La digitalización de empresas ha dejado de ser una utopía para convertirse en una realidad. Hoy en día, de hecho, podemos ir más allá y decir que es una necesidad. El estudio Agenda 2021 de Deloitte ha concluido que un 85% de las empresas han pasado a tener al menos un tercio de sus empleados en teletrabajo y la Agenda 2022 de Deloitte (pdf) señala que un 83% de las empresas piensan continuar con una gestión híbrida.
En áreas como la comunicación corporativa, se está priorizando la utilización un único canal para estar en contacto con los clientes y también con el resto de los miembros del equipo de la empresa. Para que estos procesos sean eficaces, es necesario contar con las herramientas adecuadas para gestionar correctamente todos los procesos internos y externos de la empresa.
Integrarse con el mundo digital en el momento adecuado y de la forma más natural posible fortalecerá el negocio y generará nuevas oportunidades. Sin embargo, la transformación digital implica una serie de desafíos y, si se quiere forzar, puede generar una serie de resistencias que conviene abordar correctamente.
En este artículo, vamos a ver los retos que pueden surgir en el proceso de digitalización de empresas, así como algunos consejos y herramientas que pueden resultar útiles para afrontarlos con éxito.
¿Qué es la digitalización de empresas?
Una respuesta sencilla sería que digitalización de empresas consiste en la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de la empresa (procesos, activos, productos y servicios), con el fin de optimizar los procesos tanto internos como externos, mejorando los servicios prestados o los bienes producidos.
Un buen proceso de transformación digital no se limita a comprar y utilizar una nueva herramienta o software: implica un compromiso de toda la organización para evaluar, reconfigurar y optimizar los procesos comerciales de forma que sean más idóneos para la propia empresa, sus clientes y sus proveedores.
La digitalización de las empresas tiene un objetivo principal: aumentar tu productividad y rentabilidad, al mismo tiempo que reduce costes mediante la simplificación y automatización de procesos. Además, permite una mejor gestión del riesgo y facilita el sistema de negociación, lo que se traduce en una mayor competitividad y aumento de usuarios y consumidores y, en consecuencia, nuevas oportunidades de negocio.
Ventajas de la digitalización de empresas
La digitalización de empresas trae consigo numerosos beneficios, pero estos varían según el tipo de empresa que tengas y sus objetivos específicos. Algunas de las ventajas más comunes para todo tipo de negocios son:
Ahorro de tiempo y costes
Al automatizar ciertas tareas repetitivas como la contabilidad o las operaciones de registro de datos… se vuelven más eficientes. La automatización también permite anticipar posibles errores y corregirlos de forma rápida y eficiente. De esta forma, contribuirás a optimizar el tiempo de trabajo de tu equipo y los resultados.
Acceso a nuevos clientes y mercados
Tus potenciales clientes también están digitalizando sus hábitos de consumo, con un uso cada vez mayor del smartphone, la venta online, el correo electrónico… Esto supone una oportunidad para llegar a nuevas personas y mercados. La digitalización supone que las empresas estén allí donde se mueven sus clientes.
Nueva cultura corporativa
La digitalización de empresas supone un proceso de adaptación, claro está, que en algunas ocasiones puede generar reticencias iniciales. Sin embargo, una vez vencida la barrera inicial, la implantación de herramientas digitales cambiar la forma de trabajar en la empresa, y da pie a nuevas formas de pensar, el desarrollo de nuevas actividades y competencias.
Mejora de la satisfacción del cliente
Una de las principales áreas de la empresa que se va a digitalizar es la relación con el cliente. Al poder procesar más datos sobre él y sus necesidades, facilitarás que tenga toda la información que necesita en el momento que la necesita. Con una comunicación más directa y reactiva, la satisfacción global del cliente sin duda aumentará.
5 consejos básicos para poner en marcha un plan de digitalización
En muchos aspectos, un plan de digitalización de empresas no es muy diferente de un plan de trabajo o de cualquier otro tipo de proyecto. Sin embargo, el mundo digital tiene sus propias particularidades que debemos tener en cuenta.
Aunque la digitalización de empresas puede generar algunas reticencias iniciales, la verdad es que no son insalvables. Para que el proceso se desarrolle de la mejor forma posible, vamos a ver algunas estrategias que te pueden ayudar en tu proceso de transformación digital.
#1 Forma a tus empleados
Para superar el miedo al cambio y lograr que los miembros de tu equipo se familiaricen con los nuevos recursos, es fundamental comunicar a tus empleados los motivos y ventajas de cada cambio, los pasos que se van a seguir y, por supuesto, los conocimientos que van a hacer falta a cada persona.
Este proceso de formación estará presente de forma continua en la empresa, para evitar la inercia tecnológica ni conservadora. Así, mantendremos un equipo de actualizado que garantizará el alcance de los objetivos, y también podrá contribuir a la formulación de nuevas ideas y oportunidades de desarrollo.
#2 Diseña un plan de digitalización de empresas
La idea de diseñar un plan puede parecer obvia. Sin embargo, muchas empresas están cometiendo el error de integrar nuevas herramientas sin tener claro qué esperan conseguir con ellas. Es fundamental saber dónde queremos llegar y poder definir de manera concreta en qué punto del camino nos encontramos en cada momento.
Nuestro planteamiento es examinar la situación actual, identificar dónde hay más necesidad de agilizar los procesos y comenzar tu plan de digitalización por ahí. Recuerda que no se trata de una obligación, sino un plan de mejora real para ti y para tu equipo.
