anima a explorar diferentes vías para el alcance de tus objetivos.

Es un método útil para:

• Proyectos que deben avanzar con rapidez y están sujetos a mucha incertidumbre.
• Involucrar al cliente en todas las etapas del proyecto (por ejemplo, al crear su sitio web)
• Procesos complejos que requieren mejora continua
• Marketing, industria alimentaria, proyectos tecnológicos

Para saber más, consulta el artículo completo sobre el método Kanban de gestión ágil

El método Scrum, para dinamizar equipos pequeños

El método Scrum se organiza en «sprints», que son etapas del proceso general durante las que se debe alcanzar un objetivo específico. El método Scrum forma parte de los métodos ágiles, y se puede considerar que es una herramienta en sí mismo. Requiere un nivel alto de flexibilidad con valores como la constancia, la capacidad de cumplir los plazos y la apertura mental.

De hecho, el método Scrum es extremadamente colaborativo porque a menudo se establecen reuniones diarias para definir el progreso del proyecto. Por tanto, las distintas partes involucradas deben estar listas para recibir comentarios, intercambiar puntos de vista de manera respetuosa e integrar cambios rápidamente.

Un método útil para:

• Equipos pequeños (menos de 10 personas)
• Proyectos inciertos que requieren gran flexibilidad
• Cuando el cliente debe involucrarse a lo largo del proyecto

Para saber más, consulta el artículo completo sobre el método Scrum

El método Lean: Muda, Mura, Muri

Este método, que proviene de Japón y más particularmente de Toyota, tiene como objetivo maximizar el valor y minimizar las pérdidas. El método Lean hace referencia a las 3M: Muda, Mura, Muri. Muda significa consumir recursos sin añadir valor. Mura implica la presencia de procesos ineficientes que generan un inventario demasiado abultado. Muri es la consecuencia de demasiadas limitaciones de recursos.

Paradójicamente, el método Lean desarrollado originariamente por Henri Ford para reducir las pérdidas terminó por resultar costoso de implementar. No obstante, aporta valor a los proyectos, procesos y sobre todo para el usuario final que gana en calidad.

Un método útil para:

• Maximizar el valor y minimizar las pérdidas
• Desarrollo de software con prototipado rápido
• Los sectores de la construcción y la industria

Para saber más, consulta la guía completa sobre la gestión de proyectos Lean

El método PERT: ¿quién hace qué?

El método PERT, que hace referencia al diagrama de PERT, es una herramienta eficaz para la planificación de proyectos. Al contrario de lo que pudiera parecer, PERT no es un personaje famoso que creó el diagrama. Se trata de las siglas las que explican su uso: Program Evolution and Review Technique. Este método de gestión de proyectos se utilizó por primera vez para proyectos de defensa en la Marina de los Estados Unidos y, más adelante, se adoptó en el mundo civil.

La metodología PERT se basan en calcular de manera realista el tiempo y los pasos necesarios para completar un proyecto. La planificación de tareas facilita así la organización y coordinación de los miembros del equipo. El diagrama de PERT se basa en estimaciones de tiempo de trabajo:

• la más pesimista = la más larga;
• la más probable:
• la más optimista = la más corta

El diagrama de PERT permite así establecer una cronología y un calendario.

Un método útil para:

• Proyectos inusuales con una gran cantidad de tareas independientes
• Establecer prioridades y reducir los recursos desperdiciados
• Establecer plazos realistas

El método del ciclo en V, para limitar las pérdidas

Este método está inspirado en el modelo de cascada. La V ilustra la fase descendente y luego ascendente. Cada etapa se define con claridad mediante indicaciones precisas y después se van validando progresivamente. Con el método del ciclo en V, no hay vuelta atrás cuando se inicia una etapa.

La ventaja del método del ciclo en V es que es fácil de implantar, pero no se adapta a todo tipo de proyectos o personalidades. De hecho, implica un cierto rigor. Al definir cada elemento de antemano, resulta fácil situarse y se evitan las reuniones demasiado frecuentes para ponerse al día, aunque cada fase de validación requiere contacto.

Un método útil para:

• Proyectos muy bien definidos desde el principio
• Exigencias muy específicas
• Proyectos industriales o de IT con pocos cambios

El método de la ruta crítica, una visión pesimista pero eficaz para realizar un proyecto

Al igual que el método Lean, la ruta crítica se utiliza para limitar costos y plazos. Al igual que el método PERT, consiste en identificar y enumerar las tareas necesarias para la realización de un proyecto y enfatiza el aspecto de planificación del proyecto. Además, a menudo se usa para complementar un diagrama de GANTT o PERT.

El método de la ruta crítica consiste en crear la secuencia más larga de tareas clave que se deben realizar para completar el proyecto. Con esta hoja de ruta, es más fácil establecer plazos y gestionar la interdependencia entre tareas.