Por ejemplo, es posible que aún recibas facturas en papel de tus proveedores y la facturación electrónica te ahorre tiempo; o que intercambies demasiados emails con tu equipo y al final sea muy difícil organizar tu bandeja de entrada. Si tienes dudes, te puede venir bien acudir a especialistas que garanticen el desarrollo de un plan de acción adecuado para la empresa.
Un buen plan que contenga las metas que quieres alcanzar supondrá una guía segura para el proceso y te permitirá determinar si es necesario cambiar la estructura organizativa o no.
#3 Escucha a tus proveedores y clientes
Si vas a emprender el camino de la digitalización de empresas, es buena idea rodearte de personas expertas en este campo. Puede ser buen idea optar por proveedores de servicios incluyan asesoramiento, aunque resulten un poco más caros.
De la misma forma, también tendrás que escuchar a tus clientes, tanto actuales como potenciales. Trata de evaluar sus necesidades a partir de su comportamiento y busca la mejor manera de darles respuesta.
#4 Busca soluciones a medida para tu negocio
Como señalábamos antes, muchas empresas siguen creyendo que la digitalización no es para ellas, normalmente por su tamaño reducido o su presupuesto limitado. Sin embargo, también hay opciones que se amoldan a las empresas pequeñas y/o con pocos recursos.
Hay una gran cantidad de soluciones digitales en el mercado dependiendo del tipo de negocio. Lo importante es encontrar un proveedor que garantice la calidad de los equipos, la diversidad de las herramientas tecnológicas y los sistemas que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.
Herramientas esenciales para la digitalización de empresas
Como ya hemos comentado en este artículo, para llevar a cabo una digitalización de empresas exitosa, es necesario contar con herramientas adecuadas que se adapten a las necesidades de cada empresa y puedan usarse con facilidad. Estas suelen ser las más comunes:
Plataformas de comunicaciones centralizadas
Hoy en día, las llamadas telefónicas no son el único medio por el cual los clientes pueden contactar a las empresas y menos aún para hablar entre equipos intermos. Los programas de videoconferencia, el chat web, las aplicaciones de mensajería profesional y los programas para enviar archivos grandes se han convertido en elementos imprescindibles que las empresas pueden usar para agilizar sus intercambios.
Para gestionar de forma eficaz todos estos canales, se puede incluir dentro del plan de digitalización de empresas una herramienta de gestión de proyectos que centralice todas las comunicaciones y, por tanto, permita gestionarlas desde un mismo lugar. Por lo tanto, las soluciones de comunicación unificadas se han convertido en la columna vertebral de muchas empresas.
Dentro de esta gestión de comunicaciones, se pueden incluir los intercambios con los clientes con WhatsApp Business, Telegram o un chat web, integrando todo en una única interfaz. No tendremos que cambiar de aplicación para gestionarlas y ganaremos en eficiencia.
Herramientas colaborativas
Hoy en día, con el desarrollo del teletrabajo, es fundamental contar con herramientas que permitan a los trabajadores colaborar en tiempo real y sincronizar los objetivos que desean alcanzar.
Para potenciar esta colaboración, existen programas de gestión de proyectos como Trello o Slack que te permiten asignar tareas a los miembros del equipo y llevar un seguimiento de múltiples formas. Para garantizar una comunicación eficaz, es fundamental combinar este punto con el anterior, con sistemas que permitan el contacto entre empleados a través de voz, chat y vídeo.
Para concretar estos puntos, te invitamos a descubrir nuestro listado de 14 herramientas para autónomos. En esta selección, incluimos programas para facilitar la comunicación y la gestión de proyectos que pueden ayudarte en tu búsqueda.
Sistemas en la nube
Los servicios que se ejecutan directamente en Internet son otras tecnologías que hoy en día podemos catalogar de indispensables. A diferencia de los programas instalados en un equipo informático concreto, las plataformas SaaS (software as a service) se alojan en la nube y se puede acceder a ellas desde lugar y usando cualquier dispositivo autorizado. Tan solo es necesario conectarse con el usuario y contraseña.
Estos servicios están cada vez más extendidos y dan respuesta a necesidades muy variadas, por ejemplo:
- Crear y actualizar tu sitio web
- Gestionar tus campañas de email marketing (gratis y de pago)
- Potenciar las ventas
- Gestionar las relaciones con tus clientes (CRM)
- Centralizar la gestión de los recursos humanos
Las ventajas que ofrecen en términos de movilidad y reducción de costes han convertido a los servicios en la nube en un elemento imprescindible en el proceso de digitalización de empresas.
Conclusión: la digitalización de empresas es para trabajar mejor
La digitalización de las empresas y de la sociedad es un proceso imparable que no tiene vuelta atrás. Los estudios como este de Telefónica señalan que las empresas pueden aumentar hasta un 25% su productividad gracias a los procesos de digitalización. No obstante, la realidad de cada empresa es diferente y las soluciones digitales que le convienen también.
Por último, recuerda que el proceso de digitalización de empresas es algo dinámico que evoluciona junto con la tecnología utilizada. No bajes la guardia y estate atento/a a las novedades que puedan ser interesantes para tu organización. El objetivo de todo esto es optimizar tus esfuerzos, es decir, trabajar de forma más eficiente y mejor.
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