Un método útil para:

• Gestionar los recursos con eficacia
• Proyectos que por lo general son predecibles
• Dividir un proyecto complejo en tareas

Las 5 mejores herramientas de gestión de proyectos

Con el impresionante desarrollo de los software de gestión de proyectos, se vuelve difícil seleccionar el correcto. Hoy en día, hay multitud de ellos y en muchas empresas se han vuelto indispensables. Para ayudarte a elegir la herramienta informática que mejor se adapta a tus necesidades de planificación, Webolto te ofrece una selección de los 5 mejores software de gestión de proyectos, con versión gratis y de pago.

Software de gestión de proyectos	Ideal para…	Precio
	Gestionar proyectos lineales con el método Kanban	Versión gratuita Planes de pago desde 5$ por usuario por mes
	Crear, planificar y sobre todo automatizar tareas recurrentes Análisis completo	Versión gratuita Planes de pago desde 8€ por usuario al mes
	Organizar tareas para facilitar la colaboración en modo ágil dentro de un equipo	Básico gratis Versión de pago desde 8€ por usuario al mes
	Mejorar tu productividad gracias a un conjunto de funcionalidades interconectadas, todo de forma colaborativa Análisis completo	Versión gratuita De pago desde 5€ por usuario al mes.
	Mejorar la productividad con una interfaz para organizar y administrar tareas de manera eficiente Análisis completo	Versión gratuita De pago desde 4€ por usuario al mes.

Para obtener más información, descubre nuestra comparación completa de los mejores software de gestión de proyectos

Las etapas de la gestión de proyectos

Como en cualquier disciplina, la dirección de proyectos implica seguir unos pasos bien definidos. Las prisas no suelen ser buenas consejeras. Es importante recordar que la preparación sigue siendo el factor clave en el éxito de un proyecto. Aquí tienes los pasos que debes seguir para materializar tus objetivos.

Establecer objetivos

Antes de lanzarte de cabeza a la piscina, debes asegurarte de que tus metas estén claramente definidas y respeten los principios «SMART»: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time Based. Es decir, tus objetivos deben ser precisos, mesurables en cifras, alcanzables, acordes con la misión de tu empresa y tener un marco temporal definido.

Determinar las etapas

Una vez definidos tus objetivos, es el momento de establecer todas las fases del proyecto. Para organizarte, no dudes en utilizar una herramienta de mapas mentales o, a la vieja usanza, una tabla de Excel. Lo importante es ser riguroso con la tarea a realizar, su nivel de exigencia y su prioridad.

Distribuir roles de trabajo

Cuando puedes visualizar las diferentes etapas de tu proyecto, puedes determinar quién se encarga de hacer cada cosa. Identifica tus recursos humanos, es decir, tus colaboradores que trabajarán contigo en el proyecto. Recuerda también tener en cuenta sus disponibilidades, así como sus habilidades. Trata de tener variedad de perfiles para formar un equipo heterogéneo y asegúrate de que formas equipos con personas que a priori tienen capacidad para trabajar juntas en equipo.

Estimar los riesgos

No se trata de ser pesimistas, pero sí realistas. Empezar un proceso complejo sin ser consciente de los posibles bloqueos que te puedes encontrar podría tener consecuencias desafortunadas. Tómate un tiempo para determinar los riesgos potenciales, tanto en términos de presupuesto como de retrasos. Anticiparse es planificar posibles soluciones.

En algunos proyectos, las herramientas de retroplanning son una buena forma de practicar la anticipación.

Seleccionar tus herramientas

Como hemos visto en la sección anterior, no hay escasez de herramientas informáticas gratuitas y de pago para ayudarte a gestionar tu proyecto, así que tienes donde elegir. Determina tus necesidades, tu presupuesto y compara los diferentes software que podrían facilitarte las cosas y ahorrarte tiempo. Trata de usar una única herramienta o pocas. Si son demasiadas, podrías crear muchos procesos y ralentizar tu avance. Encuentra el equilibrio adecuado.

Actores de la gestión de proyectos

Si dominar las metodologías y las etapas de la gestión de proyectos es importante, la identificación clara de los diferentes stakeholders o actores implicados también es crucial para el éxito de tu proyecto.

Todos desempeñan funciones con responsabilidades específicas. Para definir el papel de todas las partes implicadas en el proyecto y visualizar claramente los roles de cada una de ellas, puedes utilizar la matriz RACI: Responsible, Accountable, Consulted, Informed.

Estos son los posibles actores que están involucrados en el desarrollo de un proyecto:

La parte contratante (el cliente)

Es la persona que encarga el proyecto o un representante autorizado de ella. Es el futuro propietario del producto terminado y debe dar su conformidad con el resultado. Conoce los objetivos, el calendario y el presupuesto; los acepta, y tiene pleno derecho a expresar reservas o incluso rechazar la prestación si el resultado claramente no es el previsto. Por lo general, la parte contratante es el cliente.

El director del proyecto

El director coordina el proyecto con el objetivo prioritario de satisfacer al cliente. Su responsabilidad es proporcionar el producto o servicio entregable previsto en el proyecto. Para ello, ejecuta operaciones, toma decisiones técnicas, selecciona posibles proveedores de servicios, nombra al director del proyecto y valida las decisiones intermedias.

El director suele ser la persona con más autoridad dentro de las empresas que llevan a cabo los proyectos. A veces, el director del proyecto y el gestor del proyecto son la misma persona.

El gestor del proyecto

En colaboración con el director del proyecto, el gestor del proyecto o Project Manager conduce el proyecto día a día. Para ello, dirige las distintas reuniones, maneja la información y gestiona los equipos desde que reciben las instrucciones iniciales hasta que su trabajo queda validado. Su función es coordinar el equipo del proyecto y que se saque adelante el trabajo con el nivel de calidad esperado. El gestor del proyecto es responsable del progreso del proyecto y debe asegurar su rentabilidad. También se le puede llamar product owner o scrum master en proyectos ágiles.

Si el director del proyecto y el Project Manager son dos personas distintas, entendemos que el límite teórico entre ambos roles puede ser difuso. Pero que eso no suponga un obstáculo: lo importante será delimitar bien las funciones de cada uno en el marco de tu propia empresa y el proyecto en el que estés trabajando.

El equipo del proyecto

El equipo (o los equipos) del proyecto suele trabajar bajo la dirección del gestor del proyecto. Generalmente está integrado por miembros con diferentes perfiles y habilidades. Las relaciones interpersonales se pueden tener en cuenta, pero la constitución de un equipo de trabajo debe basarse ante todo en las competencias que cada integrante sea capaz de aportar al proyecto.

Los usuarios

Son quienes disfrutarán de los resultados del proyecto una vez finalizado, pueden ser internos o externos a la empresa, en función del proyecto.

Los proveedores

En el marco de un proyecto digital, los proveedores también pueden serlo de servicios concretos. En ese caso, serán profesionales especializados en el servicio y realizarán parte de las tareas, es decir, formarán parte del equipo del proyecto.

Sería el caso, por ejemplo, si estás desarrollando el sitio web de un cliente y subcontratas la creación del logo a un profesional externo.

Preguntas frecuentes sobre gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el conjunto de metodologías y técnicas para organizar un proyecto con el fin de lograr su realización. Incluye la gestión de presupuestos, equipos, restricciones, así como el alcance de los objetivos respetando los recursos y plazos definidos.

¿Cuál es la diferencia entre dirección y gestión de proyectos?

La dirección de proyectos abarca la gestión de proyectos y el liderazgo de proyectos. Es decir, la dirección de proyectos también tiene en cuenta otros parámetros como la selección de proveedores e implica una mayor perspectiva de dirección o management de equipos.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos sigue un esquema muy específico que incluye las siguientes etapas:

• Definición de objetivos
• Organización de tareas
• Distribución de roles
• Ejecución del proyecto por fases
• Entrega del proyecto

¿Cuáles son los métodos de gestión de proyectos?

Existen varias metodologías de gestión de proyectos:

• Kanban
• En cascada
• Agile
• Scrum
• Lean
• Pert
• Ciclo en V
• Ruta crítica

¿Qué son las especificaciones un proyecto?

El documento de especificaciones de un proyecto expresa de forma exhaustiva y clara todos los detalles: expectativas, necesidades, especificidades, presupuestos, plazos, etc. Evita posibles malentendidos entre las diferentes partes que intervienen en él, particularmente entre el contratista y el promotor.

Se dividen en especificaciones funcionales y especificaciones técnicas.

¿Un consejo para completar con éxito un proyecto?

Para gestionar un proyecto desde su inicio hasta su entrega, estas son las principales guías que debes seguir:

• Preparar bien el proyecto
• Ser organizado y riguroso
• Establecer una comunicación fluida y transparente dentro del equipo

¿Cuáles son las herramientas de gestión de proyectos?

Existen muchas plataformas —gratis y de pago— en el mercado para ayudar a los gestores de proyectos en su misión. Destacamos las siguientes:

• Asana
• Trello
• Notion (con plantillas específicas)
• Clickup
• Monday

Si necesitas organizar tu empresa de forma más amplia, con una planificación integral de recursos e integrando áreas como contabilidad, recursos humanos, finanzas…, te puede interesar elegir un software ERP.

¿Existen herramientas de gestión de proyectos gratuitas?

Algunos software de gestión de proyectos son de pago, pero también existen herramientas gratuitas. En la mayoría de los casos, ofrecen gratis una versión más limitada que la de pago, pero que sigue resultando funcional para proyectos relativamente sencillos. Por tanto, volvemos a mencionar Asana, Trello, Notion, Clickup y Monday, pero también Hubspot, Zoho Projects y Teamwork.

Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre los 10 mejores herramientas de gestión de proyectos gratis.

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